【弁護士監修】DX推進に伴うリスクやバックオフィスの課題

この記事の筆者
松田 康隆
ロジットパートナーズ法律会計事務所　代表
弁護士、公認会計士、税理士

大手監査法人、外資系コンサルファーム、外資系金融機関での豊富な業務経験を経て、2023年にロジットパートナーズ法律会計事務所を設立 法律、会計、税務、ITの専門知識に加え、コンサルファームで培った分析力と課題解決力を活用し、最先端のデジタル技術も駆使したアプローチでクライアントの課題解決に貢献している

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、「デジタル技術やデータの活用により、自社の製品やサービス、業務プロセス、更には組織風土やビジネスモデルを変革し、よって新たな事業価値を生み出すこと」を指します。なお、関連する用語としてデジタイゼーション、デジタライゼーションがあり、概ね以下のように使い分けられます。

・デジタイゼーション：単なるデータのデジタル化（例：紙資料のPDF化）
・デジタライゼーション：単一の業務のデジタル化
・DX：デジタル技術による組織横断的なビジネスモデルの変革

バックオフィスDX

近年、バックオフィス領域（経理、財務、税務、人事労務、法務、総務など）におけるDX推進が活発に行われています。バックオフィス領域では、従来は紙ベースの処理や人手による作業も多かったですが、DXの普及によりデータのデジタル化、処理の自動化、リアルタイムでの情報共有を実現する企業が増えています。

バックオフィスDXの効果

バックオフィス領域におけるDX推進の効果は多岐にわたります。

コスト削減
最も直接的な効果として、コスト削減が挙げられます。業務を自動化・標準化することで手作業によるデータ入力や書類整理などの単純作業の削減や、作業ミスに伴う追加業務の減少、ひいては人件費の削減につながります。

また、データをデジタル化することで紙資料が減少し、印刷費や保管スペースのコストが削減されることも長期的には大きなコスト削減につながります。電子契約により印紙税が不要となるなど、付随的なメリットも無視できません。

加えて重要なのがITコストです。従来のオンプレミス（自社保有）のサーバーを廃止してクラウドサービスを利用することで、ハードウェアの購入・維持管理にかかるコストの大幅な削減に成功しているケースが多くみられます。

従業員の満足度向上、人材確保
バックオフィスにおける単純作業の自動化や効率化により、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、モチベーションや会社に対するエンゲージメント向上が期待できます。

また、デジタル化によりリモートワークが導入しやすくなることで、働く場所や時間の柔軟性が高まり、従業員のワークライフバランス改善につながります。柔軟な働き方が可能になることで、優秀な人材の獲得や社員定着率の向上にも寄与します。

経営の意思決定の精緻化、スピードアップ
DXによりバックオフィスの様々なデータがデジタル化されることで、経営陣は最新のデータを即時に取得し、迅速かつ精緻に経営の意思決定を行うことができるようになります。

バックオフィスDXの具体的な取組事例

バックオフィスDXの具体的な取組事例は多岐にわたりますが、ここでは既に成功事例が多くみられる代表的な取組を紹介します。

クラウド会計ソフトの導入
既に多くの企業がクラウド会計ソフトを導入しており、最も一般的なDX施策の一つといえます。 クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードのアカウントと連携して自動的に取引データを取得し、仕訳を自動で作成します。データは全て電子化されクラウド環境に保存されているため、リモートワークを含む複数の担当者がリアルタイムで情報を共有できます。多くのクラウド会計ソフトはダッシュボード機能を有しており、情報がリアルタイムにアップデートされます。これにより、紙帳票の作成・保管に要するコストが大きく削減され、また手作業によるヒューマンエラーの削減にもつながります。経営者が常に最新の経営状況を把握できることで、意思決定プロセスの高度化にもつながります。

加えて、クラウド会計ソフトはSaaSであり、ベンダー側が頻繁にアップグレードを行うため、常に最新の会計基準や税法に対応した機能を利用できる点も大きなメリットです。記憶に新しいところでは、2024年6月の定額減税対応が挙げられます。この定額減税は制度が煩雑なため、対応を不安視する声が事前に多くあがりましたが、実際には各クラウド会計ソフトの提供会社が制度開始前に機能追加の対応をしたことで、クラウド会計ソフト導入済みの企業は今のところ大きな混乱なく対応できているようです。紙ベースでの経理業務を継続している企業と比較して、DXが分かりやすく優位性を生んだケースといえます。

