「オフィス改革」で最強の仕事環境に！ 基本と優良サービスを厳選紹介

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オフィス改革とは、従業員が働きやすくなるようにオフィスの仕事環境を改善する取り組みのことです。オフィス改革により、業務の効率化や生産性向上、従業員の定着率向上や働き方改革の推進、より有利な採用活動が実現しやすくなります。そのため、近年多くの企業がオフィス改革に取り組んでいます。

オフィス改革にはさまざまな施策がありますが、特に注目されているのが「ハイブリッドワーク」と「フリーアドレス制」です。コロナ禍をきっかけにテレワークを導入する企業が増えたり、働き方が変わりました。行動制限によりテレワークになった企業が、制限解除に伴ってハイブリッドワークに変更になるパターンが増えています。また、テレワークやハイブリッドワークと併せて、オフィス空間を有効活用するフリーアドレス制を導入する企業も多いようです。

本記事では、オフィス改革の有効的な手段である「ハイブリッドワーク」と「フリーアドレス制」に注目し、解説していきます。

オフィス改革の手段①「ハイブリッドワーク」とは

ハイブリッドワークの主なメリットは、効率よく生産性を高めながら働ける、ワーク・ライフ・バランスを改善できる、従業員のモチベーションアップに繋がる、優秀な人材を採用しやすい、などです。

一方のデメリットは、チーム内（部や課など）のコミュニケーションが取りにくくなる、勤怠管理業務が複雑化しやすい、状況次第では従業員のモチベーションが下がることがある、などです。

オフィス改革の一つとして、ハイブリッドワークはとても大きな効果があります。デメリットをカバーする対策を施せば、ハイブリッドワークによってオフィス改革は大きく前進するでしょう。

オフィス改革の手段②「フリーアドレス制」とは

フリーアドレス制とは、従業員が自分専用の机を持たず、常に席を自由に選んで働くスタイルのことです。書類や文房具などは社内の共有キャビネットに保管して使います。また、パソコンは基本的にノート型で、無線LANを活用し、スマートフォンなども使いながら仕事をします。

フリーアドレス制の主なメリットは、社内での従業員同士の交流が活発になる、オフィススペースを有効活用してコスト削減を図れる、生産性向上に繋がるなどです。

一方のデメリットは、座席確保や同僚などを探すことにストレスを感じやすい、チーム内（部や課など）のコミュニケーションが取りにくくなる、総務部や上長は従業員を管理しづらい、持ち物などの管理が難しいなどです。　　

フリーアドレス制はオフィス内のつくりを大きく変える必要があり、まさしく「オフィス改革」と言えます。慎重に進めつつデメリットをうまく補えば、職場を活性化できるオフィス改革になるでしょう。

オフィス改革を成功へ！ ハイブリッドワークやフリーアドレス制の導入ポイント

ハイブリッドワークやフリーアドレス制を導入するうえで、取り入れるとよいことをポイントとして以下であげてみました。

【1】スケジュール管理は柔軟に
ハイブリッドワークの場合、リモートワーク日と出社勤務日を柔軟に組み合わせられる体制にすると、従業員は自身の業務内容や生活リズムに合わせて計画をたてることができるため、仕事の効率化と会社への満足度向上に結びつきます。そのため、リモートワーク日と出社勤務日のスケジュール管理はある程度自由に組めるようにしましょう。

【2】コミュニケーションをしっかりとる
ハイブリッドワークやフリーアドレス制の導入により、チーム全員が揃う日が少なくなり、コミュニケーションが取りづらくなるかもしれません。円滑なコミュニケーションを確保する方法を、あらかじめ決めておきましょう。

例えば、週の始めに週次ミーティングを設定し、チーム全員で進捗や課題を共有し合うというやり方もあります。週次ミーティングは、出社による対面とオンラインのどちらでも選択可能としておくと、従業員が参加しやすくなります。

【3】ビジネスツールを活用する
リモートワークやフリーアドレス制に適したコミュニケーションツールや業務管理システムなどを活用し、リアルタイムで情報を共有できる仕組みを整えましょう。例えば、話題のメタバースオフィスを利用するとコミュニケーションをとりやすくなります。 また、フリーアドレス制を導入した場合は座席管理ツールを利用すると、チームのメンバーがどこで働いているのかが把握でき、上長は管理しやすくなります。

【4】目標と成果をはっきりさせる
業務上の目標を前もって提示し、進捗を常時報告し、成果を伝えられる仕組みにしておくことで、従業員が自身の業務を自己管理しやすくなります。併せて、上司が部下にフィードバックする機会を設けます。

マネジー厳選！ オフィス改革に役立つ優良サービス

ここからは、マネジーがおすすめするオフィス改革関連のサービスをご紹介します。詳しい資料をダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。

メタバースオフィスRISA　株式会社MS-Japan

リモートワーク下のリアルタイムなコミュニケーションを実現するメタバースオフィスサービス。アバターを通じてメタバースオフィスに繋いでおくと、スタッフ同士で気軽にコミュニケーションをとることができます。最大50名まで同時表示でき、オフィスのレイアウトも自由にカスタマイズ可能です。

＜主なポイント＞
・リモートワークのコミュニケーション課題を解決
リモートワークではしにくいちょっとした質問や確認事項といったコミュニケーションの課題を解決し、チームの生産性を高めます。

