【2024年版】おすすめのワークフローシステム16選｜機能や料金相場、導入時の注意点

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化や効率化を図るために導入されるツールで、多くの企業が導入を検討しています。特に、手作業が多く煩雑な申請業務や承認フローをデジタル化することで、スムーズな業務遂行とコスト削減を目指す組織にとっては欠かせない存在です。

しかし、ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、それぞれに特徴や料金形態も異なるため、自社に適したシステムの選定にはポイントを押さえておくことが重要です。
本記事では、ワークフローシステムの基本的な機能や導入メリットから、選定時の比較ポイント、最新のトレンド、さらにはおすすめのシステムまで詳しく解説していきます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業や組織内での業務プロセスをデジタル化・自動化するためのツールです。具体的には、申請・承認などの繰り返し行われるプロセスや、複数の部署にまたがる手続きを効率的に管理・処理するために活用されます。

ワークフローシステムを導入することで、担当者間でのやり取りがオンラインで完結し、紙ベースの手続きやメールによる承認が不要になります。これにより、承認や手続きがスピーディーに進み、作業の抜け漏れや遅延を防ぎやすくなるといったメリットが得られます。
また、各種データが自動的に記録されるため、業務の可視化やデータ分析が可能となり、意思決定の精度も向上します。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、業務やコミュニケーションをしやすくするためのさまざまな機能が搭載されています。以下は、主な機能の概要です。

1. 申請・承認管理

ワークフローシステムの中心的な機能であり、申請や承認のフローを自動化します。定型化された申請フォームやルールに基づいて、担当者が承認依頼を迅速に送信・処理できるため、作業の遅延やミスを防ぎます。また、ステータス管理機能により、進行状況がリアルタイムで把握でき、承認待ちの案件を明確に管理できます。

2. 通知・リマインダー機能

承認依頼や完了通知が自動で送信される機能です。申請や承認の遅れを防ぐためにリマインダーを設定でき、忙しい担当者も漏れなく手続きを進めることができます。特に、長期間保留されている案件や期限が近い申請などに通知を送ることで、業務の停滞を防ぎます。

3. テンプレート機能

申請書や報告書など、頻繁に利用される書類のテンプレートを作成し、標準化されたフォームで業務を進められる機能です。これにより、申請のたびにゼロから書類を作成する必要がなくなり、業務の効率が大幅に向上します。複数の業務タイプに対応したテンプレートを設定できるシステムもあります。

4. アクセス権限管理

各担当者や役職ごとに、システムへのアクセス権限を制限する機能です。機密性の高い情報や特定の業務フローは、アクセスを制御することで情報漏洩を防ぎます。組織全体での管理が簡単になり、業務内容に応じた柔軟な管理体制を構築できます。

5. レポート・分析機能

各業務プロセスの進行状況や申請件数、処理時間などのデータを収集し、レポートやグラフとして可視化する機能です。これにより、ボトルネックになっている部分や業務の効率化ポイントを把握しやすくなり、業務改善や意思決定のためのデータとして活用できます。

6. 外部システムとの連携

他の業務システム（例：会計システム、ERP、CRMなど）とデータを連携させ、ワークフローシステムを中心にシームレスな業務環境を構築する機能です。データの自動同期や情報共有が可能になり、複数システムを横断する作業の効率が高まります。

7. モバイル対応

モバイルアプリやスマートフォン対応の画面を提供し、外出先やリモートワーク中でも申請や承認が行える機能です。業務場所に縛られず迅速な対応ができるため、特にフレキシブルな働き方を推進している企業に適しています。

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステムを導入することで、業務効率化や管理が楽になるなど、さまざまなメリットが得られます。以下は、主な導入メリットです。

1. 業務時間が短縮できる

煩雑な申請や承認フローがデジタル化され、ワンクリックで処理できるため、手作業での書類作成や確認が不要になります。これにより、業務全体のスピードが向上し、担当者の負担も軽減されます。また、リマインダー機能により手続きの遅延が防がれるため、スムーズに手続きが進められるでしょう。

2. コスト削減につながる

紙や印刷費、郵送費、保管スペースなど、アナログ処理にかかるコストが削減されます。また、承認業務や管理業務の省力化により、人的リソースを削減できるため、特に大量の書類が発生する企業にとっては大きなメリットがあります。

3. 業務が可視化され、ボトルネックが見つけやすい

各プロセスの進行状況や申請内容がリアルタイムで可視化され、担当者が状況を即座に確認できます。これにより、承認待ちの案件がどこで停滞しているのか、あるいはどの部署が遅れているかが一目で把握でき、問題の早期発見と対策が可能になります。