RPA活用
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、主にPCで行っている業務を自動化するソフトウェアのことです。昔から存在する技術ですが、近年ではMicrosoft社のPower Automateの様に気軽に使えるRPAツールも登場しており、活用が広がっています。

RPAは、例えば給与計算を行うために勤怠データを経理ソフトに転記する作業など、分量が多いが処理内容自体は単純なケースで力を発揮します。このような作業をRPAで自動化することで、バックオフィス全体の生産性向上を実現した事例が多くみられます。

電子契約システム
ここ数年で急速に普及しているのが電子契約システムです。従来の紙ベースの契約書の場合、郵送や保管、署名のためのやり取りに時間を要し、業務のスピードを落とす原因となっていました。電子契約システムの登場により、契約書の作成から署名、保管までをすべてオンラインで完結できるようになり、契約プロセス全体がスピーディに進行するようになりました。加えて、印紙税の節減、契約書の紛失リスク低減など、電子契約には多くのメリットがあります。

なお、電子契約システムの普及を強く後押ししたのがコロナ禍だったとされています。リモートワークが普及する中、契約書の押印や受領のためだけにオフィスに出社することに対する懸念や不満から、多くの企業が電子契約システムを採用しました。コロナ禍が落ち着いた現在においても多くの企業が電子契約システムの使用を継続しており、紙の契約書を使用する機会はますます減少するものと考えられます。

バックオフィスDX推進のアプローチ

一般に、DXの推進にあたっては、自社のビジネスモデルや外部環境を精緻に分析したうえで経営トップがDX推進のメッセージを明確に発信し、それに沿って個別の施策を構築していくアプローチが基本となります。

ただし、新サービスの開発やマーケティング高度化といったフロント側のDXと比べ、バックオフィス側のDX施策については取組事例が既に多くみられ、ある程度施策の標準化・画一化が進んでいます。着実なDXの成果獲得のためには、スコープを広げすぎず、まずは「クラウド会計ソフト」や「電子契約」等の標準的な施策を着実に実行していくボトムアップのアプローチが有効です。筆者は多くの場合、まずは標準的な施策を実施して社内に成功体験を蓄積した後に、より自社の環境やビジョンに適合したハイレベルな施策にチャレンジする２段階のアプローチを推奨しています。

DX推進に潜むリスク

DXは企業に大きなメリットを及ぼしますが、DXの推進には多様なリスクが伴います。

組織内ハレーション

DX推進が頓挫する大きな原因の一つが組織内ハレーションです。従来の方法で長年業務を行ってきた従業員にとって、新しい技術やプロセスは理解しづらく、心理的抵抗を感じることもあります。これがDX推進のスピードを遅らせるだけでなく、社員のモチベーション低下や離職率の増加につながるリスクがあります。

これを防ぐためには、まず経営層が自ら明確にDX推進のビジョンを言語化し、社員に対して提示する必要があるでしょう。DXのメリットを明確に伝えるとともに、DX推進に伴って発生する負担からも目をそらさず、業務量の調整や学習機会の提供などの適切なフォローを行うことが求められます。

コンプラ違反

DXの導入に際しては、新たなコンプライアンスの論点が多数発生します。企業においては、外部の法律事務所に研修を委託するなどして、最新の法規制に対する理解を深め、コンプラ違反を防止するプロセスを構築する必要があります。DXに関する法制度の詳細については後述します。

情報セキュリティ

DXに伴い、デジタル化されたデータが増加し、それに応じて情報漏洩リスクも高まります。特に、バックオフィスでは多くの機密情報や個人情報を扱うため、情報漏洩による損害が企業に深刻な影響を与える可能性があります。

これに対応するために、各企業において情報セキュリティに関するルールを策定し運用することが必須と考えられます。一例として、テレワークにおける情報セキュリティ確保にあたっては、総務省が公開しているテレワークセキュリティガイドラインが参考になります。

ベンダーロックイン

バックオフィスDX推進にあたり、全てのITシステムを内製化するケースはほぼ皆無であり、様々なベンダーのツールを導入したりシステム開発を外注することになります。その結果、ベンダーロックイン（企業や組織がシステムの開発や保守を特定のベンダーに依存し、変更が困難となること）のリスクが無視できません。

具体的な対応としては、まず第一にデータポータビリティの確保が考えられます。CSVやXMLなどの一般的なデータフォーマットでデータを確保しておくことで、ベンダー変更時の影響を軽減することができます。

