おすすめのグループウェア8選と特徴

グループウェアとは

グループウェアは、チームや組織内のコミュニケーション、協働を支援するソフトウェアの総称です。

グループウェアには、メールやカレンダー、ファイル共有、タスク管理など、チームの効率を向上させる多くの機能が含まれており、組織内の情報の透明性を高め、プロジェクトの進行状況を一元的に管理することで、作業の効率化と生産性の向上を図ることといった目的があります。

グループウェアのメリット

グループウェアの導入には多くのメリットがありますので、主なメリットを以下に紹介します。

➀コミュニケーションの効率化
グループウェアは、メール、インスタントメッセージ、ビデオ会議などのツールを提供し、チーム間のコミュニケーションを一元化します。これにより、情報の伝達が迅速かつ正確に行われ、遠隔地にいるチームメンバーとの連携もスムーズになります。

➁タスク管理の強化
プロジェクトのタスクを割り当て、進捗を一覧できる機能を通じて、タスクの優先順位付けや期限管理が容易になります。これにより、プロジェクトの遅延を防ぎ、生産性を高めることができます。

➂情報共有の向上
ファイル共有システムによって、文書や報告書、プレゼンテーション資料などの必要な情報をチーム内で簡単に共有できます。適切なアクセス権限の設定も可能で、情報の安全性を保ちながら効率的な情報共有が実現します。

④ドキュメント管理の効率化
バージョン管理機能を持つドキュメント管理システムは、文書の最新版を常に保持し、誰がどの文書を編集したかの履歴も追跡できます。これにより、複数人での文書作業が効率的になり、ミスの発生を減らします。

➄セキュリティの強化
グループウェアは通常、高度なセキュリティ機能を備えており、組織の重要な情報を保護します。データの暗号化やセキュリティポリシーの適用により、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを軽減します。

⑥コスト削減
紙の文書や郵送コストの削減はもちろん、効率的なワークフローによって時間も節約でき、長期的には運用コストの削減にもつながります。

グループウェアのデメリット

➀部門や役職を越えるコミュニケーションが難しい
多くのグループウェアは、チャット掲示板の作成に管理者の許可が必要になるので、部門や役職を越えるコミュニケーションに手間を感じこともあります。

➁グループウェア自体が社内で浸透しない場合も
グループウェアは豊富な機能があることがメリットである一方、それぞれの機能を使いこなせなくなる場合もあります。今まで社内ルールがあった機能は、従来のやり方を好む従業員もいるため、導入時にはあわせて社内認知やルール決めも必要です。

➂初期設定と継続時のコスト
グループウェアの導入には、初期設定のためのコストがかかる場合が多く、運用を開始するためには時間とリソースが必要です。また、継続的なメンテナンスやアップデートにもコストがかかります。

グループウェアの種類

グループウェアの種類について、以下を紹介します。

クラウドサービス

特徴：
クラウドサービス型のグループウェアは、インターネットを通じてサービスを提供します。サービスプロバイダがサーバーとソフトウェアの管理を担い、ユーザーはブラウザや専用のアプリを通じてサービスを利用します。

メリット

➀初期コストの削減
物理的なサーバーやインフラの設置が不要であるため、初期投資を大幅に抑えることができます。

➁メンテナンスが簡単に
サーバーの保守やソフトウェアのアップデートはプロバイダが行うため、ITリソースの負担が軽減されます。

➂アクセスの柔軟性
インターネットが利用できる環境であれば、地理的な制約なくサービスを利用できます。

デメリット

➀データのプライバシーとセキュリティ
データが外部のサーバーに保存されるため、プロバイダのセキュリティ対策と信頼性が重要です。

➁接続の依存性
インターネット接続に依存するため、接続が不安定だとサービスの利用に影響が出ます。

オンプレミスシステム

特徴：
オンプレミスシステムは、組織の自社内にサーバーとソフトウェアを設置し、自己管理する方式です。全てのデータとシステムの制御を組織が直接行います。

メリット

➀カスタマイズ性の高さ
データやシステムを細かく調整でいるため、カスタマイズやセキュリティの柔軟性が高いです。

➁データセキュリティ
セキュリティが組織の内部で完全に管理されるため、外部にデータが漏れるリスクを低減できます。

➂パフォーマンスの質向上
ネットワークの遅延が少なく、高速なアクセスが可能です。

デメリット

➀初期および継続コスト
サーバーの設置、運用、メンテナンスには高額なコストがかかります。

➁リソース
ITスタッフの技術や時間が必要であり、組織にとって大きな負担となることがあります。

クラウドサービスとオンプレミスシステムは、それぞれ異なるメリットとデメリットがあり、組織のニーズに応じた選択が求められます。
運用の柔軟性やコスト、セキュリティの要件を総合的に検討し、最適なグループウェアの形態を選ぶことが重要です。

おすすめのグループウェアの特徴

多機能なグループウェア

多機能グループウェアは、コミュニケーション、タスク管理、ファイル共有、スケジュール管理など、一つのプラットフォームで多岐にわたる機能が備わっています。
ユーザーは複数のツールにまたがる情報を一元管理でき、作業効率が大幅に向上します。特に大規模プロジェクトや複数部署が関与する業務に最適です。

