【2024年】マニュアル作成ツールとは？選び方、種類、おすすめツール

業務手順やノウハウを分かりやすく文書化し、社内外で共有するための「マニュアル作成ツール」の重要性が急速に高まっています。これらのツールを活用することで、新人教育の効率化、業務の属人化の解消、さらにはサービス品質の向上が期待できるでしょう。

本記事では、「マニュアル作成ツール」とは何か、その必要性や種類、メリット・デメリット、そして導入の際に注目すべきポイントについて解説します。また、価格帯や選び方を踏まえた上で、おすすめのツールを厳選してご紹介します。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、業務手順や作業方法を文書化し、わかりやすく整理するための専用ソフトウェアやシステムを指します。従来、マニュアルはワードや表計算ソフトを使って作成されることが多かったですが、修正や更新に手間がかかることが課題でした。

一方で、マニュアル作成ツールは、直感的な操作でテキスト、画像、動画を組み合わせて作業手順を作成できるほか、テンプレートやクラウド共有機能などを備えているのが特徴です。これにより、チーム全体での情報共有がスムーズになり、作業効率が大幅に向上します。

企業規模や業種にかかわらず、業務の標準化や新人教育の効率化を目指す多くの企業にとって、マニュアル作成ツールは欠かせない存在となりつつあります。

マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールの導入メリット

マニュアル作成ツールを導入することで、業務効率や生産性の向上に直結する多くのメリットが得られます。以下では、具体的な導入メリットを解説します。

1. 業務の質が維持できる

マニュアル作成ツールを活用すると、業務手順や作業内容を一貫性のある形式でまとめることができます。これにより、業務のばらつきを防ぎ、一定の品質を保ちながら業務を進められます。また、最新の情報でマニュアルを更新しやすいため、常に最新の業務フローを維持できます。

2. 新人教育に活用できる

マニュアルが整備されていることで、新入社員や異動者が業務を早く覚えることができます。動画や画像を活用したリッチなマニュアルを提供できるツールなら、視覚的に理解しやすく、教育の質も向上します。

3. 無駄な時間とコストが削減できる

マニュアルを簡単に検索・参照できる環境が整うため、作業中の不明点を素早く解決できます。これにより、業務効率が向上し、無駄な時間を削減できます。また、トレーニングコストや作業ミスの削減にもつながります。

4. スムーズな情報共有ができる

クラウド型のツールを導入すれば、マニュアルを社内外で簡単に共有できます。これにより、プロジェクトチームやリモートワークのメンバー間で情報をスムーズに共有し、チーム全体の生産性を向上させることが可能です。

5. 属人化の防止につながる

特定の社員の頭の中だけにある業務ノウハウを文書化し、共有可能な形にすることで、属人化を防ぐことができます。これにより、社員の退職や異動が業務に与える影響を最小限に抑えられます。

6. 簡単に情報更新できる

マニュアル作成ツールでは、テンプレートやドラッグ＆ドロップ機能を使って簡単に内容を更新できます。また、組織や業務内容の変化に合わせて柔軟に拡張できるため、長期的な活用が可能です。

7. リモートワーク時代にも対応できる

リモートワークが普及する中で、オンラインで簡単にアクセスできるマニュアル作成ツールは、どこからでも利用できるため、働き方の多様化にも対応できます。

マニュアル作成ツールの導入デメリット

マニュアル作成ツールは多くのメリットをもたらしますが、導入時にはいくつかのデメリットや課題も考慮する必要があります。以下では、代表的なデメリットを解説します。

1. 初期費用が発生する

多機能なマニュアル作成ツールは、初期導入費用やライセンス料が高額になる場合があります。また、オンプレミス型ツールの場合はサーバー設置や保守のコストも加わるため、導入計画時に予算を慎重に検討する必要があります。

2. 導入・運用に時間がかかる

新しいツールの導入には、初期設定や既存データの移行が必要です。また、従業員に対してツールの使い方を教育する時間や労力がかかるため、短期間での完全な活用は難しい場合があります。

3. 期待していた効果が得られないケースも

企業の業務内容や規模に合わないツールを選定すると、期待していた効果を得られない可能性があります。機能が多すぎて使いこなせなかったり、逆に必要な機能が不足していたりすると、追加のコストや作業が発生するリスクがあります。

4. システム障害がおこる可能性がある

クラウド型ツールでは、サーバー障害やインターネット接続の不具合が発生すると、マニュアルが閲覧できなくなるリスクがあります。一方、オンプレミス型ツールでも、ハードウェアの故障やメンテナンス不足が問題となる場合があります。

5. セキュリティ面でのリスクがある

特にクラウド型ツールを利用する場合、データが外部サーバーに保存されるため、セキュリティ対策が十分でないと情報漏えいのリスクが高まります。ツール選定時には、セキュリティ体制を確認することが重要です。

6. 運用・更新の手間がかかる

ツールを導入した後も、マニュアル内容を最新の状態に保つためには、定期的な更新が必要です。これを怠ると、古い情報が残り、業務に混乱を招く可能性があります。また、専任の担当者が必要になる場合もあります。

