複合機の見積もりをとる際のポイントとは？予備知識も解説

複合機を導入する際には、どの程度の費用がかかるのか気になりますよね。 見積もりを依頼するときは、複合機の導入方法にくわえて、“保守契約”の内容も把握しておくと、費用を抑えられるかもしれません。

そこで本記事では、複合機の見積もりをとる際のポイントを、複合機の導入前に知っておきたい予備知識とともにお伝えします。 適正な費用で複合機を取り入れたい事業者さまは、ぜひ参考にしてください。

複合機の導入方法によって異なる費用の相場

複合機を利用する場合、“導入費用”と“ランニングコスト”がかかります。 ここでは、導入費用に焦点をあてて解説します。 ランニングコストについては後述しますので、そちらもあわせてご覧ください。

複合機の導入費用とは、複合機本体と設置工事費にかかる費用のことです。 本体の費用は、「リース」や「レンタル」といった契約方法、または「購入」するのかによって異なります。
以下の表に、それぞれの費用の相場をまとめました。

上記を踏まえたうえで、それぞれの導入方法をさらに深掘りします。 初期費用や契約期間などの違いを把握して、自社に適した導入方法を選択しましょう。

リース

リースとは、自社の代わりにリース業者に複合機を購入してもらい、月額料金を支払うことで、長期間借り受ける契約のことです。 この月額料金は複合機の性能や、リース期間によって異なります。

リース期間は、国税庁が定める複合機の法定耐用年数によって算出するのが一般的です。 期間の上限はありませんが、下限は定められており、“複合機の耐用年数×70％”で割り出します。その際、1年未満の端数は切り捨てて算出します。 上記を踏まえると、複合機の耐用年数は5年なので、リース期間の下限は3年となるわけです。

リースの場合、導入費用がすべて月額料金に割り振られるので、複合機を購入する場合と比べて、導入時の負担を抑えることが可能です。 しかし、月額料金には、リース会社に支払う手数料である、“リース料”が含まれます。 それによって、本体価格や設置費用に手数料が上乗せされるかたちになり、購入した場合と比較すると最終的なトータルコストは割高になるのです。
以下で、契約期間によるリース料率の相場をご確認ください。

たとえば、100万円の複合機を3年間リースで契約する場合、リース料率は3.1％程度なので、月額料金はおよそ3万1,000円となります。3年間の合計で111万6,000円の金額が発生します。

なお、上記の表を見るとわかるように、リース期間が長くなればなるほど、リース料率は低くなり、月額料金も安くなります。 複合機の月額費用をできるだけ抑えたい場合は、長期でのリース契約を検討しましょう。

参照元：国税庁　耐用年数（器具・備品）

レンタル

数年間にわたって複合機を利用する予定がなく、比較的短い期間で使いたいのであれば、レンタルが便利です。 最短1日から借りられますが、期間が短いほど料金が高くなる傾向にあります。

レンタルの場合はリースと異なり、審査不要かつ短期間での利用が前提です。 複合機をスピーディに導入でき、さらに中途解約も可能なので、手軽に利用できます。

また、レンタルでは複合機を導入する際、月額料金と設置工事費のほかに、搬入費が含まれることがあります。 導入費用の内訳や料金は、レンタル業者によって異なるため、必ず確認しておきたいところです。

複合機をレンタルする際の費用は、“レンタル期間”や“導入費用の内訳”によって開きがあるので、費用相場はあくまでも参考程度に留めておいてください。

購入

複合機を一括で購入する場合、長期的に使用するのであれば、リースで借りるよりも支払総額を安く抑えられます。 その理由は、複合機のリースで生じる、リース料がないことが挙げられます。 トータルコストを抑えられるため、予算に余裕があれば、一括購入を視野に入れてもよいかもしれません。

しかし、複合機本体の購入費用のほかに、設置工事費や、場合によっては搬入費がかかるので、トータルで必要な導入費用を販売業者に見積もってもらいましょう。 見積もりの金額が自社の予算内であれば、一括購入して自社の資産とするのも一案です。

複合機の見積もりを依頼するときのポイント

複合機を導入する際には、できるだけ費用を抑えたいものですよね。
ここからは、複合機の導入費用を削減するために、見積もりの依頼時に押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

ポイント①ニーズを明確にする

複合機の見積もりを安く抑えるためには、まず使用用途を明確にする必要があります。 見積もりを依頼する際は、自社の業務内容に鑑みて、本当に必要な機能は何かを把握しておくことが重要です。 必要以上の機能を搭載した複合機を選ぶと、そのぶん費用が高くなりますし、かといってスペックが低すぎると業務に支障が出ます。

多機能な複合機に目移りして、高い費用をかけて導入しても、せっかくの機能を持て余してしまっては費用がもったいないですよね。 そのような事態に陥らないように、自社に適した性能を見極めてから、複合機を選定しましょう。