中小企業向けのグループウェア

中小企業向けのグループウェアは、コストパフォーマンスに優れ、導入が簡単なサービスでしょう。小規模なチームでも簡単に運用を開始できるものが望ましいです。
また、規模に合わせて機能を拡張するオプションも多く、成長段階に応じてカスタマイズができるものがよいでしょう。

大企業向けのグループウェア

大企業向けのグループウェアは、高度なセキュリティ機能と広範なカスタマイズオプションが多いサービスでしょう。
大量のデータ管理、複雑なプロジェクト管理、多層的な組織構造の管理が可能で、グローバルなビジネス対応ができるものが望ましいです。

無料で利用できるグループウェア

無料グループウェアは、初期コストを抑えたいスタートアップや非営利組織に最適です。基本的なコミュニケーションツールとしての機能は備えていますが、サポートやセキュリティ面で有料版と比べると限定的なことが多いです。しかし、予算に制約がある場合には、これら無料ツールが業務の効率化に大きく影響するでしょう。

おすすめのグループウェア8選

市場には多種多様なグループウェアが存在しますので、おすすめの製品をいくつか紹介します。紹介しているグループウェアは、特にユーザーフレンドリーさや機能性、セキュリティ面で優れていると評価されています。

Bizer team

出所：Bizer team公式サイト

「タスク管理が目的ではありません」
チームの生産性をあげるためのツールです。

●チーム内で今、誰が、何をしているのか、進捗がわからない。
●仕事が属人化し、マネジメントが機能していない
●目の前の仕事に追われ、中長期的な課題に取り組む余裕がない

多くのチームがこのような悩みを抱えています。
チェックリストでプロセスを可視化し、リアルタイムに進捗を共有。
Bizer teamは仕事のプロセスを改善、チームの生産性向上をサポートします。

Garoon

出所：サイボウスGaroon公式サイト

若手からベテランまで、現場から管理職まで。GaroonのUIは幅広い世代のユーザーにとって使いやすく設計されています。社員のITリテラシーがバラバラな企業でも教育コストをかけずに導入でき、浸透・活用しやすい製品です。

J-MOTTOグループウェア

出所：J-MOTTOグループウェア公式サイト

■こんなお悩みありませんか？
・情報共有をもっとスムーズにしたい
・モバイルでも簡単に使いたい
・コストをかけずに導入したい
・今すぐ試したい

"J-MOTTOで解決します！"

●社内の各種情報はグループウェアのポータル(入口)に集約！
●PCはもちろん、スマートフォンからも利用可能！
●サーバーの準備やソフトウェアの購入は不要！
●Webからお申し込み後、すぐにログイン。無料お試しは最大3ヶ月！

kintone

出所：kintone公式サイト

「キントーン」は、サイボウズのノーコード・ローコードツールです。 ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、日々変化する業務にあわせた改良も簡単に素早くできます。 主な機能として「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の特性があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。

POWER EGG 3.0

出所：POWER EGG 3.0公式サイト

「POWER EGG（パワーエッグ）」は、グループウェアやWebデータベース、ワークフローなどの機能を備えた、統合型コラボレーションツールです。業務情報を集約することで生産性を向上、プロセスの可視化により業務改善を進めます。導入実績は約1400社。導入は必要な機能を必要なだけ、なのでスモールスタートが可能です。

TUNAG

出所：TUNAG公式サイト

「TUNAG（ツナグ）」は、豊富なDX機能で組織の情報共有や業務効率、人材育成、社内交流などの課題を、スマホひとつで解決するアプリサービスです。ひとつのアプリに豊富な機能が揃っているため、複数のサービスを導入する必要もなく、TUNAGだけで組織全体のDXを一気に促進できます。

desknet's NEO

出所：desknet's NEO公式サイト

累計500万ユーザーの販売実績を持つ、クラウド・オンプレミス両対応の国産Webグループウェアdesknet's NEO（デスクネッツ ネオ）です。 スケジュールの管理・共有から、企業ポータル、ワークフロー、掲示板、日報、ウェブ会議、安否確認まで、企業の情報共有基盤として、業務改善と働き方改革に役立つ様々な機能を提供します。

WaWaoffice

出所：WaWaoffice公式サイト

e-ラーニング・シングルサインオン機能標準搭載の高機能情報共有ツールです。
同一サービス内でご利用いただけるSFA・ワークフロー・データベース・WEB社内報・WEBタイムカードをオプションサービスとして準備しております。
最低契約期間は1ヶ月なので必要な時に必要なサービスだけを簡単導入出来ます。

まとめ

グループウェアは、組織内のコミュニケーションと協力を強化するツールです。クラウドサービスは初期投資が少なく、インターネットさえあればどこからでもシステムにアクセスできます。

オンプレミスはデータのセキュリティとコントロールが高く、カスタマイズが自由です。選定時には機能の適合性、使いやすさ、セキュリティ、コスト、サポート体制を検討し、組織のニーズに最適な選択をしましょう。

総務のお役立ち資料をまとめて紹介

総務の「業務のノウハウ」「課題解決のヒント」など業務に役立つ資料を集めました！
すべて無料でダウンロードできます。