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入社手続きでやるべきことは？必要書類・社会保険・税金の流れを総まとめ

公開日2025/08/10 更新日2025/08/08 ブックマーク数

人事

新たな人材を迎え入れる際に欠かせないのが「入社手続き」です。
対応の丁寧さやスムーズさは、入社した社員にとっての第一印象や、会社への信頼感にもつながります。
一方で、入社手続きには提出書類の案内、社会保険や税金の届け出、労働条件の通知など、対応すべき項目が多く、特に繁忙期にはミスや漏れが起こりやすい業務でもあります。

本記事では、人事担当者が押さえておくべき入社手続きの流れを、書類の準備から公的手続き、効率化のポイントまで、時系列でわかりやすく解説します。
新卒と中途で異なる対応の違いや、電子化に向けた実務対応など、現場で役立つ知識をまとめてご紹介します。

[ 目次 ]

入社手続きの重要性や目的

入社手続きは、単なる事務作業ではなく、社員と会社双方にとっての“信頼構築の第一歩”です。
労働契約の締結、労働条件の明示、社会保険や税金の手続きなどを通じて、企業としての法的な義務を果たすと同時に、社員に安心感を与える役割も担っています。

適切に行われた入社手続きは、社員の早期立ち上がりを促し、定着率の向上にもつながります。
逆に、手続きに不備や遅れがあると、会社に対する不信感やトラブルの原因になりかねません。

企業にとってはコンプライアンス遵守の観点からも重要であり、人事担当者が制度や手順を正しく理解し、確実に対応することが求められます。

入社手続きの流れ【時系列で解説】

入社手続きは、「内定通知」から「初出社後の各種届け出」まで、段階に応じて対応すべき事項が異なります。
以下に、一般的な流れを時系列で整理しました。

【1】内定後〜入社前

内定通知書・雇用契約書の送付・締結
入社に必要な書類の案内（履歴書・住民票・マイナンバーなど）
労働条件通知書の交付
就業規則や社内ルールの事前共有（必要に応じて）

【2】入社当日

本人確認書類の提出・回収
雇用保険・社会保険の手続きに必要な情報の確認
会社案内・研修資料の配布
業務環境（PC・ID・メールなど）の整備・案内

【3】入社後（できるだけ早期に）

社会保険・雇用保険の加入手続き（原則5日以内）
源泉徴収票や扶養控除申告書などの税務書類の提出確認
通勤手当・給与口座などの登録対応
就業規則・服務規程などの読み合わせ・説明会（任意）

入社手続きに必要な書類一覧とその目的

入社手続きでは、本人確認や法定手続き、給与計算に必要な各種書類の提出が求められます。
以下に、新卒・中途で共通の書類と、異なるケースが多い書類を一覧でまとめました。

【共通して必要な書類一覧】

書類名	目的・使用場面
雇用契約書	労働条件の確認・法的な雇用関係の証明
労働条件通知書	労働基準法に基づく労働条件の明示義務を果たすため
住民票記載事項証明書（または住民票の写し）	社会保険の加入・扶養確認、通勤経路の確認など
マイナンバー（個人番号）の写し	税・社会保険手続きに必要（給与支払報告書や健康保険の届出など）
扶養控除等申告書	年末調整や所得税計算の基礎情報として使用
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届	健康保険・年金の加入手続きに使用
雇用保険被保険者証	雇用保険加入の手続きに必要（再発行可）
通勤経路届	通勤手当支給のため、経路・金額の確認に使用
銀行口座情報（給与振込先）	給与支払いに必要

中途入社者に特有の書類

書類名	目的・使用場面
前職の源泉徴収票	年末調整での所得税計算に必要（中途入社の場合）
雇用保険被保険者番号	雇用保険の継続に必要（転職歴がある場合）

新卒社員に特有の書類

書類名	目的・使用場面
卒業証明書・成績証明書	最終学歴の確認に使用（会社によっては不要）
健康診断書	労働安全衛生法に基づく健康状態の確認（実施義務あり）
親権者の同意書（未成年者の場合）	労働契約締結時の法的手続きに使用（20歳未満の場合）

書類の提出は紙媒体に限らず、電子申請やクラウドストレージの活用が進んでいます。
人事の負担軽減や社員の利便性向上につながるため、デジタルツールの導入も検討しましょう。
提出漏れを防ぐためにも、チェックリストの活用や、提出期限の明確化が重要です。