・自由に選べるアバターで話しにくい人との気軽に会話できる
全75種類のアバターから好みのアバターを選択可能。話しかけにくい人にも、アバターによって会話のハードルが下がり、雑談も生まれやすくなります。

・動作が軽く、機能もシンプル
最低10Mbpsで問題なく動作し、繋ぎっぱなしでも業務の邪魔になりません。2週間の無料トライアルで、気軽に使用感をチェックできます。

Colorkrew Biz　株式会社Colorkrew

座席管理サービス利用者数No.1、500社以上に導入されている座席・備品管理サービス。フリーアドレスで人を探す時間、備品の管理、スケジュール調整や会議室予約、郵便物の送付など、社内の煩雑な業務を改善できます。

＜主な機能＞
・座席管理（座席表）
座席やスペース（会議室など）のQRコードを読み取るだけで、席の予約から従業員のいる場所の可視化までできます。

・備品管理
資産品、貸出品のQRコードを読み取るだけで、備品の管理や貸し出し対応（受け渡しやログ管理）を自動で行なえます。

・スケジューラー
Office365のOutlookと連携し、人と会議室の空き時間の自動抽出、予約可能なスペース（会議室など）を自動レコメンドしてくれます。

Acall（スポット（座席）チェックイン）　Acall株式会社

Acallの座席管理ツールは、新機能「自動チェックイン」により、“誰が、どこで”働いているかを見える化することで、ハイブリッドワークを実現します。

＜主なポイント＞
・自動チェックイン
社内Wi-Fiを活用し、QRコードのチェックインなしでも自動的なチェックインを実現。

・チェックイン方法が豊富
PCおよびスマートフォンからチェックインが可能です。

・誰でも使いやすい
直観的に使いこなせるシンプルなUIなので、ツール浸透も安心です。

せきなび　株式会社アスマーク

テレワーク・フリーアドレス・仮想オフィス問わず利用可能な座席管理＆コミュニケーション活性化ツール。カレンダー連携、座席予約機能などお役立ち機能を多数搭載しています。

＜主なポイント＞
・誰が、どこで、何をしているかひと目でわかる在席管理機能
実際のオフィスに合わせたレイアウトを画面に表示し、アイコンを配置。アイコンの場所と色によって、誰がどこにいて何をしているのかを把握できます。

・フリーアドレスやテレワークによるコミュニケーション不足を解消
プロフィールによって、各従業員がどのような人かがわかります。プロフィール項目は自由にカスタマイズ可能。

・簡単でシンプルな操作性・カスタマーサポートの充実
直感的な操作で活用できます。説明会の実施やレイアウトの作成など、運用開始までのサポートも充実。

Remotty　株式会社ソニックガーデン

オフィス勤務と同様のコミュニケーションを実現できるバーチャルオフィスツール。2分に1回のカメラ撮影機能による在席確認、グループチャット、ダイレクトチャット、テレビ会議、音声会議機能などを搭載しています。

＜主なポイント＞
・自分の状況を社内メンバーに発信
2分に1回の写真共有（写真を撮らずに共有も可）やカレンダーの連携機能、ステータス機能、つぶやき機能、タイムラインなどで各自の状況を把握できます、

・社内メンバーとのコミュニケーションを活性化
リアクション・テレビ会議・音声会議などの各種機能でコミュニケーションをとれます。

・管理メンバーからみんなの状況が把握しやすい
入退室ログや活動ログで状況を把握。

ZaiTark　CLINKS株式会社

内閣府「テレワークアワード 地方創生大臣賞」受賞企業が手掛けているテレワーク支援ツール。円滑な報連相により、仕事の効率化をサポートしてくれます。

＜主なポイント＞
・招待制の「スペース」でメンバーの状況をリアルタイムで表示
顔画像もしくはPCの画面キャプチャを30秒おきに取得して表示。在席中、休憩中、外出中などメンバーの現況も確認できます。

・充実の通話（音声・ビデオ）、チャット機能
ワンクリックで通話でき、グループ通話も可能。音声のみかビデオ通話を選択できます。1対1およびチームメンバー全員へのチャットも可能です。

・勤務状況の記録・閲覧で労務管理もスムーズに
ログイン時刻などとともに出勤・退勤の時刻を保存します。基本の出勤・退勤時間を設定でき、時間を過ぎたときにアラートを出します。

ソーシャルインテリア オフィス構築支援　株式会社ソーシャルインテリア

家具のサブスクリプションサービスによるオフィス構築支援。新品家具のサブスクや中古家具を活用しながら、循環型の家具提案を行なってくれます。

＜主なポイント＞
・予算に合わせて選べる豊富な家具のラインナップ
600ブランド11万種の家具のなかから、予算に合わせて柔軟にオフィスをつくることができます。

・一括とサブスクの選べる決済方法
サブスクによる初期導入コスト95％カット。サブスクと一括購入のハイブリッド利用も可能です。

・環境に配慮したオフィスづくりを実現
環境配慮型商品（リサイクル、アップサイクル商品）や、家具を廃棄しない仕組みによるSDGs貢献を提案してくれます。専任担当者による万全なアフターフォローで安心！

以上が、マネジーがおすすめするオフィス改革関連のサービスです。自社が導入を検討している場合は、お気軽に資料をダウンロードのうえ、ご参照ください。