7. 全社員への定着が難しい場合もある

ツールを十分に活用するためには、全社員が使い方を理解し、習慣化する必要があります。しかし、部署や個人によってツールの利用頻度やニーズが異なるため、全社的な浸透に時間がかかる場合があります。

マニュアル作成ツールの価格・費用・料金相場

注意点:
・無料プラン: 一部ツールでは機能を制限した無料プランあり。
・年額プラン: 月額料金より割安になる場合が多い。
・カスタマイズ費用: 特定機能の追加や細かい調整には別途費用が発生する可能性あり。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、企業の目的や業務環境に適したツールを選定することが重要です。以下に、選定時に注目すべきポイントを挙げます。

1. 業務内容や目的に合った機能があるか

マニュアル作成の目的を明確にし、それに適した機能が備わっているかを確認します。
・動画や画像を多用するなら、リッチコンテンツ対応ツールを選択。
・ ナレッジ共有が主目的の場合は、クラウド型で検索性が高いツールがおすすめ。

2. 使いやすいか

誰でも簡単に操作できるツールかどうかを確認します。
・直感的なインターフェースがあるか。
・非IT系の社員でも利用しやすいか。
・サポートやトレーニング資料が充実しているか。

3. 対応デバイスは何か

作成したマニュアルが、どのデバイスで閲覧可能かを確認します。
・スマートフォン、タブレット、PCなど、業務で利用する環境に対応しているツールが望ましい。

4. 他ツールとの連携が取れるか

既存の業務ツール（ERP、CRM、グループウェアなど）との連携が可能かどうか。
・ チームでの共同作業には、プロジェクト管理ツールやチャットツールとの連携が便利。

5. セキュリティ対策は万全か

クラウド型ツールの場合、セキュリティ対策が十分であることを確認します。
・データ暗号化やアクセス制限機能があるか。
・ISMSやGDPRなどの認証を取得しているか。

6. 導入後のサポート体制はあるか

・導入後の運用やトラブル時のサポートが充実しているか。
・日本語での対応が可能か。
・導入支援やFAQ、チャットサポートの有無を確認。

7. 価格とコストパフォーマンスは最適か

・予算内で必要な機能が揃ったツールを選ぶ。
・初期費用、月額利用料、追加費用などのトータルコストを比較する。
・無料トライアル期間があるツールで試用してから導入を決定するのも有効。

8. 自社の規模感や利用人数は適切か

・ツールが自社の規模や利用人数に対応しているかを確認します。
・小規模チームならシンプルなツール、大規模企業なら拡張性の高いツールが適しています。

おすすめのマニュアル作成ツール

マニュアル作成ツール EZLecture

出所：マニュアル作成ツール EZLecture公式サイト

EZLectureはマニュアルを自動作成するソフトウェアです。 特に社内で使用しているシステムの「マニュアル作成」「ユーザートレーニング教材作成」「ユーザーサポート」を得意としており、ユーザーが複数部署に跨るシステムの導入時等にご利用いただくと大きな効果を発揮します。 WordやExcel、HTMLにエクスポートするのはもちろん、ユーザーが新しい業務やシステム操作を理解し、短期間でシステム投資のリターンを得られることに重点をおいた動画マニュアルや体験型マニュアルも自動的に作成します。

DocBase

出所：DocBase公式サイト

DocBaseは、株式会社クレイが提供するナレッジマネジメントサービスです。マークダウン記法でドキュメントを作成するため、簡単に伝わりやすい情報を提供できます。また、入力サポート機能が搭載されているため、マークダウンに馴染みのない社員でも問題なく利用可能です。文書管理では、ラベル付与が可能なため後から取り出しやすく、公開設定も行うことができ、外部への公開も可能です。情報セキュリティの国際標準規格であるISO27001認証やISMS認定を取得しており、非常に強固なセキュリティが整っており、情報漏洩を防止します。

Teachme Biz

出所：Teachme Biz公式サイト

Teachme Bizは、画像や動画を使ったビジュアルベースの伝わりやすいマニュアルを誰でも簡単に作成・共有・管理運用できるクラウド型マニュアル作成・共有システムです。撮影した動画から静止画や動画の一部を切り出してステップに取り込める『スナップショット機能』や、該当者に必要な手順書を「タスク」として配信できる『タスク配信機能』など、特許を有する独自技術により手順書の作成・活用・管理を効率化します。

また、従業員の成長を支える『トレーニング機能』を備えているため、教育カリキュラムの作成や学習進捗確認にも有効です。

まとめ

目的に合ったマニュアル作成ツールを導入することで、業務の標準化、新人教育の効率化、情報共有の促進といった多くのメリットが得られます。一方で、導入には費用や教育コストがかかるため、ツール選定時には機能性、コスト、使いやすさ、セキュリティなどの比較ポイントをしっかりと検討する必要があります。本記事で紹介した内容を参考に、自社に合ったマニュアル作成ツールを選び、業務の効率化と組織全体の生産性向上を目指してください。

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