【無料DL可】マイカー通勤許可申請書テンプレート｜正しい書き方・記入例・注意点を企業人事向けに分かりやすく解説

マイカー通勤許可申請書は、従業員の安全確保と企業リスクの軽減を目的とした重要な書類です。
人事担当者が記載項目を見落としたり、法的要件を正しく理解していなかったりすると、思わぬトラブルや企業責任を問われるおそれがあります。

この記事では、マイカー通勤許可申請書の無料テンプレートの紹介に加えて、申請書の正しい書き方や注意すべき法的ポイントをわかりやすく解説します。

【無料DL可】マイカー通勤許可申請書テンプレート

Manegyでは、社会保険労務士作成のマイカー通勤許可申請書テンプレート（Word形式）を無料でダウンロードいただけます。
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テンプレート概要

• ファイル形式：Word（.docx）
• 作成者：湯瀬晶子（社会保険労務士）
• 所属：株式会社人材開発／湯瀬社会保険労務士事務所

マイカー通勤許可申請書

マイカーを利用して通勤をすることを許可してもらう書類

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マイカー通勤許可申請書の書き方と必須記載項目

マイカー通勤許可申請書は、法令で様式や記載項目が直接定められているわけではありません。

ただし、企業には労働契約法第5条の安全配慮義務や、自動車損害賠償保障法（運行供用者責任）などに基づき従業員の通勤時安全を確保する責任があります。
また、万一の事故で会社が「使用者責任」や「運行供用者責任」を問われるリスクを低減するため、申請書を用いて情報を把握・管理することが実務上必須となっています。

安全管理上、企業が確認すべき6つのポイント

1. 通勤経路

自宅から職場までの具体的な経路を明確に記載します。

自宅から職場までのルートを「◯◯市△△町 → 国道××号線 → 会社駐車場」のように記載し、所要時間・走行距離も明示します。
通勤災害の判定や合理性の確認に役立ちます。

2. 車両情報

使用する車両の詳細情報を正確に記載します。

車種、年式、ナンバープレート、車台番号、車検有効期限を記載し、車検証の写しを添付してもらいます。
期限切れ車両での通勤は認めない旨を就業規則や通勤規程で明文化しておくと安全です。

3. 任意保険加入状況

任意保険の詳細情報は最重要項目の一つです。

保険会社、証券番号、契約期間、補償内容、人身傷害・車両保険の有無を記入させ、保険証券の写しを添付します。
企業が定期的に更新状況をチェックし、無保険状態を防止します。

4. 使用期間

マイカー通勤の許可期間を明確に設定します。
許可は通常1年単位で付与し、車検・保険の更新月に合わせて更新手続きを義務づけると管理しやすくなります。

5. 駐車場の確保状況

駐車場の確保は物理的な前提条件です。

駐車場の所在地、契約区分（自社・月極・時間貸し等）、月額料金、契約期間を記載。
無断駐車や近隣トラブル防止のため、確実にスペースを確保していることを証明させます。

6. 管理者承認

申請内容の最終確認と企業としての責任の明確化を目的とします。

所属長・安全衛生管理者などが、業務内容・勤務シフト・公共交通の有無などを総合評価し、マイカー通勤の必要性とリスク低減策を確認したうえで承認します。
必要に応じて交通安全教育受講や誓約書提出も条件化すると効果的です。

申請理由の記載例

公共交通機関利用困難の場合

「職場が郊外に立地し、最寄り駅からバス便が少ないため」「複数の交通機関の乗り継ぎが必要で通勤時間が2時間を超えるため」など、具体的な状況を記載します。

時間外・夜間勤務が多い場合

「シフト制勤務のため早朝・深夜の出勤があり、公共交通機関の運行時間外のため」「緊急呼び出しが頻繁にあり、迅速な対応が必要なため」と記載します。

育児・介護等の事情がある場合

「保育園への送迎が必要なため」「家族の介護により通勤時間の短縮が必要なため」など、家庭事情を考慮した理由を記載します。

マイカー通勤許可申請書記載時の注意点

労働安全衛生法では、企業が従業員の安全配慮義務を適切に果たすため、申請内容について必ず事前に十分な確認を行うことが重要です。
記載ミスを防ぐため、通勤手当申請書や在職証明書など他の関連書類と記載内容が矛盾していないか確認しましょう。
マイカー通勤許可申請書は会社の正式な書類として発行されるため、必ず社印を押印し、承認日を明記します。

マイカー通勤許可申請時の添付書類リスト

マイカー通勤許可申請書と併せて提出を求める添付書類は、申請内容の真実性確認と法的要件の充足を目的として重要な役割を果たします。

必須添付書類：

• 運転免許証の写し（有効期限内であることを確認）
• 車検証の写し（車両情報との整合性を確認）
• 自動車保険証券の写し（補償内容の詳細確認）
• 駐車場契約書または使用承諾書の写し

推奨添付書類：

• 通勤経路図（手書きまたは地図アプリの印刷）
• 駐車場の位置図
• 必要に応じて医師の診断書（公共交通機関の利用が困難な場合）

FAQ｜マイカー通勤許可申請に関するよくある質問

Q：申請書の提出期限はどのように設定すべきですか？

申請書の提出期限は、審査期間と業務の継続性を考慮して設定することが重要です。
一般的には、マイカー通勤開始希望日の2週間前までの提出を求める企業が多く見られます。
新入社員の場合は、入社1ヶ月前までの提出を求めることで、入社時からスムーズな通勤が可能となります。

Q：家族の車を使用する場合の取り扱いはどうなりますか？

家族名義の車両を使用する場合でも、使用者本人の責任で申請を行うことが原則です。
ただし、車両所有者（家族）の使用承諾書の提出を求め、保険の被保険者範囲に申請者が含まれていることを確認することが重要です。

Q：許可の取り消しはどのような場合に行うべきですか？

許可の取り消しは、重大な違反や安全上の問題が発生した場合に行います。
具体的には、交通事故の頻発、保険の失効、駐車場契約の解除、飲酒運転等の重大な違反、虚偽申告の発覚などが該当します。
取り消しの際は、書面による通知と異議申立て機会の提供が必要です。

Q：パート・アルバイトにも発行は必要？

はい、雇用形態に関係なく発行が必要です。
労働安全衛生法は、雇用形態による区別を設けていないため、正社員と同様の対応が求められます。

Q：短期間（1ヶ月未満）のマイカー通勤希望の場合も正式な申請が必要ですか？

短期間であっても、マイカーを使用した通勤には同等のリスクが伴うため、正式な申請手続きを行うことが原則です。
ただし、簡易申請制度を設けることで手続きの負担軽減を図ることが可能です。
最低限、車両情報、保険加入状況、使用期間の確認は必須とし、駐車場については一時利用の確認でも可とする柔軟な対応が推奨されます。

まとめ

マイカー通勤許可申請書は、企業と従業員双方にとって、安全な通勤環境と適切なリスク管理を実現する上で欠かせない重要な書類です。

本記事で提供したテンプレートを活用し、記載すべき項目や法的な義務を正しく理解することで、人事担当者として自信を持ってマイカー通勤の許可手続きを進めることができるでしょう。

継続的な管理体制を整備し、定期的な更新確認や事故発生時の適切な対応など、長期的な視点での安全管理を実現することで、企業の信頼性向上と法的リスクの回避を実現できます。

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