【無料DL可】注意書テンプレートの概要と効果的な書き方を解説

注意書とは、従業員が業務上のミスや勤務態度の問題を繰り返した場合に、改善を促す目的で作成される文書です。
口頭での注意に比べて記録性が高く、後日のトラブル防止や懲戒処分・解雇の前段階として重要な役割を果たします。

しかし、表現を誤ると「パワハラ」と受け取られるリスクもあり、法的効力や社内での位置づけを理解したうえで適切に運用することが欠かせません。

本記事では、注意書の基本知識から書き方のポイント、提出・保管方法を解説します。
また、注意書テンプレートの紹介もしています。

【無料DL可】用途別注意書テンプレート一覧

Manegyでは、専門家作成の注意書テンプレート（Word形式）を無料でダウンロードいただけます。
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テンプレート概要

• ファイル形式：Word（.docx）
• 作成者：西方克巳（社会保険労務士）

注意書（業務ミス・ハラスメント）

本人の過失により会社に損害を与えたときや、セクハラ・パワハラなどで周囲に迷惑をかけた社員に対し、いきなり懲戒処分を実施するのではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。※赤字の箇所をアレンジしてお使いください【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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注意書（遅刻・欠勤）

遅刻や欠勤を繰り返す社員に対し、いきなり懲戒処分ではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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注意書の基本知識と法的効力

従業員向けの注意書は、労働契約に基づく使用者(会社側)の指導権限を文書化したものであり、適切に作成・交付することで法的な証拠力を持つ重要な文書です。
注意書を正しく活用することで、従業員の行動改善と企業のリスク管理を両立できます。

注意書・指導書・懲戒処分通知書の違いと使い分け

注意書は懲戒処分ではない指導段階の文書として位置づけられ、従業員の自主的な改善を促すことを目的としています。

一方、指導書は注意書よりもやや重い位置づけで、具体的な改善計画や期限を明示する場合に使用されます。
また、懲戒処分通知書は労働契約に基づく正式な処分であり、就業規則に定められた手続きに従って交付される法的拘束力を持つ文書です。

法的に有効な注意書の必須要件

注意書が法的な証拠能力を持つためには、問題となる事実を具体的かつ客観的に記載することが不可欠です。
曖昧な表現や主観的な判断ではなく、いつ、どこで、何が起こったかを明確に記述します。

次に、改善を求める内容と期限を明確に示すことが重要です。
単に問題を指摘するだけでなく、どのような行動を期待するのか、いつまでに改善すべきかを具体的に記載することで、従業員にとって理解しやすい指導となります。

パワハラにならない注意書作成のポイント

近年、職場におけるパワーハラスメントへの関心が高まる中、注意書の作成においてもハラスメント防止の観点を重視する必要があります。
威圧的な表現や人格を否定するような記載は避け、事実に基づいた客観的な指摘に留めることが重要です。

また、改善のための具体的な支援や研修の提供についても言及することで、建設的な指導であることを明確に示すことができます。

段階的な指導プロセスと注意書の位置づけ

効果的な従業員指導は、段階的なアプローチによって実現されます。
注意書は、この段階的な指導において重要な位置を占めており、口頭注意と懲戒処分の間の橋渡し的な役割を果たします。

口頭注意から書面指導への移行タイミング

段階的な指導の初期段階では、口頭による注意や指導が基本となります。
しかし、口頭注意だけでは改善が見られない場合や、問題が重大である場合には、書面による指導に移行する必要があります。

書面指導への移行タイミングとしては、口頭注意を2〜3回実施しても改善が見られない場合、または問題の性質上、記録を残す必要がある場合が挙げられます。

指導書→注意書→懲戒処分の適切な流れ

段階的な指導においては、指導の強度を段階的に上げていくことが基本原則となります。
最初の指導書では、教育的な要素を重視し、従業員の理解と改善意欲を引き出すことに重点を置きます。

注意書の段階では、より明確な改善要求と期限を設定し、改善されない場合の次のステップについても言及することが適切です。

各段階での記録の残し方と証拠保全

指導状況の詳細な記録を残すことは法的リスクの回避と効果向上の両面で重要です。
口頭注意の段階でも、日時、内容、従業員の反応などを記録に残し、継続的な指導の証拠として保存することが必要です。

