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デジタル時代のファイル管理術｜失敗しない保管方法

公開日2025/06/04 更新日2025/06/03 ブックマーク数

現代では、さまざまな文書や資料がデータ化されており、それに伴ってファイル管理の重要性もますます高まっています。また、適切なファイルの整理と保管は、作業効率を向上させるだけでなく、データの紛失を防ぐためにも不可欠です。
こうした煩雑になりやすいファイル管理に役立つのが『クラウドストレージ』です。本記事では、クラウドストレージを活用した安全かつ効果的なファイル管理方法をご紹介します。

目次本記事の内容

1 デジタル時代におけるファイル管理の重要性
2 失敗しないためのファイル管理の基本ルール
3 おすすめのファイル管理方法
4 ファイル管理時の注意点
5 企業向けにファイル管理を徹底するなら

デジタル時代におけるファイル管理の重要性

ビジネスにおいてデジタルで対応する範囲が広がっている現代では、ファイル管理の重要性を認識し適切な対応を行う必要があります。ここでは、ビジネスとバックアップの2つの観点から重要性を解説します。

ビジネスにおける重要性

ビジネスにおいて、契約書や顧客情報などの重要な書類の適切な保管は、業務の信頼性と効率化に直結します。また、適切なファイル管理を行うことで、トラブルの未然防止に加え、重要な情報の不適切な取り扱いや情報漏洩のリスクも低減できます。ファイル管理の重要性を認識し、適切な対応を実施することで、信頼性を維持し、顧客や取引先との関係をより強固にできるでしょう。

バックアップの重要性

ファイル管理では、保管したデータのバックアップ体制を構築する必要があります。災害やシステム障害が発生した場合に備えて、重要なデータを複数の保管先にバックアップしていれば、リスクを最小限に抑えられるでしょう。また、バックアップの際には、クラウドストレージや外付けHDDなどを活用すると、データの安全性を確保しつつ同時にどこからでもアクセスできる利便性を得られます。なお、データによっては保存期間が定められているものもあるため、万が一の消失・破損には細心の注意を払わなければなりません。

例えば、電子帳簿保存法における文書の保存期間は、法人では会社法において最長10年、個人事業主では最長7年の保存が義務付けられています。電子帳簿保存法に違反をしてしまうと、罰則を受けるリスクもあるため、ファイル管理においてバックアップ体制の早期確立は急務と言えるでしょう。