【法人向け】ファイル共有を行う際の注意点と安全な共有方法

公開日2025/08/05 更新日2025/08/04 ブックマーク数

ファイル共有を行う際

デジタル化が進む現代において、企業の日常業務でのファイル共有の頻度は増加しており、それに伴いセキュリティの重要性も高まっています。情報への不正なアクセスや漏洩が企業の評価やブランドイメージを大きく損なう可能性があるため、適切なファイル共有方法の選定とそのセキュリティへの対応は必須となります。この記事では、ファイル共有を行う際の注意点と安全な共有方法について、法人向けの観点から説明します。

目次本記事の内容

1 ファイル共有前に確認すべきポイント
2 安全なファイル共有方法
3 法人向けの安全なファイル共有ならFleekdrive

ファイル共有前に確認すべきポイント

法人がファイル共有する際には、共有前に確認すべきポイントがいくつかあります。

重要なデータの選別

データの共有を行う際、最初に行うべきは、どのようなデータを共有してもよいか、そしてどのようなデータが非公開で保持されるべきかを明確にすることです。法人の視点では、顧客情報、機密性の高いビジネスデータ、研究や開発データなど、公開すべきでない情報が多々存在します。適切な共有を行うためには、これらの情報を適切に選別し、どの情報が共有可能であるかの基準を明確に設定する必要があります。

アクセス権限の厳密な設定

ファイル共有を行う際、アクセス権限を厳密に設定することも大切です。特定のユーザやグループのみにアクセスを許可することで、不要なアクセスや漏洩を防ぐことができます。また、閲覧のみ、編集不可、ダウンロード不可など、具体的な操作に対する制限も設定可能です。具体的には、部門や役職、プロジェクトの関与度などに基づき、アクセス権限を細分化することが求められます。例えば、人事データには人事部門のみ、財務データには財務部門のみがアクセスできるような設定を行うことで、情報の取り扱いをより安全にすることができます。

社内ルールの策定と徹底

データの漏洩や不正利用を防ぐためには、社員一人一人の行動が非常に重要です。そのため、社内でのファイル共有やデータの取り扱いに関するルールを明確に策定し、それを全従業員に徹底することが不可欠です。特に、USBメモリや私物のスマホ、個人契約したクラウドサービスなどの「シャドーIT」の使用は、情報漏洩の大きなリスクとなります。これらのデバイスやサービスは、企業のセキュリティポリシーの対象外であるため、不正なアクセスやデータの漏洩が発生しやすいといえるでしょう。社内でのシャドーITの使用を禁止するルールを設け、定期的な教育や確認を行うなどして、これらのリスクを最小限に抑える必要があります。