加えて、定期的にベンダー変更の検討を行うことも有効です。競合製品のベンダーとの関係を断ち切らず、各ベンダーの製品情報を定期的に取得し、比較検討が可能な状態を維持することが推奨されます。

AI・RPAの活用に伴うリスク

AIの活用には特有のリスクが伴います。特に近年流行している生成AIの場合、AIが誤ったそれらしい回答（ハルシネーション）をするリスクが無視できず、導入を妨げる大きな要因となっています。RAG(Retrieval Augmented Generation)技術の導入や、人力でのダブルチェックなど、ハルシネーションのリスクを考慮したうえで業務プロセスを構築することが不可欠です。

また、RPA活用のリスクについても留意が必要です。RPAで構築した処理手順が不適切であったりソフトウェアの仕様が変更された場合、RPAの誤動作、ひいては重要データの消失などの重大なインシデントにつながるおそれがあります。RPAの導入時に網羅的なテストケースを実施するとともに、導入後も定期的にRPAの挙動確認を行うことが不可欠です。

DX推進の際に知っておくべき法律

バックオフィスにおけるDX推進には様々な法律・制度が関連します。ここでは特に問題となりやすいものを紹介します。

個人情報保護法

個人情報保護法とは
個人情報保護法は、個人情報（氏名など個人を特定できる情報）の取扱いについて定めた法律です。個人情報取扱事業者に対し、主に以下の義務を課しています。

・利用目的の特定（第17条）：個人情報を取り扱う際には利用目的の特定が必要
・第三者提供の制限（第27条）：個人データを第三者に提供する場合、本人の同意が必要
・安全管理措置（第23条）: 個人データの漏洩等を防ぐための安全管理措置が必要

個人情報保護法とDX
バックオフィスDX推進で個人情報保護法が問題となりやすいケースとして以下があります。

(1) クラウドサービスの利用
DX施策の一環として、AWS (Amazon Web Service), Microsoft Azure, Google Cloudなどのクラウドサービスを活用する企業が増えており、クラウドサービス上に個人データを保存するニーズも多くみられます。

クラウドサービス上に個人データを保存することの個人情報保護法上の位置づけについては、個人情報保護委員会が公開している「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&AのQ7-53に記載があります。要約すると、クラウドサービスが「個人データを取り扱うこととなっている」場合は、個人データの第三者提供に該当し、本人同意がなければ第27条に抵触することとなります。

多くのクラウドサービスでは「個人データを取り扱わない旨」を利用規約等で明確に定めており、結果として、クラウドサービス上への個人データの保存は合法となる場合が多いと考えられます。ただし、個別のケースについては、各クラウドサービスの利用規約や契約書の記載を十分に確認して判断する必要があります。

(2) AIサービスの活用
AIや機械学習を活用したシステムもDXの重要な要素です。特に生成AIについては、ChatGPTの様にブラウザベースで容易に活用できるサービスも増えており、急速に普及が進んでいます。しかし、生成AIのプロンプトに個人データを含めて送信した場合、個人情報保護法違反のリスクが発生します。

具体的には、提供したプロンプトが機械学習に利用される場合、前掲のQ7-53非該当となることから個人データの第三者提供となり、本人同意がなければ個人情報保護法違反となるリスクがあります。例えば、ChatGPTのweb版では、利用規約においてプロンプトの内容を学習に利用する旨が明記されており、本人同意なく個人データを入力することは個人情報保護法違反となる可能性があります。学習に利用させない「オプトアウト」の機能がありますが、オプトアウトしたとしても不正監視目的でデータが利用される可能性があります。生成AIへの個人データの投入にあたっては、利用規約を網羅的に確認するとともに、この分野に詳しい弁護士に照会する等の慎重な対応が必須と言えるでしょう。

著作権法

著作権法とは
著作権法は、創作物に対する権利を保護するための法律で、文書やソフトウェア等の著作物を創作した著作者に一定の権利（著作権）を付与するものです。著作権のうち、DXとの関連で重要なのは以下の権利です。

・複製権（第21条）： 著作物を複製する権利
・公衆送信権（第23条）：著作物をインターネットなどで公衆向けに送信する権利
・翻案権（第27条）：著作物を翻案（加工・改変）する権利

著作権法とDX
著作権法は、特に生成AIの活用場面において問題となりやすいといえます。生成AIは、既存の著作物を学習することで新たなアウトプットを生成するものであり、この過程で著作権法に関する問題が生じます。

