オフィスコーヒー導入前に知っておきたい！要検討事項と導入形態の違い・選び方を解説

ビジネスシーンに欠かせない、多くの社会人に愛される飲み物といえばコーヒー。さまざまなメーカーが法人向けのオフィスコーヒーサービスを提供しています。中小企業でも手軽に使えるドリップコーヒーやコーヒーマシンから、ホテルやレストランにも導入されている本格的な業務用サーバーまで、ニーズごとに選択肢はさまざま。導入前にぜひ知っておきたい重要なポイントを、事前の検討事項、規模に合わせて選べる導入形態を中心にご紹介します。

導入前にまず検討すべきポイント

どれくらいの従業員が利用するか

まず初めに行うべきなのが、社内でのヒアリング。せっかく従業員のために導入したコーヒーがさほど飲まれなかったら、時間もコストも無駄になるばかりか「現場の声を聞かない」「福利厚生が不平等だ」というネガティブな印象を持たれてしまう可能性があります。事前に「福利厚生としてコーヒーを導入しようと思っているが、どう思うか」という旨の社内アンケートを行うことをおすすめします。

積極的に利用したいという人数、あれば利用したいという人数をおおまかに把握したうえで、今後の参考として意見を述べられる自由記入欄も設けておくとよいでしょう。同時に、コーヒーが苦手なので不要であるという人数ももれなく計上し、その割合が全社員数に比べ大きいようなら、オフィスコーヒーの導入は見送ってバリエーション豊富なドリンクサービスを用意したほうが得策かもしれません。

適切な設置場所はあるか

音と匂い、機器によっては振動に配慮した設置場所を選ぶ必要があります。コーヒーサーバーは抽出音や機械音が鳴りますし、自動販売機はよく聞くと気になるモーター音を常に発しています。同時に少なくない振動も発生するので、執務スペースからは一定の距離をとるとよいでしょう。少人数オフィスでコーヒーミルを導入した場合なども、自宅やカフェでは気にならないものの業務中は耳につく音が立ってしまいます。同時に、コーヒースぺ－スに近い位置にデスクがある社員の中に、コーヒーの匂いが苦手な者がいないかも気に掛けるべきです。

また利用時は頻繁に、マイカップや機器のパーツを洗浄したり、使い捨てカップやフィルターのごみを捨てたりすることになるので、社屋のごみ捨て場や給湯室からほどよく近いと便利に使えます。そのほか従業員同士のコミュニケーションが発生しやすくなるための工夫として、あえて複数の部署デスクを通過する必要がある徒歩導線を組んだり、置き菓子や軽食と一緒に設置するのもおすすめです。

規模感・コストに懸念はないか

利用者数やオフィスの広さ、月々～年間の予算に見合うコーヒーサービスを導入する必要があります。張り切って豪華なものを選んでコストがかさんでしまったり、利用人数をはるかに下回る小規模なものを選んで従業員から不満が出たりしてはいけないので、ここは特に慎重に検討しましょう。

コーヒーサーバーのリース・レンタルなどを導入する際は、メーカー担当者があらかじめ細かいヒアリングをしてくれるので、利用人数のほかにも「オフィスコーヒーで解決したい課題」などを率直に伝えるとよいですね。利用規模の見通しが立ちづらい場合は、まずは小さく始めて徐々に拡大していくのがおすすめです。また自動販売機などの大型機器の場合は、コーヒー代のほかに月々の電気代もかかるので、消費電力量とあわせて忘れずに確認しましょう。

管理・運用方法に懸念はないか

福利厚生を長く有効的に活用し続けるためには、その管理・運用方法という維持の面にも注意を払う必要があります。小規模なもの（家庭用コーヒーメーカーや小型コーヒーサーバーなど）の場合は、粉の補充や水の交換を誰がどのように行うのか。大規模なもの（業務用コーヒーサーバーや自動販売機など）の場合は、メーカーがどれくらいの頻度で補充や点検を行ってくれるのかをあらかじめ握っておきましょう。

特に注意が必要なのは、社内で補充や清掃の必要がある場合です。その維持方法としてもっとも望ましいのは「この量より減ったら最後に使った人が補充する」「使ったら必ずダスターで拭く」「毎週〇曜日に利用者が持ち回りで清掃する」といった利用者参加型ルールを定めておくこと。バックオフィス部署で対応を完結するよりも、利用者のマナーが向上して誰もが気持ちよく使えるようになるでしょう。またその一方で、たとえば「席が近いから」といった機械的な理由でオフィスコーヒーの利用有無を問わず強制的に当番を決めてしまうのは、従業員からの不満発生のもとになるので控えるべきです。

オフィスコーヒーの各種導入形態と選び方

ドリップコーヒーやインスタントコーヒーを購入

もっとも手軽で、購入経路さえ確保できれば今日にでも始められるのがこの形態です。従業員の人数が少なくても多くても、･････

記事提供元

株式会社スナックミーでは、お菓子による複合的法人向けサポート『snaq.me office／スナックミーオフィス』を展開しています。福利厚生の無添加置き菓子・オフィスコーヒー・社食・オフィスコンビニ・コーポレートギフトなどのサービスを通じ、企業さまの健康経営やコミュニケーション活性化を、おいしくてギルトフリーな「おやつ体験」を通じて応援中。人事・総務ご担当者さまや経営者さまを助けるあらゆる情報を発信します。

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