ビジネスの基本！「敬称」の正しい使い方

新年度を迎えると、新たな取引先が増えたり、担当者が変更になったりすることも多くなります。そこで、改めて見直しておきたいのがメールや手紙を送る際に使う「敬称」です。ビジネスの場では使い方を誤った場合、社会人としてのマナーが身に付いていないと相手側に判断されます。

今回は、敬称を使う場合の注意点についてご紹介します。

「様」と「御中（おんちゅう）」の使い方

「様」は手紙やメールの送付先が特定の人物であるときに使う敬称です。ただし、名前の後に使うのが原則なので注意しましょう。役職のある人に使う場合は、「〇〇営業部長様」ではなく、「営業部長　〇〇様」とします。これは手紙やメールだけでなく、口頭で呼ぶ場合も同様です。

ただ、相手の個人名が分からない状態の場合は、例外的に役職や担当者名に様を付ける場合もあります。例えば就職・転職活動の際、採用担当者の氏名が分からない場合は「採用担当者様」といった使い方をしても問題ありません。

一方、個人宛ではなく企業や部署など組織全体が送り先のときは、「御中」を使います。

「様」と「御中」は正確に使い分けるように注意し、「△△株式会社様」「営業部様」といった表記や、人名の後に「御中」を使用しないようにしましょう。

敬称を併記するのはNG

敬称は宛名の最後に１つだけつけます。よくある間違いが、

「△△株式会社　御中　営業部長　〇〇様」

というように、宛名の中に敬語が二重に使われている書き方です。この場合、途中の「御中」は必要ありません。

「△△株式会社　営業部長　〇〇様」

と書くのが正解です。

なお、組織名と個人名の書き方の順番は「会社名→部署名→役職名→個人名」となり、宛名が氏名のときは「様」、会社や部署の名前のときは「御中」を１つだけ使うことを覚えておきましょう。

相手が複数の場合は「各位」

「従業員各位」「株主各位」「関係者各位」など、個人宛の手紙やメールを複数人に送るときは「各位」を使うのが基本です。各位はそれ自体で敬称なので、「各位様」や「各位御中」といった使い方はしません。

なお、「各位」は送り先が多数になる場合に使いますが、あくまで受取人が個人である場合に用いる敬称です。宛名が特定の組織である場合は「各位」ではなく「御中」を使いますので注意しましょう。

「行」と「宛」の使い方

郵便物に返信用の手紙や封筒を同封する場合、宛名の下に付けるのが「行」や「宛」です。この場合、「様」や「御中」は送り主自身に対する敬称になってしまうため使用しません。

もし自分宛に送られてきた郵便物に「〇〇行」「〇〇宛」と書かれた手紙や封筒が入っていたときは、そのまま返信するのはマナー違反です。宛名が縦書きのときは、「行」「宛」に縦もしくは斜めの二重線を引いて消し、その下あるいは左に送付先が個人名であれば「様」、組織名であれば「御中」と書き加えます。宛名が横書きのときは、横もしくは斜めに二重線を引いて消し、その右側に「様」あるいは「御中」と記入しましょう。

「殿」は目下の人に対して使う言葉

一般的に「殿」は、上司など目上の人から、部下などの目下の人に対して使う敬称です。「営業部　〇〇殿」「営業部長殿」など　氏名と役職のどちらの後にも付記することができます。

近年、「殿」については、ビジネスの場での使用頻度が少なくなってきました。慣例上、「殿」を使っている場合ならともかく、特に必要がないならば、相手が目下の場合でも「様」を使うことに問題はありません。

敬称を間違えたときの対処法

メールの場合、送信後に敬称の誤りに気づいたときは、すぐにお詫びのメールを送信します。この場合、「急いでいたため」「仕事に追われていたため」などの言い訳は控え、素直に誠意を込めて謝罪をすることが大事です。

なお、敬称を付け忘れた場合、「敬称を付け忘れてしまって、申し訳ございません」など「忘れた」という表現を使うと相手の印象が悪くなります。「先ほどお送りしたメールにて、お名前に敬称が付記されておりませんでした」とし、それから「不快なメールを送信してしまい、誠に申し訳ございません」と謝罪の言葉を書きましょう。

送付物に宛名を書いている際に名前や敬称を書き損じた場合、修正した痕跡があると相手側に不快感を与えてしまうので、新たに書き直すのが基本です。宛名に白い修正液の付いた送付物は送らないようにしましょう。

特定の職種に使う「先生」

プライベートでは恩師に手紙やメールを送る場合などに使われますが、ビジネスの場でも、医師など特定の職種に連絡をする際に「先生」を使用することがあります。「先生」はそれ自体敬称ですので、「〇〇先生様」としないのがルールです。

また、医療機関では「御侍史（おんじし）」や「御机下（おんきか・ごきか）」という敬称も使われています。これは相手の医師の氏名が分かっている場合に使用し、「〇〇先生　御侍史」と使うのが一般的です。

手書きの場合は、漢字の表記に気を付ける必要があります。「御侍史」の「侍」を「待」、「御机下」の「机」を「枕」と書いてしまうケースが多いので注意が必要です。

まとめ

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ビジネスの場では、敬称は誤りなく使えていることが当たり前です。正確に使用することで社会人として高評価を受ける、ということはありません。しかし誤用するとマイナス評価につながりかねないでしょう。

サラリーマンとして長年勤めている人でも、間違った使用法をしているケースがあります。自分が普段どのような敬称を使っているのか、ベテラン・新人に関係なく定期的に見直してみると良いでしょう。