お歳暮の手配とマナー　総務担当者が知っておくべき基本とは？

お歳暮とは？

お歳暮は、日本特有の年末の習慣で、感謝や敬意を表して親族や友人、ビジネス関係者に贈り物を送る行為です。この習慣は、相手への感謝の気持ちを形にして伝える重要な文化的役割を果たしており、特にビジネスの世界では、一年間の取引を通じて築いた関係をさらに深めるための手段として用いられます。

企業としてお歳暮を贈ることは、その年の業務に対する感謝を示すとともに、来年も良好な関係を続けていきたいという意志を表現する方法として広く実践されています。

お歳暮の基本マナー

お歳暮は、年末の感謝の気持ちを表す日本の伝統的な風習です。この文化は、個人的な関係だけでなくビジネス関係においても非常に重要な役割を果たします。本セクションでは、お歳暮を贈る際の基本的なマナーや礼儀について解説します。

お歳暮を贈る適切なタイミングと期間

お歳暮を贈る際には、そのタイミングが非常に重要です。一般的に、お歳暮は12月初旬から20日頃までに送るのが適切とされています。この期間に贈ることで、年末の忙しい時期にも適切に対応し、相手が新年を迎える準備の一環としてお歳暮を受け取ることができます。

お歳暮を贈る相手

贈る相手選びも重要で、ビジネスの場合は取引の深さやその年の関係性を考慮して選ぶ必要があります。私的な場面では、親族や親しい友人、お世話になった方々に向けて贈ることが一般的です。どの相手にも共通することは、贈る相手の立場や文化を尊重し、不快感を与えない選択を心がけることです。

お歳暮の宛名は？

お歳暮の宛名書きは、非常に形式を重んじる部分で、一般的には「御歳暮」と記します。個人宛に送る場合は「御住所」を先に書き、その後に宛名を書きます。企業宛ての場合は、会社名や部署名を明記し、その後に「御中」と記述します。また、のし紙には赤い文字で「御歳暮」と記し、下段に贈り主の名前を記入します。

お歳暮選びのポイント

お歳暮を選ぶ際には、単なる義務の履行ではなく、受け取る方のことを真剣に考えた上で選ぶことが求められます。このセクションでは、お歳暮の選び方における重要なポイントを解説します。

相手の好みとニーズを考慮した贈り物の選び方

お歳暮を選ぶ際には、受取人の好みや生活状況を考慮することが肝心です。食品であればアレルギーや健康を気遣う必要があり、また趣味やライフスタイルに合わせた品を選ぶことで、お歳暮がより心に残るものとなります。

お歳暮の予算と相場は？

お歳暮の予算は、関係の深さや相手の地位に応じて変わりますが、一般的には3,000円から10,000円程度が相場とされています。ただし、非常に親しい関係や重要なビジネスパートナーであれば、それ以上の価値のある品を選ぶこともあります。また、家族構成や宗教的な背景も考慮し、誰にとっても適切な品物を選ぶことが肝心です。

お歳暮の手配

お歳暮の手配は計画的に行う必要があり、選定から発注、配送まで注意を払うことが大切です。特に総務部門は、この流れを管理し、タイミングや宛名、のしの正確さを確認する責任を負います。また、取引先への送り状を事前に送ることで、受け取り手の準備を助けることができます。

取引先への送り状はお歳暮の品よりも早く送付

お歳暮を送る前には送り状を先に送ることが一般的です。送り状は、贈る側の心遣いとお歳暮の目的を説明するためのもので、受け取り手がお歳暮を受け取る準備をするためのものです。送り状は、礼儀として非常に重要です。送り状は簡潔に、贈る理由とお歳暮を受け取ってもらう日時を明記し、感謝の気持ちを表す文言を加えると良いでしょう。

取引先への宛名やのしの注意点

お歳暮の宛名やのしは、形式を正しく守る必要があります。宛名は受取人の正式な名前を使用し、肩書きも忘れずに記入します。のしには「御歳暮」と記し、送り主の名前も正確に記載します。誤字脱字がないように注意し、可能であれば印刷を利用すると誤りが少なくなります。

総務部門における役割と責任

総務部門は、お歳暮の手配全般を管理し、スムーズに進行させる責任があります。これには、適切なベンダーの選定、注文の管理、送付スケジュールの調整、内部での承認プロセスの管理が含まれます。また、予算の範囲内で最適な品物を選ぶことも重要な役割です。

取引先からお歳暮を受け取った場合

取引先からお歳暮を受け取った際には、適切なマナーで感謝の意を示すことが大切です。このセクションでは、受け取ったお歳暮に対する礼儀正しい対応方法を紹介します。

送り状を受け取ったらまずは電話でお礼

お歳暮を受け取った際は、まず送り状を確認し、すぐに電話でお礼を伝えることがマナーです。贈り主に対する敬意と感謝の気持ちを直接伝えましょう。

取引先にお歳暮のお礼状を

受け取ったお歳暮に対しては、お礼状を書いて返送するのが一般的です。お礼状は丁寧な言葉遣いで感謝の気持ちを表し、簡潔にお歳暮の感想や次のビジネスへの期待を織り交ぜると良いでしょう。

お礼状の書き方

【文例①】

【文例②】

【文例③】

まとめ

お歳暮は、単なる贈り物以上の意味を持ち、ビジネス関係においては一年の締めくくりとして、また新たな年への期待を込めた大切な行事です。総務担当者としては、このプロセス全体を適切に管理し、すべての手配がスムーズに進むよう努めることが重要です。

適切なマナーと手順を守ることで、相手に敬意を表し、長期的な関係を築くための基盤を強化することができます。

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