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【ペーパーレス入門】クラウドで始めるファイルデジタル化ガイド

公開日2025/07/04 更新日2025/07/03 ブックマーク数
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ペーパーレス化

「デスクの上が、いつの間にか書類の山…」「過去のファイルを探すのに、書庫で何十分もかかる…」

こうした紙のファイル管理にまつわる悩みは、デジタル化で解決できます。本記事では、クラウドサービスの「デジタル化機能」に焦点を当てます。単なる紙資料のデータ化にとどまらず、必要な情報へ瞬時にアクセス可能な環境を整えることで、業務の生産性向上を実現します。デジタル化による業務改革の第一歩を、始めてみませんか。

目次本記事の内容

  1. 1 ファイルデジタル化機能の目的と役割
  2. 2 ファイルのデジタル化で活躍するユースケース
  3. 3 ファイルのデジタル化がもたらす絶大なメリット
  4. 4 ファイルのデジタル化を進める上での注意点
  5. 5 まとめ：ファイルのデジタル化は未来の働き方を創る第一歩

ファイルデジタル化機能の目的と役割

ファイルのデジタル化は具体的に何をするのか基本からご説明します。

デジタル化の第一歩！まずは紙をデータに変えることから

ファイルのデジタル化とは、請求書、契約書、名刺、会議資料といった紙の書類を、スマートフォンやスキャナを使って画像データ（主にPDF）に変換し、クラウドサービスなどを活用して保存・管理することです。

これにより、物理的な紙という制約から解放され、情報はいつでもどこでもアクセス可能なデジタル資産へと生まれ変わります。これは単に書類をスキャンして保存するだけでなく、現代の働き方に欠かせない、業務の根幹を支える重要な役割を担っています。

ただの画像じゃない！OCR（文字認識）が鍵

この機能の真価は、OCR（Optical Character Recognition：光学的文字認識）という技術にあります。

  • OCRとは？
    画像データの中から文字を見つけ出し、それを編集可能なテキストデータに変換する技術のことです。

OCR機能を使えば、デジタル化した書類はただの画像ではなく、検索できる、コピー＆ペーストできるテキスト情報を含んだファイルになります。
つまり、株式会社〇〇と書かれた請求書をスキャンすれば、後からファイル名だけでなく株式会社〇〇というキーワードで、その請求書を瞬時に探し出すことができます。この検索性こそが、デジタル化がもたらす最大の革命と言えるでしょう。

この機能は、以下のような目的で活用されます。

  • ペーパーレス化の推進: オフィスの紙を減らし、コスト削減と環境負荷の低減を実現する。
  • 情報共有の迅速化: テレワークや外出先からでも、必要な情報に即座にアクセスできる環境を構築する。
  • 業務プロセスの自動化: デジタル化した請求書データを、会計システムに自動で取り込むなど、手入力作業を削減する。
  • BCP（事業継続計画）対策: 地震や火災などの災害時にも、重要な書類データをクラウド上で安全に保護する。

ファイルのデジタル化で活躍するユースケース

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記事提供元



Fleekdriveは、契約書や請求書などの重要書類を安全かつ効率的に管理できる法人向けオンラインストレージです。
アクセス権限や操作ログ、ウイルスチェック、IPアドレス制限など多層的なセキュリティで、社内外のファイル共有と業務効率化を両立します。


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