安否確認とは？総務担当が知っておくべきポイントとシステム活用法

災害や緊急事態が発生した際に、従業員の安全を確認する手段として安否確認システムを導入している企業が増えております。

本記事では、なぜ企業が安否確認を行うべきなのか、その具体的な内容、連絡手段の選び方、そして導入によるメリットを詳しく解説します。
総務担当者が知っておくべき安否確認の内容を説明し、おすすめの安否確認システムも紹介いたします。

万一の事態に備えた企業のリスク管理と従業員の安全確保のための理解を深めていきましょう。

企業が安否確認をする意味とは？

企業が安否確認を行う主な理由は、従業員の安全を保障することで、組織全体の危機管理能力を高めるためです。
安否確認は、災害や緊急事態において、迅速かつ正確な情報収集と対応を可能にし、従業員およびその家族の不安を軽減します。また、安否確認を行うことによって、次のような複数の具体的な意義があります。

➀迅速な安全確認

地震、火災、テロなどの緊急事態発生時に、従業員の位置と安全状況をすぐに把握できます。これにより、必要な救助活動への迅速な対応が可能となります。

➁情報の一元管理

安否情報を一元的に管理することで、組織内の混乱を避け、効率的な意思決定をサポートします。これは、危機管理チームが正確な情報に基づいて迅速に行動を起こすために不可欠です。

➂法的責任の履行

労働安全衛生法などの法令に基づき、企業は従業員の安全を確保する義務があります。安否確認システムを利用することで、これらの法的要件を遵守し、企業の法的リスクを軽減することができます。

④信頼の構築

従業員やその家族からの信頼を得るためには、企業が従業員の安全に対して真剣に取り組んでいることを示す必要があります。安否確認システムの適切な運用は、企業の責任感と倫理的姿勢を反映し、組織のイメージ向上に影響します。

➄ビジネスの継続性

大規模な災害発生後、迅速な復旧と事業の継続は企業存続にとって重要です。安否確認システムを通じて従業員の状況を把握し、事業活動を迅速に再開する計画を立てることができます。

これらの理由から、安否確認は単なる形式的な工程ではなく、企業のリスク管理戦略と従業員の福祉を保つための重要な手段だと言えるでしょう。

企業の安否確認で確認すべき内容

企業が安否確認を行う際には、単に「無事ですか？」と尋ねるだけでなく、以下のような具体的な内容を確認することが重要です。これにより、緊急時の状況を正確に把握し、適切な対応を速やかに行うための情報を収集できます。

【企業の安否確認で確認すべき内容チェックリスト】

従業員の現在地と安全状況
✓従業員がどこにいるか（オフィス、自宅、外出先など）
✓従業員の身体的な安全が確保されているか
✓必要な場合、救急処置が施されたか

連絡手段の確保
✓従業員が使用可能な連絡手段（携帯電話、メール、社内連絡ネットワークなど）
✓電話が繋がりにくい場合の代替手段（SMS、ソーシャルメディアなど）

家族の安否情報
✓従業員の家族の安全状況
✓家族が避難を必要としているかどうか

必要な支援や資源
✓食料、水、医薬品などの必要物資
✓緊急避難や医療支援の必要性
✓心理的支援の必要性

出勤可能性と業務継続の可否
✓従業員が出勤可能か、リモートワークが可能か
✓業務の優先度と必要な調整事項

追加情報の更新頻度
✓情報更新のための連絡頻度と方法
✓状況が変化した際の報告ルール

このような詳細な情報を収集することにより、企業は従業員の安全を確保し、事業の継続計画を効果的に策定することができます。また、緊急時における不確実性を減らし、従業員およびその家族の安心感を提供するためにも、これらの情報は不可欠です。

企業における安否確認のポイント

安否確認プロセスは、単に従業員が無事かどうかを確認するだけではなく、組織全体の危機管理計画の一部として機能します。効果的な安否確認を行うために、企業は以下の重要なポイントに注意を払う必要があります。

➀事前の準備と計画

✓安否確認のプロセスを事前に計画し、明確な手順と責任者を定める。
✓従業員に対して安否確認システムの使い方を教育し、定期的な訓練を実施して緊急時の対応を自然に行えるようにする。

➁安否確認システムの活用

✓自動化された安否確認システムを導入し、手動での確認に比べて迅速かつ効率的に情報を収集する。
✓緊急連絡ツールとしての専用アプリやウェブベースのプラットフォームを活用する。

➂情報の正確性と速報性

✓安否確認データをリアルタイムで更新し、適切な情報共有と迅速な意思決定を支援する。
✓情報の整合性を保ち、誤報を避けるための確認作業を徹底する。

④コミュニケーションの強化

✓緊急事態時における全社的なコミュニケーション計画を策定し、定期的なアップデートを提供する。
✓外部の関係者や家族に対しても適切な情報を提供し、社外でも安心感を持ってもらうよう努める。

➄継続的な評価と改善

✓事後の安否確認プロセスを評価し、見直しを行うことで次回の緊急事態に備える。
✓従業員や関係者からのフィードバックを活用して、システムの不備や改善点を修正する。

⑥法的遵守と倫理的考慮

✓法的な要件を遵守し、個人情報の扱いには特に注意を払う。
✓倫理的な観点からも、従業員のプライバシーを尊重しつつ、安全確保のための措置を講じる。

これらのポイントを踏まえ、企業は安否確認プロセスを適切に設計・実施することで、緊急事態時におけるリスクを最小限に抑え、従業員の安全を確保することができるでしょう。