4. ミスが削減し、精度が上がる

ワークフローシステムによって手続きが自動化されることで、入力ミスや手続き漏れが防止されます。例えば、金額や承認者などの入力チェックが自動で行われるため、申請内容の精度が向上します。また、全てのデータがデジタルで保存されるため、後から内容を確認するのも簡単です。

5. コンプライアンスが強化される

申請や承認の履歴がデジタルで記録されるため、監査やコンプライアンスの観点からも安全性が向上します。アクセス権限の管理や承認経路の標準化により、業務フローが適正に運用され、万が一のトラブル時にも詳細な記録が確認できるため、リスク管理が強化されます。

6. リモートワークが推進できる

ワークフローシステムは、場所や時間にとらわれず、どこからでもアクセス可能なため、リモートワークを行う社員もスムーズに業務を進められます。特にモバイル対応システムの場合、スマートフォンやタブレットからも操作できるため、外出先でも承認や申請が可能となります。

7. 意思決定がしやすくなる

データの蓄積や分析機能によって、経営層は業務の状況を即座に把握し、迅速な意思決定が可能になります。プロセスごとのデータが可視化されるため、問題点や改善ポイントを具体的に把握でき、より的確な経営判断ができるようになります。

ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムには、企業のニーズや規模、業務フローの複雑さに応じたさまざまなタイプがあります。主なワークフローシステムのタイプを以下に紹介します。

1. クラウド型ワークフローシステム

インターネット経由で利用できるクラウドサービスとして提供されるタイプです。サーバーの設置が不要で、低コストかつスピーディに導入できるため、多くの企業が採用しています。また、外出先やリモートワーク環境でもアクセスしやすく、モバイル対応やセキュリティ対策が充実しているものも多いです。

2. オンプレミス型ワークフローシステム

自社のサーバーにインストールして利用するタイプで、企業内で完結するシステムです。クラウド型に比べて初期導入費用は高くなりますが、カスタマイズ性が高く、自社のニーズに合わせた柔軟な設定が可能です。また、データの保存先が自社内に限定されるため、セキュリティを重視する企業に向いています。

3. ノーコード/ローコード型ワークフローシステム

プログラミングスキルが不要で、ドラッグ＆ドロップ操作など簡単な操作で設定・カスタマイズが可能なタイプです。特に、システム担当者がいない中小企業や、自社での簡単な業務フローの変更が必要な場合に適しています。比較的安価で、すぐに導入できるメリットがあります。

4. ERP統合型ワークフローシステム

ERP（Enterprise Resource Planning）システムの一部として組み込まれ、企業全体の業務プロセス管理を包括的にサポートするタイプです。業務全体を一元管理できるため、情報の連携や業務の統合が求められる大企業に適しています。ERP統合型は、経理や人事、在庫管理など他の部門ともデータが連携するため、複数のプロセスを一貫して管理したい企業に向いています。

5. 専用業務向けワークフローシステム

特定の業務に特化したワークフローシステムで、経費精算や人事評価、契約管理など特定のプロセスに最適化されています。こうしたシステムは、特定の業務に必要な機能や設定が予め用意されているため、導入後すぐに活用できるケースが多く、業務効率化に直結しやすいです。

6. AI・RPA搭載型ワークフローシステム

AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）技術が搭載され、より高度な自動化が可能なタイプです。申請内容の自動仕分けや処理の優先度判定、過去データを基にしたレコメンド機能など、AIが学習しながら業務を最適化していく点が特徴です。単純な自動化だけでなく、判断が必要な業務にも対応できるため、複雑な業務を効率化したい企業に向いています。

ワークフローシステムの料金相場

ワークフローシステムの比較ポイント・選び方

ワークフローシステムを選ぶ際には、業務内容や予算に合わせて適切なシステムを選定することが重要です。以下に、比較の際に考慮すべき主なポイントをまとめました。

1. 自社の業務フローに合うか

導入予定のシステムが、自社の業務フローに適しているかを確認することが大切です。例えば、承認フローの複雑さや、プロセスのカスタマイズ性が必要な場合には、柔軟に設定が可能なシステムを選ぶと良いでしょう。また、特定の業務に特化したワークフローシステムは、経費精算や契約管理、人事申請など、部門ごとのニーズに応じて検討できます。

2.ユーザー数や拡張面で、長期的に使用できそうか

少人数での利用から始めて、後に利用者が増える予定がある場合は、今後の料金体系や成長に応じた柔軟な対応できるシステムであるかを確認しましょう。また、ユーザー数に応じた費用がかかるクラウド型の場合は、費用対効果も考える必要があります。