入社後に必要な「社会保険・雇用保険・税務」の手続きとは？

入社手続きが完了した後も、人事担当者には社会保険・雇用保険・税務に関する法定手続きが求められます。
これらは提出期限が厳しく定められているため、対応の遅れがペナルティやトラブルにつながる可能性もある重要な業務です。

以下に、主な3つの手続きを紹介します。

【1】社会保険の手続き（健康保険・厚生年金保険）

項目	内容
提出書類	健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
提出先	日本年金機構（または電子申請）
提出期限	入社日から5日以内
備考	被扶養者がいる場合は「被扶養者異動届」も提出が必要

【2】雇用保険の手続き

項目	内容
提出書類	雇用保険被保険者資格取得届
提出先	管轄のハローワーク
提出期限	入社日の翌月10日まで
備考	雇用保険番号の確認や再取得が必要なケースもある

【3】税務関連の手続き（所得税）

項目	内容
提出書類	扶養控除等（異動）申告書（社員から提出）
提出先	社内保管（提出義務なし）※給与支払報告書は後日市区町村へ提出
提出期限	入社時に提出（給与計算開始前）
備考	中途入社の場合は前職の源泉徴収票も回収しておくと年末調整に活用できる

これらの手続きは、正確性と期限厳守が求められるため、チェックリストやシステムによる進捗管理がおすすめです。
また、電子申請（e-Govや社労士ソフト）を導入することで、手続きの効率化とミス防止にもつながります。

入社手続きをスムーズに進めるためのポイント

入社手続きは法令順守だけでなく、社員の第一印象や組織への信頼感にも影響します。
手続きをスムーズに進めるためには、事前準備・情報共有・仕組み化がカギとなります。
以下に実務で意識したいポイントをまとめました。

1. チェックリストやマニュアルを活用する

手続き漏れや抜けを防ぐために、入社手続き用のチェックリストを用意する
新卒・中途・パートなど雇用形態別のマニュアルを整備する
関係部署（総務・経理・ITなど）との連携項目も明記する

2. 入社前からの情報収集・連絡を徹底する

書類の提出期限や必要物を入社前に明確に伝える
フォーム入力やWeb提出を活用し、紙ベースのやり取りを最小化する
直前のキャンセルや書類の不備に備え、余裕をもったスケジュール管理をする

3. 業務環境の事前準備をする

アカウント発行、PCや社内ツールの準備を入社前に完了させる
オリエンテーションや研修資料を事前共有しておくと当日スムーズに実行できる
初日に混乱が起きないよう、受け入れ側の担当者にも情報を周知する

4. 社員側の「不安」を解消する視点を持つ

書類の書き方や提出方法をわかりやすく説明する
入社直後のスケジュール（1日の流れ）も案内しておくと安心感につながる
入社手続き＝“信頼の入り口”と捉え、丁寧な対応を心がける

こうした工夫を重ねることで、手続きの効率化だけでなく、新入社員の満足度や定着率向上にもつながります。
次の章では、近年注目されている「入社手続きの電子化」についてご紹介します。

入社手続きの電子化・効率化の方法

人事業務のデジタル化が進むなかで、入社手続きの電子化・効率化も重要なテーマとなっています。
手続きの電子化により、書類の回収漏れ防止、業務負担の軽減、データの一元管理など多くのメリットが得られます。

以下に、実務で取り入れやすい方法を紹介します。

1. Webフォーム・クラウドサービスの活用

GoogleフォームやSmartHR、freee人事労務などのツールを使えば、必要情報の入力・収集をオンラインで完結できます
提出状況の可視化、リマインド機能で回収漏れ・確認ミスの削減にも効果的

2. 雇用契約書・労働条件通知書の電子締結

電子契約サービスを使えば、印刷・郵送不要でスピーディに締結可能
電子契約は、労働基準法の要件を満たせば法的に有効とされており、書面交付義務のある文書も電子化が可能（※要説明書き・同意取得）

3. 社会保険・雇用保険の電子申請

e-Govや社労士向けソフトを利用すれば、役所に出向かずに各種法定手続きが可能
提出のタイムラグが減り、書類不備や期限超過のリスクも低減

4. 各種帳票のテンプレート化・自動生成

入社手続きに使う書類（例：扶養控除等申告書、通勤届など）を社内でテンプレート化しておけば、ミスを防ぎ作成時間も短縮
ツールと連携すれば、社員情報をもとに自動生成できるため、大量採用にも対応しやすい