安否確認システムの選び方

安否確認システムを選ぶ際には、その機能性、使いやすさ、信頼性など、いくつかの重要な要素を考慮する必要があります。ここでは、企業が安否確認システムを選定する際に重視すべきポイントをいくつか紹介します。

➀信頼できるシステムか

システムは高い信頼性を持ち、サーバーやネットワークのダウンタイムが非常に少ないことが重要です。災害時にも確実に機能することが求められます。

➁使いやすいか

訓練の時間を節約し、実際の緊急時に迅速に対応できるようにするため、全従業員が直感的に操作できるシンプルなユーザーインターフェースを備えている必要があります。

➂企業規模に適しているか

企業の規模や必要に応じて容易に拡張可能なシステムを選ぶことが望ましいです。従業員数の増減に対応できる柔軟性が求められます。

④多機能であるか

安否確認だけでなく、リアルタイムでの位置情報提供、通信機能、自動報告システムなど、追加の機能が含まれているかを確認します。これにより、緊急時の対応がより効率的になります。

➄コストパフォーマンスは良いか

導入と維持のコストを考慮し、予算内で最大の機能を提供するシステムを選ぶことが重要です。長期的なコストも見積もり、総合的な費用対効果を評価します。

⑥カスタマイズ可能か

既存のITインフラや他の緊急対応システムとの統合が可能かどうかも重要な考慮事項です。カスタマイズが容易で、特定のニーズに合わせて設定を調整できるシステムが理想的です。

⑦システム導入後のサポートはあるか

導入後の顧客サポート、技術サポートがあるシステムを選ぶことも考慮すべきポイントです。定期的なアップデートと障害時の迅速な対応が保証されている必要があります。
これらの要素を慎重に評価することで、企業は自社のニーズに最適な安否確認システムを選び出すことができます。

安否確認システム導入のメリット

安否確認システムの導入には多くのメリットがあります。まず、このシステムにより、災害や緊急事態が発生した際に従業員の安全状態を迅速に把握できるため、必要な救助やサポートを速やかに行うことができます。これにより、人的被害を最小限に抑えると同時に、緊急時のパニックや混乱を防ぐことができるでしょう。

また、安否確認システムは従業員やその家族からの信頼を得るためにも役立ちます。従業員が自身と家族の安全について安心感を持てることで、働く環境への満足度や企業へのロイヤリティが向上します。さらに、法的な観点からも、企業が従業員の安全に対する責任を果たしていることを示すことができるので、コンプライアンス面も強化します。

導入後の事業継続計画においても、安否確認システムは中核的な役割を果たします。事態が一段落した後に、迅速に業務を再開し、経済的損失を最小限に抑えるための具体的なデータを提供します。これにより、企業のリスク管理能力が強化され、長期的な事業の安定性が保たれます。

これらの点から、安否確認システムは単なる安全対策ツールではなく、企業の総合的なリスク管理戦略としての価値も高いと言えるでしょう。

おすすめの安否確認システム

Safetylink24（株式会社イーネットソリューションズ）

出所：Safetylink24公式Webサイト

「Safetylink24」はデータセンターサービスを提供する当社が開発し、サービスを提供しているアプリケーションです。インフラとなるサーバーとアプリケーションをワンストップで提供することで安定したサービスをご提供できるだけではなく、お客様の声を生かしたバージョンアップも積極的に実施。BCP運用に重要な安否確認を強力にサポートします。

・料金：48,000円～

AED/自動体外式除細動器（旭化成ゾールメディカル株式会社）

出所：ZOOL公式Webサイト

ひとりでも多くの目の前の命を救うために。 世界140ヵ国以上に製品を届ける救命医療機器のグローバルメーカーZOLL独自の「胸骨圧迫ヘルプ機能」をプラスしたAED。

料金：お問い合わせください。

CSS（株式会社コラントッテ）

出所：CSS公式Webサイト

CSS（コラントッテ・セーフティ・システム）とは、自然災害や大事故、また外出先での突発的な病気（脳梗塞・心筋梗塞）により意識不明の状態で救急病院に搬送された際、24時間365日、速やかに勤務先とご家族へ連絡を繋げることができる緊急時連絡サービス（※1）です。
（※1　システム特許取得済：特許第5873946号、米国特許第9990828号）

料金：月額1ユーザー390円

安否コール（株式会社アドテクニカ）

出所：安否コール公式Webサイト

外出自粛で利用企業増加中！導入実績1,200社以上！中小企業から大手企業まで導入。ID・パスワード不要で簡単に利用！「安否コール」は、豊富で快適な機能とシンプルで使いやすい操作性で、災害時や、もしもの時のBCPの初動を確実にサポートする安否確認ツールです。今なら一ヵ月無料トライアルあり。

・料金：5,000円～

まとめ

安否確認システムの導入は、緊急時の迅速な対応、従業員とその家族からの信頼獲得、法的コンプライアンスの強化、および事業継続計画の効果的実施に寄与します。このシステムにより企業は災害発生時の人的被害を最小化し、業務の迅速な再開を支援することができ、全体的なリスク管理がしやすくなります。

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