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属人化から脱却するには？業務の見える化と情報共有の仕組みで引き継ぎをスムーズに

公開日2025/06/21 更新日2025/06/20 ブックマーク数
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属人化から脱却するには？業務の見える化と情報共有の仕組みで引き継ぎをスムーズに

「業務が属人化していて、引き継ぎがうまくいかない」「誰が何をしているかが分からない」─こうした悩みを抱える企業は少なくありません。業務の見える化やファイル管理の徹底、情報共有の仕組みづくりは、属人化からの脱却とスムーズな引き継ぎを実現するために欠かせません。本記事では、これらの課題をどのように整理・改善していくべきか、実践的なポイントを解説します。

目次本記事の内容

  1. 1 属人化による業務停滞のリスク
  2. 2 なぜ業務の見える化が進まないのか？
  3. 3 引き継ぎがうまくいかない原因とその実態
  4. 4 ファイル管理で実現する“業務の共有資産化”
  5. 5 情報共有の仕組みとして機能する「プラットフォームの活用」
  6. 6 まとめ：仕組みと意識で属人化を防ぐ

属人化による業務停滞のリスク

「この作業は〇〇さんしか分からない」「前任者が辞めてしまってやり方が不明」そんな状態に心当たりはないでしょうか。業務が属人化していると、担当者が休職・退職した際に引き継ぎがうまくいかず、業務の遅延や品質低下を引き起こす恐れがあります。また、作業のやり直しやトラブルの原因にもなりかねません。

属人化は一見、個人のスキルに依存して業務が回っているようにも見えますが、裏を返せば組織全体としての再現性や柔軟性を失っている状態とも言えます。組織力を高め、リスクを回避するには「誰がやっても同じように成果が出せる仕組み」を構築する必要があります。

なぜ業務の見える化が進まないのか？

属人化を解消するには、まず「業務の見える化」が不可欠です。これは業務の内容・流れ・使用する資料や判断ポイントを文書化・可視化することを指します。しかし現場では、見える化の取り組みが思うように進まないことも多くあります。主な理由は以下のとおりです。

  • ■日々の業務に追われ、文書化や整理の時間が取れない
  • ■書いても誰にも読まれない、活用されないという経験がある
  • ■そもそもどこから手を付ければいいか分からない
このような状況を改善するには、文書化や業務整理を「特別な作業」ではなく、日常業務の一部として仕組みに組み込むことが求められます。

引き継ぎがうまくいかない原因とその実態

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