マニュアル作成ソフトとは？メリットや選ぶ際の注意点を解説

昨今では、業務マニュアルや操作マニュアルなどを電子的に作成・管理するケースもよく見られるようになりました。従来のようにオフィスソフトなどを使う方も多いかもしれませんが、専用のツールであればより利便性の高いマニュアルが作成できます。
そこで今回の記事では、マニュアル作成ソフトの概要やメリット、選ぶ際の注意点などを詳しく解説します。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、業務マニュアルや操作マニュアルなどのドキュメントを作成・編集・管理するためのソフトウェアです。従来の手書きやオフィスソフトでの作成に比べて、より効率的にドキュメントを作成・共有できます。
マニュアル作成ツールには、さまざまな機能が搭載されています。たとえば、「テンプレート」は多くのツールに見られる機能です。定型のレイアウトや書式をテンプレートとして用意し、作成するドキュメントの品質や体裁を統一できます。
従来、マニュアル作成といえば、手書きやオフィスソフトでの作成が一般的でした。しかしチーム全体の生産性向上にもつながるとして、徐々にマニュアル作成ツールが注目を集めるようになり、現在ではさまざまな業種・職種で活用されています。

マニュアル作成ツールは無料で利用できる？

マニュアル作成ツールは、無料で利用できるものもあります。同一サービスで有料プランと無料プランが用意されており、後者を利用するのが基本です。ただしユーザー数 やストレージ容量などの機能面、サポート面などで制限を受けるため、本格的に導入するのであれば有料のものを利用するのがよいでしょう。

マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールには、以下のような種類があります。

テキスト型
ナレッジ共有型
ビジュアルコンテンツ型

テキスト型は、名前の通りテキストを中心とした文書の作成・編集を行うためのツールです。複雑なレイアウトやフォーマットを整えたり、目次や索引を自動生成したりする機能を備えています。主に、業務マニュアルや操作マニュアルなどの作成に使われます。ただし業務マニュアルと操作マニュアルの作成では求められる機能が異なるため、同じテキストベースでも、「業務マニュアル型」「操作マニュアル型」と分ける場合もあります。

ナレッジベース型は、マニュアルや手順書をデジタル形式で管理し、チームや組織で情報を共有するためのツールです。Wikipediaのようなイメージで、リンクや階層構造を使ってドキュメントを整理します。具体的にはFAQなど、さまざまな使い道があります。

ビジュアルコンテンツ型は、画像や動画を中心に、視覚的なマニュアルを作成することを目的としたツールです。ソフトウェアの操作手順やハードウェアの組み立て手順など、画像や動画での説明が求められる場面で役立ちます。

マニュアル作成ツールを活用するメリット

マニュアル作成ツールを活用するメリットは、時間短縮やコスト削減です。テンプレートや自動フォーマット機能が備わっているため、ゼロから文書を作成する手間が減り、作成にかかる時間を短縮できます。当然、そこにかけていた人件費などの削減にもつながるでしょう。

ドキュメントの体裁やスタイルが一貫したものになりやすいのも大きなメリットです。どの作成者が手掛けても同じ品質のマニュアルを作成できるため、読み手にとって理解しやすくなります。誤字脱字やフォーマットの乱れもなくなるため、ドキュメント全体の品質の向上にも役立てられます。

マニュアルの作成だけでなく、管理が容易になるのも重要です。クラウドベースであれば、複数のメンバーがリアルタイムで編集を行えます。さらにバージョン管理の機能を使えば、マニュアルの変更履歴を容易に追跡し、いつ・誰が・どの箇所を変更したのかを確認できます。もし昔のバージョンに戻したいと考えた場合でも、過去のバージョンから選択するだけで済むため、修正の手間が必要ありません。

マニュアル作成ツールを選ぶ際の注意点

まず注意したいのは、目的・用途の明確化です。どのようなマニュアルを作成するのかを最初に決め、それに必要な機能を洗い出し、必要な機能を備えたツールを導入するのが基本となります。以下のQ&Aを見て、目的・用途を考えるとよいでしょう。

作成するマニュアルはどの種類のものか？（業務マニュアルや操作マニュアル、FAQなど）
マニュアルは主にテキストベースか、それとも画像や動画、図表を多用するか？
マニュアルの更新頻度や、バージョン管理の必要性はどの程度か？

操作が簡単かどうかも注意したいポイントです。複数のメンバーが利用する場合、とくにITリテラシーに差があるチームで使用する場合には、操作性の良さを第一に考えましょう。「ツールのインターフェースが直感的かどうか」「テンプレート機能が充実しているかどうか」「マニュアルの修正が簡単に行えるか」「サポート体制が充実しているかどうか」などが主な判断基準になります。

グローバル展開している企業や多国籍の組織では、多言語対応の必要性があります。マニュアル作成ツールによっては、自動翻訳機能や多言語のレイアウトなどが充実しているものもあるため、よく確認するとよいでしょう。

まとめ

マニュアル作成は、情報の整理・共有をするうえで欠かせません。マニュアル作成ツールを活用することで、作業の効率化や品質向上を図り、結果として組織全体の生産性を向上させられます。選び方の注意点を理解し、自社に合ったものを選定しましょう。

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