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情報持ち出し承認の課題と最適化：6割が申請項目の多さに不満

公開日2025/02/18 更新日2025/02/17 ブックマーク数
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情報持ち出し承認の課題と最適化

株式会社ボスコ・テクノロジーズ（本社：東京都港区、代表取締役：林 經正）は、情報持ち出しに関するセキュリティ対策を実施し、承認ワークフローを導入している企業において、情報持ち出しの申請を承認する情報システム担当者111名を対象に、情報持ち出しの承認フローに関する課題調査を実施しました。本調査により、情報持ち出しの承認にかかる時間やプロセス、管理上の課題が明らかになりました。

目次本記事の内容

  1. 情報持ち出しの申請から承認完了までの実態
  2. 情報持ち出しの承認ワークフローにおける課題
  3. 承認システムに求められる機能とは？
  4. まとめ
  5. おすすめ稟議・ワークフローのサービス一覧

情報持ち出しの申請から承認完了までの実態

1. 「1時間以内」で承認が完了する企業は43.2%にとどまる

情報持ち出しの申請から承認までの所要時間について調査したところ、「数十分以内」が20.7％、「1時間以内」が20.7％と、1時間以内で承認が完了する企業は4割に留まりました。一方で「半日以内」と回答した企業が27.1%と最も多い結果となりました。承認プロセスが長引くことは、業務の停滞やセキュリティリスクの増大につながる可能性があるため、迅速な承認フローの構築が求められます。

2. 承認ステップは「3段階以上」が約6割

情報持ち出し申請の承認ステップ数について調査した結果、「3段階」（46.8%）が最も多く、「4段階以上」（9.0%）と合わせると、約6割の企業で3段階以上の承認プロセスが設定されていることが分かりました。一方で、「1段階」で完了する企業はわずか6.4%にとどまっています。

3. 申請者1人あたりの月平均申請数は「10件以上20件未満」が最多

社員1人あたりの情報持ち出し申請件数について調査したところ、「10件以上20件未満」が31.6%と最多でした。これに次いで「20件以上30件未満」が25.2%となっており、多くの企業で頻繁に情報持ち出し申請が行われていることが分かりました。

情報持ち出しの承認ワークフローにおける課題

情報持ち出しの承認ワークフローにおける課題

1. 約6割が「申請項目の多さ」に課題を感じている

情報持ち出しの承認ワークフローに関する課題について調査した結果、「申請に必要な項目が多い」と回答した企業が58.6%にのぼりました。申請項目の多さが、承認プロセスの煩雑化や申請者の負担増加につながっていると考えられます。

2. 「承認済み情報の管理と追跡」に労力を感じる企業が51.4%

承認済み情報の管理や追跡に関しても課題が浮上しており、51.4%の企業が「承認済み情報の管理と追跡」に労力を感じていると回答しました。さらに、「申請者からの問い合わせ対応」（48.6%）や「申請内容の詳細な確認作業」（43.2%）も大きな負担となっていることが明らかになりました。

承認システムに求められる機能とは？

情報持ち出しの承認に関する課題を解決するために、企業が求めるシステム機能について調査したところ、

  • 「承認者の代理設定機能」（49.5%）
  • 「複数のデータ持ち出しを一括で申請・承認する機能」（47.7%）
  • 「リアルタイムの承認状況追跡」（45.9%）

といった機能が求められていることが分かりました。承認業務の効率化を進めるためには、こうした機能を備えたシステムの導入が重要となります。

また、91.9%の企業が、「承認ワークフロー付きの情報管理システムを導入することで、情報管理の安全性や安心感が高まる」と回答しており、安全で効率的な情報管理の必要性が高まっていることがうかがえます。

まとめ

本調査の結果、多くの企業が情報持ち出しの承認プロセスに課題を抱えていることが明らかになりました。特に、「申請項目の多さ」や「承認済み情報の管理と追跡」に対する負担が大きく、迅速な承認フローの構築や管理業務の効率化が求められています。

今後、企業が取り組むべき施策として、以下の点が挙げられます。

1. 承認プロセスの最適化
・承認ステップの簡素化
・申請項目の削減や自動入力機能の活用

2. 承認管理システムの導入
・代理承認機能の追加
・承認状況のリアルタイム追跡機能の導入

3. 情報管理の強化
・承認済み情報の一元管理
・監査対応を見据えたログ管理の徹底

情報持ち出しの承認フローを見直し、効率化と安全性の両立を図ることが、今後の企業にとって重要な課題となるでしょう。

参考記事）
PR TIMES｜【情報持ち出しの承認における課題とは？】約6割が、承認ワークフローの「申請項目の多さ」に課題感　51.4%から、「承認済み情報の管理と追跡」に労力がかかるとの声


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