3. カスタマイズ可能か

業務プロセスは企業によって異なるため、カスタマイズの自由度があるかどうかも重要な比較ポイントです。オンプレミス型やパッケージ型では自社専用の設定がしやすいですが、クラウド型でもノーコードやローコード対応のシステムであれば、柔軟にワークフローを設計できます。

4. セキュリティ対策は万全か

特に機密情報や個人情報を扱う業務フローの場合、セキュリティの強さは重要な比較ポイントです。アクセス権限管理の柔軟さや、情報の暗号化、システム全体のデータ保護がどのように行われているかを確認しましょう。オンプレミス型は自社内での管理ができるため、セキュリティ面で優位と考えられることが多いです。

5. 外部システムとの連携機能はあるか

既存のERP、会計、CRMなどのシステムと連携が可能かどうかも重要です。ワークフローシステムが他のシステムとスムーズに連携することで、情報の重複入力が不要になり、業務全体が効率化します。API対応のシステムは、さまざまなソフトウェアと簡単に接続できるため、より利便性が高いです。

6. 導入コストと運用コストは最適か

導入時の初期費用や月額利用料などのコストも、比較に欠かせないポイントです。クラウド型は初期費用が低く月額課金が多いのに対し、オンプレミス型やパッケージ型は初期費用がかかる分、長期的に使う場合は費用対効果が高くなることがあります。導入後のサポートやアップデートにかかる費用も考慮しましょう。

7. サポート体制があり、使いやすいか

サポート体制やシステムの使いやすさも大切です。トレーニングやサポートが充実しているか、問い合わせ対応が速いかどうかを確認することで、導入後の定着をスムーズに進められます。また、インターフェースが直感的で操作しやすいものは、社員が早く使いこなせるため、定着率の向上にもつながります。

8. レポート・分析機能があるか

業務プロセスのデータを活用して、業務効率化や改善のための分析ができるかどうかも比較ポイントです。レポート機能が充実しているシステムは、プロセスのボトルネックを可視化したり、処理速度や申請件数の分析に役立ちます。

ワークフローシステムの導入手順

ワークフローシステムの導入手順は、事前準備や計画の立案から実際の導入、定着までを含みます。以下に、導入手順の一般的な流れをまとめました。

1. 導入目的を明確にする

まずは、ワークフローシステムを導入する目的を明確にします。業務の効率化やミス削減、コスト削減など、具体的な課題を洗い出し、その解決に必要な機能をリストアップします。目的が不明確だと導入後にシステムが活用されないリスクがあるため、現状の問題点とシステムで解決したい課題を明確にしておきましょう。

2. プロジェクトのチーム編成をする

ワークフローシステム導入のプロジェクトチームを編成します。プロジェクトには、システム管理者、業務部門の担当者、IT部門の担当者が参加するとスムーズです。各部門の意見を反映させることで、システムが現場のニーズに即したものとなり、導入後の定着も促進されます。

3. 要件定義・システム選定をする

導入目的に基づいて、ワークフローシステムに必要な機能や操作性を要件として定義します。その上で、複数のシステムを比較し、自社の業務フローに適したシステムを選定します。無料トライアルやデモの利用、ベンダーのサポート状況の確認なども行い、最適なシステムを選ぶとよいでしょう。

4. スケジュールと導入計画を作成する

システム導入に伴うスケジュールと計画を策定します。システムの設定期間、テスト期間、トレーニング期間など、段階的に計画を立てることで、スムーズな移行が可能になります。また、導入後の定着を見越して、周知やトレーニングのスケジュールも合わせて計画に含めます。

5. ワークフローの設計と設定をする

実際にワークフローをシステム上で設計・設定します。申請や承認のフロー、テンプレートの作成、役職ごとのアクセス権限設定など、業務プロセスに応じた詳細な設定を行います。この段階で、現場の担当者と一緒にテストを行い、設定内容が実務に適しているか確認し、必要に応じて調整します。

6. トライアルを活用する

本格運用の前にテスト運用を行い、ワークフローがスムーズに機能するか、トラブルが発生しないかを確認します。テスト期間中に現場からのフィードバックを収集し、設定内容を微調整します。また、テスト運用で得られた課題を洗い出し、修正や最終確認を行います。

7. 社内周知する

操作マニュアルを用意し、操作方法やトラブル発生時の対応を説明します。社員がシステムの使い方に慣れることで、導入後のスムーズな定着が期待できます。また、システム導入の目的やメリットを周知し、社員の理解と協力を促します。