ポイント②不要なオプションをなくす

複合機は、オプションを付加することで、さまざまな機能を追加できます。 とはいえ、費用を抑えたいなら、不要なオプションはつけないよう留意しましょう。

オプションの例として、資料のホチキス止めを自動で行う機能や、セキュリティ強化のためのICカードリーダーなどが挙げられます。 このような便利なオプション機能は、ついつい付加したくなってしまいますが、搭載するには別途費用が必要です。
そのため「このオプションは本当に必要かな……」と、きちんと考慮することが、複合機の導入費用の削減につながります。

ポイント③相見積もりをとる

見積もりをとる際は、一社に限らず複数の業者に依頼して、比較対象を増やしておくのがベターです。
複合機の導入にかかる費用は、初期費用の内訳や、契約年数、性能の良し悪しなどで異なります。 価格設定の基準は業者によってさまざまなので、最低でも3社以上に、同一条件で見積もりを依頼して、比較するとよいでしょう。

同一条件で見積もりをとるのは、本当にコスパが良い業者はどこか、不要なオプションを付加されていないかを確認できるからです。 また、一部の業者では、他社の価格を伝えることで値引きに応じてくれる可能性もあります。
複数の業者に出してもらった見積もりを比較して、費用感や性能の面で、自社が納得できる複合機を選んでくださいね。

複合機の見積もりを依頼する際に知っておきたい“保守契約”とは

複合機の利用にあたって、切っても切れないのが“保守契約”です。 保守契約とは、毎月一定額の料金を支払えば、専門業者が複合機のメンテナンスや修理を請け負ってくれるサービスのことです。 複合機を導入するときには、同時に保守契約も結ぶのが一般的で、これにかかる費用がランニングコストにあたります。

また、保守契約には3つの種類があり、それぞれ料金の基準が異なります。 見積もりの時点で組み込まれている場合があるので、サービス内容や発生する料金を、あらかじめ押さえておきましょう。

カウンター保守契約

月々の基本料金にくわえて、印刷枚数に応じて月額料金を決定するのが、“カウンター保守契約”です。 基本料金の範囲内で受けられる保守サービスは、複合機のメンテナンスや修理、トナーの補充などです。

カウンター保守契約特有の月額料金は、カウンター料金とよばれ、印刷物がモノクロなのかカラーなのかによって、費用に差が生じます。 以下で、それぞれの料金の相場をご確認ください。

モノクロとカラーには、料金に大きな幅があるので、日頃からカラーで印刷する必要があるのかどうかを考えながら使用することで、費用を安く抑えられます。 また、リースやレンタルといった導入方法によっても、料金に大きな開きがあるので、あらかじめ頭に入れておいてください。

スポット保守契約

複合機にトラブルが起こった際、その都度、修理や点検を請け負ってくれる契約方法を、“スポット保守契約”といいます。 月額料金が発生しないため、毎月の費用は削減できますが、万が一複合機が故障した場合には修理の費用がかかります。 修理の度合いによっては、多額の費用がかかることも、視野に入れておきましょう。

スポット保守契約では、一度の修理に3万～10万円程度かかるのが一般的ですが、修理内容によっては20万円を超えることもあります。 くわえて、出張費や部品代も請求されるので、思わぬ出費に頭を抱えてしまうかもしれません。 そのため、複合機の使用頻度が著しく低い事業所向けのサービスだといえます。

キット保守契約

複合機には欠かせない、印刷時に使うトナーキットを購入することで、保守サービスを受けられる契約が“キット保守契約”です。 キット保守契約では、このトナーキットが契約料金と同義になるため、契約を結ぶには必ず購入しなければなりません。

契約時に購入したトナーが切れるまでは、消耗品の補充や、故障した際の修理などを、無償で受けられます。 もし、トナーを最後まで使い切ってしまっても、再度購入すれば、キット保守契約を継続することが可能です。

このような、特殊な契約方法を用いるキット保守契約で購入する、トナーキットの費用の相場は、約4万～7万円と、一度に支払うにはやや高額だといえます。 しかし、1本のトナーで約5,000枚の印刷が可能といわれているため、月に1,000枚程度印刷する場合は、月額1万～1万4,000円ほどに抑えられるわけです。

なお、キット保守契約は、モノクロの機種のみ対応可能なので、すべての複合機で契約できるわけではないと頭に入れておいてください。

複合機の見積もりを安く抑えるためには、自社でのニーズや保守契約について把握することが大切

今回は、複合機の見積もりを安く抑えるポイントと、予備知識をお伝えしました。 複合機を導入する際は、まず導入方法を決めたうえで、自社でのニーズを明確にしておく必要があります。 そのあと、同一条件で相見積もりをとって、複数の業者を比較・検討することが重要です。

また、保守契約やオプションの有無によっても費用が変動するため、それぞれの仕組みを理解し、できる限り費用を抑えて導入に踏み切りましょう。

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