勤怠管理システム、平成の30年間でどこまで進化した？



従業員の勤怠管理は企業ごとに異なる部分もありますが、今ではスマホやICカードを使った方法が一般的になってきました。ICT技術の発展とともに、出勤・退勤の把握方法はよりスピーディに、かつ正確・厳密になりつつあると言えます。

では、平成の30年間において、企業における勤怠管理システムはどのような変遷をたどってきたのでしょうか？　

今回は平成時代における勤怠管理の方法・技術の変化について紹介します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業や事務所が、従業員の出勤・退社状況を正確に把握することです。日々の就労状況を記録し、始業から終業までの時間はもちろんのこと、時間外労働や有給休暇の取得状況なども管理します。

勤怠管理を正確に行うのは、賃金を適正に支払う上で不可欠なことです。また、勤務時間を管理・チェックすることで過度な労働を防ぐ効果も期待でき、従業員の健康を守る上でも重要な役割を果たしています。

出勤簿に時刻を書き入れる方法

勤怠管理を行う上で最も古くからあるのが、出勤・退社時間を記入するタイムカードに毎日を手書きで書いていくという方法です。手書き以外の方法では、別途勤怠管理システムを企業に導入する必要があるため、費用が発生します。そのため、従業員数が少なく、タイムカードの管理が容易な企業だと、今でも手書きによる管理が行われていることも多いです。

ただ、この方法は不正をしやすいという問題もあります。カードには時間が書かれていますが、「本当はいつ書かれたか」までは分かりません。後になって書き加える、修正するということが容易な環境だと、信頼性のある勤怠管理は難しくなります。

打刻機で出勤・退勤時間を管理

打刻機は、カードの差し込み口にタイムカードを挿入すると、所定の場所に正確な時間が分単位・秒単位で記録してくれる機器です。高度成長期の頃から全国的に普及し、平成が始まった1989年頃も、このタイプの勤怠管理が主流でした。

手書きによる管理のように後から修正するということができないため、不正を防ぐ効果が高いです。また、カードを挿入するだけで良いので、手書きの場合よりも手間が省けます。ただ、機器の置かれている場所でなければ打刻・記入できないので、営業などでいったん社外に出るとき、そして戻るときに、逐一打刻機の設置場所に立ち寄らないといけません。また、紙を使った管理である点は手書きの場合と同じであり、記入されている時刻が正確であっても、集計の際にミスが発生し賃金支払いに齟齬が発生する恐れもあります。

PC、スマホを使った勤怠管理

近年では従業員が持っているPC、スマホを使った勤怠管理が広まってきました。出勤、退社時に、画面上にあるボタンをクリック・タッチするだけで打刻が完了するので、打刻機を使う場合よりもさらに手間が省けます。営業などで外出する際も、わざわざ打刻機のある場所に立ち寄る必要がありません。

最近は時短勤務や在宅勤務など働き方が多様化していますが、PC・スマホを使ってネット上で勤怠管理を行えれば、どこにいても正確な就業時間を測定できます。しかも情報がすべてデジタル化されるため、人の手で集計をする必要がありません。ミスも避けやすく、より正確な勤怠管理を行えます。

ただ、PCやスマホの操作に慣れていない高齢の従業員だと、使いこなせるようになるまで時間がかかり、コストをかけて別途教育が必要となることも多いです。

ICカードによる管理方法

現在、従業員がICカードをカードリーダーにかざすだけで出退勤情報が記録できる、という勤怠管理システムも普及しつつあります。打刻機による勤怠管理に似ている部分がありますが、カードリーダーは打刻機よりもはるかに小さく、社内の各所に設置しやすいです。そのため、「わざわざ立ち寄る」という手間が打刻機よりも少なくて済みます。なお使用されるICカードは、社員証を兼ねていることが多いです。

出勤・退社時に「タッチするだけ」なので、PCやスマホで画面上のボタンをクリックするよりも素早くできます。管理する側・される側の双方にとって、合理性の高い勤怠管理システムだと言えるでしょう。

ただ、従業員側が「ICカードを落とす・無くす」というリスクがあります。もし落とした際に誰かに拾われると、社内に無断で侵入される恐れもあるでしょう。セキュリティ面での不安を払拭しきれないという点が難点だと言えます。

静脈認証でも行われている

まだ広く普及しているわけではありませんが、手のひらや指の「静脈の模様」を読み取って本人確認ができる装置を設置し、それによる勤怠管理を行うという企業も近年増えてきました。静脈の模様は人によって異なるので確実に本人認証ができ、しかも普段は目に見えないものなので、個人情報として読み取られる・盗まれるという心配がありません。ICカードに比べて、セキュリティ面での問題がより少ないと言えるでしょう。設置する機器も大きくない上、不正打刻も難しく、勤怠管理システムとしての完成度は高いです。

課題としてはそのような勤怠管理システムがあるという認知度がまだ低いことと、導入コストがやや高めであるという点が挙げられるでしょう。今後これらの課題が解決されれば、普及がさらに進むかもしれません。

まとめ

平成が始まった頃の勤怠管理は、手書きとタイムカードの打刻がメインでした。しかし今や、静脈認証による管理方法まで登場しており、平成の30年の間に出勤・退社管理の方法は大きく進化したと言えます。

ただ、どのような勤怠管理システムを採用すべきかについては、企業の業種や規模、さらには各企業の部署や業務内容によっても変わってくるでしょう。例えば小規模企業であれば従業員も少ないので、導入コストをかけずに手書きのタイムカードを使うのが最も合理的のようにも考えられます。各企業は、自社にとってどのような勤怠管理がベストなのか、改めて検討する必要もあるでしょう。

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