8. 本稼働させ、同時にサポート体制を整備する

テスト運用が完了したら、本稼働に移行します。本稼働後は、初期の問題が出やすいため、迅速な対応ができるようサポート体制を整えておきます。また、定期的なメンテナンスやバージョンアップに備え、システムの維持管理の計画も立てます。

9. 導入後効果検証し、改善を図る

導入後、業務の効率化やミス削減などを定期的に効果検証します。実際にシステムが目的に沿って活用されているか確認し、改善が必要な点があればシステムや運用の調整を行います。定期的な評価と改善を行うことで、システム導入のメリットを最大化できます。

ワークフローシステムの最新トレンド【2024年版】

2024年現在、ワークフローシステムは業務効率化の要として進化を続けています。最新のトレンドを以下にまとめました。

1. AIとRPAの統合

人工知能（AI）やロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）の技術がワークフローシステムに組み込まれ、業務の自動化と効率化が進んでいます。これにより、単純作業の自動処理やデータ分析が可能となり、意思決定がスピーディーにできるでしょう。

2. ノーコード/ローコード開発の普及

プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップ操作でワークフローを構築できるノーコードやローコードのプラットフォームが増加しています。これにより、現場の担当者が自ら業務プロセスをデジタル化し、迅速な対応が実現できます。

3. クラウド技術を前提とした導入

クラウド環境での利用を前提としたクラウドネイティブなワークフローシステムが主流となっています。これにより、柔軟性が向上し、リモートワークや多拠点展開にも対応しやすくなっています。

4. モバイル対応の強化

スマートフォンやタブレットからでもワークフローの申請や承認が行えるモバイル対応が進んでいます。これにより、場所や時間を問わず業務が遂行でき、働き方の多様化に対応しています。

5. セキュリティ強化とコンプライアンス対応

情報漏洩や不正アクセスへの対策が強化され、GDPRや個人情報保護法などの法規制への対応も進んでいます。これにより、安心してシステムを利用できる環境が整備されています。

6. データ分析とBI機能の統合

ワークフローシステム内で収集されたデータを活用し、業務プロセスの分析や改善提案を行うビジネスインテリジェンス（BI）機能が統合されています。これにより、業務の最適化や戦略的な意思決定が支援されています。

おすすめのワークフローシステム16選

楽々WorkflowII

出所：楽々WorkflowII公式サイト

承認業務のペーパーレス化で業務改革！あらゆる承認業務の電子システム化が簡単・スピーディに実現。基幹システム連携対応の「パッケージ」や、すぐに簡単に導入でき、大規模運用も可能な「クラウド」など、予算や規模に合わせて様々なワークフローを提供しています。いつでもどこでも多国語も操作可能な電子化で、電帳法など電子保存の法制化の波を乗り越えよう！

ArielAirOne

出所：ArielAirOne公式サイト

【脱Notes支援特別パック実施中】業務デジタル化を強力に推進！ 大手企業の複雑なワークフローや画面設定にも対応した、 全社の情報基盤共有としてご利用をいただける製品です。 組織を横断するプロジェクトチームなどワークグループでの利用も可能で、 あらゆるスマートデバイスに標準で対応し、場所を問わずセキュアな情報参照を実現します。 現場でもテレワークでも効率的な情報共有を実現、業務資料のデジタル管理を可能にします。 ★脱Notes成功のキーファクター！「Notes移行ツール」搭載★ ArielAirOneのユーザーのうち、５割以上がNotesからの移行ユーザーです。 多くのNotes移行プロジェクトで実績を積み重ね、成長してきたツールだからこそ、管理者だけではなく、現場の負荷も最大限に削減することができます。

ActionPassport

出所：ActionPassport公式サイト

ActionPasportはいま使用している紙の書類をそのまま利用することで、ワークフローの電子化を実現するクラウドサービスです。書式の再利用に加え、多岐に渡る承認決裁ルートを自由に設定が可能です。柔軟・多彩な機能で業務負担をかけることなくワークフローの効率化を実現します。コンプライアンス強化のための決裁フローの可視化にも最適です。

Create!Webフロー

出所：Create!Webフロー公式サイト

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。クラウド版は初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

ジンジャーワークフロー

出所：ジンジャーワークフロー公式サイト

《ジンジャーワークフロー》の特徴
①人事・経理部の社内申請業務の効率化や申請書のペーパーレス化の課題を解決
②多様な承認経路に対応し、運用方法に合わせてカスタマイズが可能
③直観的に操作ができるのでシステムが苦手な方でも簡単に使える

