社内コミュニケーション活性化の方法とは？ツール導入のポイントも解説

テレワークやバーチャルオフィスの導入など、働き方が多様化している近年では、社内でのコミュニケーションの在り方や、コミュニケーションツールなども変化しています。

そこでこの記事では、現代における社内コミュニケーションの重要性や活性化のメリット、ツール導入時のポイントなどについて解説します。

社内コミュニケーションの重要性

「社内コミュニケーション」とは、就業時の業務におけるコミュニケーションだけでなく、雑談や社内レクリエーションなども含めた交流のことです。

社内コミュニケーションが活性化すれば、社内の雰囲気が良くなり、業務の効率化や生産性の向上などにもつながるでしょう。

一方で、テレワークを導入する際の課題として「社内コミュニケーションが取りにくくなる」という声をよく聞きます。

社内コミュニケーションがおろそかになってしまうと、思わぬミスの発生や人間関係の悪化など、さまざまなリスクが上がってしまいます。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションを活性化させる主なメリットは、「働きやすさの向上」「業務の効率化」「離職の防止」の3つです。
それぞれ解説します。

働きやすさの向上

「困ったことはすぐに相談できる」「同僚の協力を得やすい」など、円滑なコミュニケーションが取れる職場は、働きやすさを実感できます。

一方で、コミュニケーションの少ない殺伐とした職場は、それだけで居心地の悪さを感じてしまうでしょう。意思疎通がしっかりとでき、なんでも相談できる環境を構築するためには、コミュニケーションの活性化が欠かせません。

業務の効率化

社内コミュニケーションの活性化は、引き継ぎや情報の共有、ノウハウの伝授などの際のスムーズな業務進行にも寄与します。

業務効率を上げるためにも、コミュニケーションの取りやすい環境を構築する必要があるでしょう。

離職の防止

働きやすさを実感でき、効率的に業務が進められる職場であれば、自然と社員の満足度も向上します。
社員の定着率アップの観点からも、社内コミュニケーションの活性化は効果的です。

社内コミュニケーションを活性化させる方法

社内コミュニケーションを活性化させるためには、以下の方法が有用です。

• 定期的に意見交換の機会を設ける
• 福利厚生の導入
• ツールの導入

それぞれ解説します。

定期的に意見交換の機会を設ける

社長をはじめとした経営陣や上司などに対して、「自ら積極的にコミュニケーションを取るのは難しい」と思っている社員は少なくありません。

また、幹部や上司が「頻繁に話しかけることで部下が萎縮しないだろうか？」と不安視するケースもあるようです。

このような行き違いのリスクを減らすためにも、定期面談など、意見交換や話し合いの機会を設けるとよいでしょう。

福利厚生の導入

「積極的に社内でコミュニケーションを取りましょう」とだけ通達しても、実行に移すのは難しいものです。

シャッフルランチや部活制度、懇親会の補助金支給など、コミュニケーションを活性化するための福利厚生を導入すれば、自然と社員同士の交流が生まれます。

ツールの導入

業務時の代表的なコミュニケーションツールは電話とメールです。しかし、「忙しいかもしれないと思うと電話はかけにくい」「急ぎの用事なのにメールを見てくれない」など、不便を感じてしまうケースもあります。

近年はチャットツールやオンライン会議ツールなどが多様化しており、よりストレスの少ないコミュニケーションが可能になっています。 社内コミュニケーション活性化のためにはツールの導入も手段の1つです。

ツール導入時のポイント

社内コミュニケーション活性化のために効果的なツールですが、選び方や使い方を誤ってしまうと、逆効果になってしまうケースもあります。
そこで、ツール導入時のポイントを解説します。

必要なツールだけを導入する

あれもこれもとツールを導入してしまうと費用がかさんでしまいます。また、使用ツールが多いと社員が混乱し、「結局、どのツールも使わなくなった」という事態にもなりかねません。
社員の希望も聞きながら、本当に必要なツールだけを導入しましょう。

利用のルールを決める

ツールの導入によってコミュニケーションが容易になると、それに伴うマイナス面も発生します。

たとえば「スマホにコミュニケーションツールのアプリを入れたことで、休日でも連絡が来るようになった」「ささいな議題でもオンラインミーティングが開かれるので、業務の効率が落ちる」などの事例が挙げられます。
ツールを導入する際は運用ルールも決め、適切な利用を促すことも重要です。

導入効果を検証する

コミュニケーションツールは導入して終わりではありません。コミュニケーションの活性化を図るためには、導入後の効果検証と、課題の改善も不可欠です。

ただし、コミュニケーションの改善については定量的な評価が難しく、個人の主観に委ねられてしまう側面があるのも事実です。
ツール導入の際には、同時に効果検証の方法も検討しておくとよいでしょう。

まとめ

業務効率化や社員の離職防止などの観点から、社内コミュニケーションの活性化は、非常に重要です。とくに近年は働き方が多様化していることもあり、時代に合わせたコミュニケーションの在り方を考えなければならなくなりました。

その中で、電話とメール以外のコミュニケーションツールの導入は非常に効果的です。導入の際には、ツールのメリットだけでなくデメリットや運用方法なども考慮したうえで、自社に合ったツールを選びましょう。

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