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必要なのは経理部だけじゃない？ 知っておきたい会計・経理関係の書類保管について
公開日2019/03/15
更新日2019/03/16
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経理部が取り扱う会計・経理書類は法人税法をはじめとするさまざまな法律により、保管期間が定められています。
「経理部だけが知っていればいいんでしょう？」と思われがちな会計・経理書類の保管期間ですが、他部署で作成された会計・経理書類の元となる書類も保管の対象となるものがあるので注意が必要です。
「保管が必要な資料を捨ててしまった」ということがないよう、ここでしっかりと必須知識を確認しておきましょう。
会計・経理関係で保管が必要な書類とは
会計・経理関係の書類は「会計法」「法人税法」「国税通則法」などの法律で保管期間が義務付けられたものが多くあります。
例えば、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表、仕訳帳や固定資産台帳などの帳簿、監査報告書などが対象となります。
主には、経理部や財務部など財務書類の作成や保管に携わる部署が、重点的に対応することになりますが、他の部署でも、「会社の取引に関わる方」は自身の作成した書類が保管の対象となることをしっかりと押さえておかなければいけなません。
保管の対象となる書類には、請求書や注文書だけではなく、契約書や見積書も含まれます。
デリバリー担当者などは、経理部から書類の保管について指導を受けて、厳密に保管しておく必要があるでしょう。
一部の見積書を営業担当者が受領しており、「保管期間を知らなかった」として保管していないのはよくあるケースです。心あたりのある方は注意してください。
対象書類を作成・保管する可能性のある人は、次の会計・経理関連書類の保管期間について詳しくチェックしてみましょう。
会計・経理関連書類の保管期間
主な会計・経理関連書類について保管期間ごとに、下記の通り表にまとめました。
わかっているつもりの方も、改めて見落としがないか確認してみてください。
| 保管期間 | 該当する書類 |
|---|---|
| 10年 | ①貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書などの財務資料 ②元帳、補助簿、株式台帳、印鑑簿など、会計帳簿や事業関連の重要書類 |
| 7年 | ①仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など帳簿 ②決算書類 ③領収書、預金通帳、借用証、小切手など現金出納関連の証憑 ④有価証券取引のために作成された書類 ⑤請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など取引書類 |
| 5年 | ①監査報告書 |
どこまで文書の電子化がOKなのか
2005年に施行されたe文書法により、これまで紙の状態で原本保存が義務付けられていた経理関連を主とする書類を、電子化して保存できるようになりました。
施行開始から10年以上が経ち、2015年・2016年続けての税制改正による規制緩和も経た今日、どこまでの書類が電子化許可されているのでしょうか？
規制緩和の内容も取り入れながら説明します。
まず、2005年以降電子化が可能になった代表的な文書は下記の通りです。
従来から大量の紙による原本保存が問題視されていた経理関連資料を中心に、現在多くの重要書類の電子化が認められています。
・財務関連：会計帳簿、振替伝票、財産目録、附属明細書、資産負債状況書類
・証憑書類：受領した見積書、注文書、納品書、契約書、領収書の一部など
・事業上の重要な書類：事業報告書、組合員名簿、議決権行使書、規約等、社債権者集会議事録・謄本、社債原簿・謄本、総会・取締役議事録、定款
また、2015年・2016年の規制緩和により、さらに金額基準のあった領収書・契約書の撤廃、電子化手続きの簡易化が進みました。
・従来は3万円未満だった領収書・契約書の金額基準が撤廃され、すべてスキャナ保存できるようになった
・電子化手続きの簡易化（入力者の電子署名が不要、帳簿の電子帳簿保存法の承認は不要、スマートフォン／カメラでの入力OKなど）
手続きの簡易化は進んだものの、電子化文書の手続きは電子帳簿保存法を基に「真実性」や「可視性」を確保するために厳格に条件が定められています。
例えば、一定水準の画質を確保するために、「解像度が200dpi相当以上であること」や、文書の改ざんなどが行われていないかを証明するタイムスタンプを文書ごとに押印することが必要です。
また、タイムスタンプの押印できる期間が限られるなどもあり、厳しい条件をクリアしながら運用する必要があります。
まとめ
今後ますます業務のIT化・電子化が進む中で、保管義務書類の電子化もますます進むことになることが予想されます。
時代の波に置いていかれないよう、最新のe文書規制緩和の動向もチェックしていきましょう。
※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。
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