X-point Cloud

出所：X-point Cloud公式サイト

『X-point Cloud』は、紙の書類イメージそのままに直感的な入力フォームで安心・お手軽に始められるワークフロークラウドです。ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、ストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。あらゆる申請業務を電子化することで、迅速な意思決定、業務効率化に繋げます。様々な業種・企業で導入されており、組織の特徴やそのニーズに合わせて利用が可能です。

Styleflow

出所：Styleflow公式サイト

直観的な操作でスピード導入を実現！高機能ワークフロー Styleflow！ 紙の稟議書で利用しているExcel/wordをそのままフォームへ変換できるので、紙からシステムへの移行しても申請・承認が簡単。ノーコードで簡単にすべての設定が可能なのでスピード導入を実現！

AgileWorks

出所：AgileWorks公式サイト

シリーズ累計導入社数4,000社を突破！『AgileWorks』は、複雑な業務にも対応する標準機能と高い拡張性を持つ中堅・大規模組織向けワークフローシステムです。
大規模かつ複雑な組織構造が考慮された設計で、人事異動や組織改編にも素早く柔軟に対応できます。昨年8月に製品リリースされたR3.0では「Web API」を実装するとともに「全文検索」や「ビジネスチャット通知」などの新機能が追加されたほか、利便性が大きく向上する「スマホアプリ」も利用可能となりました。さらに「ワークフロー統計情報の取得」が新たに可能となり、社内の申請承認業務の状況が可視化され、単なる電子化に留まらない業務効率化を推進します。お客様の企業規模やニーズに合わせてパッケージ版とクラウド版をお選びいただけます。

ジョブカンワークフロー

出所：ジョブカンワークフロー公式サイト

社内のあらゆる申請書をクラウド管理できるワークフローシステムです。 業務負担を軽減する他、組織の意思決定の高速化に貢献します。

HUEワークフロー

出所：HUEワークフロー公式サイト

HUEワークフローは、現場でかんたんに利用することができるワークフローサービスです。
スプレッドシート形式の申請フォームのため使い慣れた操作感で設定することができ、直感的にワークフローの設計ができるため、技術力がなくてもかんたんに現場部門で導入・運用することができます。
1ユーザー単位で購入できるサブスクサービスのため、まずは小規模でお試し利用しながら導入を検討したいお客様にもオススメです。

Questetra BPM Suite

出所：Questetra BPM Suite公式サイト

Questetra BPM Suite はワークフローや業務プロセスを「ドラッグ＆ドロップ」で可視化・構築し、デジタル化することができます。
構築されたワークフローは定形業務として運用することが可能なので、誰でも業務の流れや品質を保ち仕事を進めていくことができます。

また、人が進める処理工程とロボットやシステムが進める処理工程を一つのワークフロー内で管理することができるため、他のワークフローシステムでは実現不可能な高度な条件分岐や繰り返し処理も可能です。

Streamline

出所：Streamline公式サイト

「Streamline」は、クラウド型ワークフローシステムです。ペーパー業務の電子化（ペーパーレス化）により、テレワークを促進。より業務を効率化します。

コラボフロー

出所：コラボフロー公式サイト

「コラボフロー」は、WebとExcelが使える方なら誰でも簡単に作れ直せる、直感的な操作性を持つワークフローシステムです。稟議の承認や見積もり発行、入社手続きなど、紙や人に依存した社内のワークフローを改善し、場所を選ばず活用できます。

WaWaFlow

出所：WaWaFlow公式サイト

申請フォームは自由にお客様で作成可能。
複雑なルートも設定可能なワークフロー。
お客様の申請業務の改善を支援いたします。

kintone

出所：kintone公式サイト

「キントーン」は、サイボウズのノーコード・ローコードツールです。 ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、日々変化する業務にあわせた改良も簡単に素早くできます。 主な機能として「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の特性があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。

POWER EGG 3.0

出所：POWER EGG 3.0公式サイト

「POWER EGG（パワーエッグ）」は、グループウェアやWebデータベース、ワークフローなどの機能を備えた、統合型コラボレーションツールです。業務情報を集約することで生産性を向上、プロセスの可視化により業務改善を進めます。導入実績は約1400社。導入は必要な機能を必要なだけ、なのでスモールスタートが可能です。

まとめ

ワークフローシステムは、業務の効率化とデジタル化を推進するために欠かせないツールです。2024年には、AIやRPAによる自動化の進展、ノーコード・ローコード開発の普及、クラウドネイティブやモバイル対応の強化がトレンドとなっています。

これにより、業務の柔軟性とスピードが向上し、リモートワークや多様な働き方にも対応可能です。また、データ分析やセキュリティ対策も充実し、経営戦略の最適化にもプラスの影響を与えるでしょう。

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