1) 学習データセットの問題
生成AIが学習に利用するデータセットに著作権のある作品が含まれる場合、その利用方法によっては著作権侵害になる可能性があります。日本では著作権法第30条の4が包括的なAI学習への著作物利用を認めており、生成AIの学習行為が著作権法違反となるケースは少ないと考えられますが、様々なクリエーター団体が懸念の声明を発するなど社会的議論が盛り上がっている領域であり、議論の状況を注視する必要があります。

2) AIが生成したコンテンツと既存著作物との関係
AIが生成したコンテンツを利用した結果、既存著作物の著作権を侵害しないかについても注意が必要です。著作権侵害は既存著作物との「類似性」と「依拠性」の２つの要件で判断されますが、具体的な判断基準については議論が続いており、今後の裁判例の登場を待つフェーズといえます。DX推進にあたっては、生成AIの出力を不必要に外部に提示することは避けるなど、適切にリスクをコントロールする必要があります。

3) AIが生成したコンテンツの著作権の帰属
AIが生成したコンテンツに対する著作権の帰属についても議論されています。生成に用いたプロンプトに創作性が認められれば著作物として保護されるというのが基本的な考え方ですが、個別ケースの判断については事例の蓄積が待たれるところです。

不正競争防止法

不正競争防止法は、企業間の公正な競争を保護し、事業活動の健全な発展を図ることを目的とした法律です。DXとの関係では、企業の「営業秘密」（技術情報や顧客リストなど、「秘密管理性」「有用性」「非公知性」の３要件を満たすもの）の不正取得を防ぐ規制が重要です。

DX推進により社内のデータがデジタル化されると、必然的に営業秘密の流出・不正利用のリスクが高まります。特に、従業員が退職する際に社内の営業秘密を個人のクラウドストレージに移して持ち出す事件は後を絶ちません。企業においては、重要情報が不正競争防止法の「営業秘密」として保護されるように、営業秘密管理規程を策定して適切に情報管理をする他、アクセス管理やデータの暗号化、内部監査の強化などの対応が不可欠です。また、従業員に対して営業秘密の取り扱いに関する教育を行い、不正行為を防止することも求められます。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、企業が税務関連の帳簿書類を電子的に保存することを認める法律であり、従来の紙ベースの帳簿管理から電子化への移行を促進するために施行されました。

DXの一環でクラウド会計ソフトを導入する場合、電子帳簿への仕訳入力やレシートのスキャンなど、電子帳簿保存法への対応を意識することが重要です。もっとも、多くのクラウド会計ソフトが電子帳簿保存法に対応した機能を標準機能として提供しているため、ゼロから業務プロセスを構築するというよりも、クラウド会計ソフトの想定する業務フローを着実に実施できる態勢を構築することが求められます。

労働基準法、その他の労働関係法

近年、多くの企業がリモートワーク制度を導入しましたが、それに伴い就業規則の改定を行っていないケースが散見されます。リモートワークの対象者、就業場所、服務規律等については就業規則又は別途定めるリモートワーク勤務規程などで明確に規定する必要があります。具体的な項目については、厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」が参考になります。

また、DXの推進に伴い、労働基準法が前提とする労働時間と成果との比例関係が弱まることが指摘されています。年俸制の導入や、より成果主義的な人事制度の導入を検討する企業も多いですが、労働関係の法令規制に抵触しないよう注意が必要です。

その他

上記の他、電子署名法、特許法、民法、会社法、各種の税法など、バックオフィスDXには多様な法令が関係します。自社の取組に関連する論点を網羅的に洗い出し、継続的に対応することが不可欠です。その際は法律事務所のサポートを受けることも有用です。

まとめ

DX推進は、バックオフィス業務においても大きな変革をもたらす一方で、多くのリスクが伴います。リスクを最小限に抑えるためには、DX施策実施に伴うリスクを網羅的に抽出・評価し、対応策を検討する必要があります。また、施策導入後も定期的にリスク対応状況を評価し、社会環境の変化やAI技術の高度化に伴う新たなリスクに対して常にアンテナを張り続けることが求められます。

もっとも、リスクを過度に恐れる必要はありません。DXの推進は一時的なイベントではなく、企業全体の競争力を高めるための継続的な取組みです。一時的な負担やハレーションに惑わされず、長期的な目線で腰を据えて取り組むことで、DXによる効果の実現、ひいては企業の競争力強化と持続的成長につながるものと考えます。

筆者のご案内
ロジットパートナーズ法律会計事務所_公式サイト
執筆者：ロジットパートナーズ法律会計事務所　代表　松田 康隆様

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