【注意点】電子化にあたっての留意事項

労働条件通知書や契約書の電子交付には、事前の「本人同意」が必要（同意がない場合は紙の交付が原則）
セキュリティや個人情報保護の観点から、データ保存・アクセス権限の管理体制も重要

入社手続きの電子化は、「業務効率化」だけでなく、「社員体験（EX）」の向上にもつながります。
小さな部分からでもデジタル化を取り入れることで、人的ミスやストレスを減らし、制度運用の質を底上げすることが可能です。

【ケース別】入社手続きの注意点とQ&A

入社手続きでは、雇用形態や入社タイミングによって対応が異なるケースがあります。
ここでは、実際に人事現場でよくある3つのケースを取り上げ、それぞれの注意点とQ&Aをまとめました。

ケース①：中途入社で前職の退職直後に入社する場合

Q. 前職の雇用保険や社会保険との重複はどう扱う？

A. 社会保険や雇用保険は、退職日翌日からの空白期間がなければ資格の二重加入や手続きミスが起こる可能性があります。
前職の退職日と新しい会社の入社日を必ず確認し、資格取得日は入社日で申請しましょう。

Q. 前職の源泉徴収票が提出されない場合は？

A. 年末調整で正確な所得税計算ができないため、社員に提出を再依頼する必要があります。
入手困難な場合は、本人に確定申告を勧める対応も検討しましょう。

ケース②：新卒社員が未成年（18歳・19歳）の場合

Q. 労働契約の締結に保護者の同意は必要？

A. 民法上、未成年（20歳未満／2025年現在は18歳未満）でも就業年齢に達していれば契約は有効です。
ただし、会社としてのリスク管理上、親権者の同意書を取得する企業もあります。

Q. マイナンバー提出に本人確認が必要と聞いたが？

A. はい。
マイナンバー提出時は「番号の確認」と「本人確認」の両方が必要です。
顔写真付きの本人確認書類（運転免許証など）とセットで確認し、記録を残すようにしましょう。

ケース③：非常勤・パート社員の入社時

Q. 社会保険・雇用保険の加入要否はどう判断する？

A. 勤務時間・日数によって異なります。

社会保険：週20時間以上かつ年収106万円以上（条件あり）の場合に対象となることが多い
雇用保険：週20時間以上かつ31日以上の雇用見込みがある場合に加入義務あり就業条件の確認と判断基準のチェックが必須です。

Q. 勤務日数が不定期の場合の通勤手当は？

A. 日割りや実費精算など、雇用契約時に運用ルールを明確に定めておくことが大切です。
就業規則にも記載しておくと後のトラブル防止になります。

【テンプレート紹介】入社時に必要な書類を一覧で管理できるExcelフォーマット

入社手続きでは、雇用形態ごとに必要書類が異なるため、一覧で管理できる仕組みがあると便利です。
そんなときに役立つのが、マネジー事務局公認の「入社時提出書類一覧表」テンプレートです。

このテンプレートは、社会保険労務士・西方克巳先生の監修のもと作成されており、以下の4つの雇用区分ごとにシートが分かれています。

新卒社員用
中途社員（フルタイム・社会保険加入）
中途社員（雇用保険のみ加入）
中途社員（社会保険・雇用保険ともに加入なし）

それぞれの雇用形態に合わせて、提出書類を一覧で管理できるため、手続き漏れや回収忘れを防止するのに最適です。

入社時提出書類一覧表

入社時提出書類一覧表の内容としては、・新卒・中途（フルタイム）・中途（雇用保険のみ加入）・中途（雇用保険社保加入なし）の4シートに分かれています。個人情報を扱う書類が多いので、取り扱いに注意してください※本籍など機微情報は基本的に取得しないようにしましょう給与計算や所得税処理をアウトソージングしている場合は、『個人情報使用承諾書』も必要になりますので本サイトで別途ダウンロードしてください。『個人情報使用承諾書』https://www.manegy.com/template/detail/311こちらのでは、専門家が作成した入社時提出書類一覧表のエクセルのテンプレートを無料でダウンロードできますので、ぜひご使用ください。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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まとめ

入社手続きは、法令順守のためだけでなく、新入社員との信頼関係を築く重要なプロセスです。
書類の準備から社会保険・税務の対応まで、正確かつスムーズな対応が求められます。
近年は電子化による効率化も進んでおり、ツールの活用やテンプレートの整備が、手続きミスの防止や社員満足度の向上につながります。
本記事で紹介した内容を参考に、よりスムーズで安心感のある入社対応を実現しましょう。