改善期間の設定と経過観察の方法

注意書において設定する改善期間は、問題の性質と改善に要する時間を考慮して決定する必要があります。
一般的には、1ヶ月から3ヶ月程度の期間を設定することが多いですが、技能習得が必要な場合には、より長期間の設定も検討すべきです。

効果的な注意書の書き方とポイント

注意書の効果は、その記載内容と表現方法によって大きく左右されます。
明確で具体的な記載と建設的な表現を心がけることで、従業員の理解を促進し、行動改善につなげることができます。

具体的事実の記載方法（5W1H）

効果的な注意書作成の基本は、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）に基づく具体的な事実記載です。
曖昧な表現や推測ではなく、観察可能な事実を客観的に記述することで、従業員の理解と納得を得ることができます。

例えば、遅刻に関する注意書では「頻繁に遅刻している」という曖昧な表現ではなく、「令和6年7月1日から7月15日までの間に、5回の遅刻が発生している」というように、具体的な日時と内容を明記します。

改善要求の明確な表現方法

注意書における改善要求は、具体的で実行可能な内容として表現する必要があります。
「今後気をつけるように」という曖昧な表現ではなく、「今後は始業時刻の10分前には出社し、業務開始時刻までに作業準備を完了すること」というように、期待される具体的な行動を明示します。

受領確認と署名押印の重要性

注意書の法的有効性を確保するためには、従業員による受領確認が不可欠です。
最も確実な方法は、受領書への署名押印を求めることです。
注意書の末尾に受領確認欄を設け、交付日時、従業員の署名または記名押印を記載します。

注意書（業務ミス・ハラスメント）

本人の過失により会社に損害を与えたときや、セクハラ・パワハラなどで周囲に迷惑をかけた社員に対し、いきなり懲戒処分を実施するのではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。※赤字の箇所をアレンジしてお使いください【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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注意書（遅刻・欠勤）

遅刻や欠勤を繰り返す社員に対し、いきなり懲戒処分ではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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FAQ｜注意書に関するよくある質問

注意書の運用においては、従業員対応や表現上の配慮など、さまざまな実務上の課題が発生します。
ここでは、現場で特に頻出する質問について、実践的な対応方法をご紹介します。

Q：注意書がパワハラと受け取られないようにするには、どのような点に注意すべきでしょうか？

A：パワーハラスメントと指摘されるリスクを避けるためには、記載内容の客観性と表現の冷静さが求められます。
注意書では、相手の人格を否定するような記述や、威圧的な表現は避け、業務上の事実に基づいた具体的な事象と、それに対する指導の必要性を淡々と記載することが基本です。
指導の目的が業務改善や再発防止であることを明確にすることで、誤解を防ぐことができます。

Q：注意書を交付しても改善が見られない場合、次に取るべき対応は何ですか？

A：注意書を交付したにもかかわらず改善が見られない場合は、最終警告書の交付や、就業規則に基づく懲戒処分の対象とする判断が必要になる場合があります。
いずれの場合も、過去の注意経緯や本人の反応を記録に残し、処分に至る過程が合理的かつ適正であることを説明できる状態にしておくことが重要です。

Q：専門家への相談はどのようなタイミングで行うべきでしょうか？

A：注意書に対して従業員が法的措置をほのめかした場合や、労働組合が介入してきた場合、あるいはパワハラの疑いを指摘された場合には、できるだけ早い段階で社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談することが望まれます。
初動対応を誤ると、企業側の正当性が問われるおそれもあるため、法的観点からのアドバイスを受けながら慎重に対応を進めることが賢明です。

まとめ

従業員注意書は、適切な労働管理において不可欠なツールですが、その作成と運用には法的知識と実務的なスキルが求められます。
本記事で解説した段階的指導のプロセスと効果的な注意書の書き方を活用することで、従業員の行動改善を促進しながら、企業のリスク管理を実現できます。

重要なポイントとして、注意書は懲戒処分ではなく指導の一環であることを常に意識し、従業員の尊厳を保ちながら必要な指導を行うことが求められます。
提供したテンプレートを活用し、各企業の実情に合わせてカスタマイズすることで、より効果的な従業員指導システムを構築していただければと思います。

注意書（業務ミス・ハラスメント）

本人の過失により会社に損害を与えたときや、セクハラ・パワハラなどで周囲に迷惑をかけた社員に対し、いきなり懲戒処分を実施するのではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。※赤字の箇所をアレンジしてお使いください【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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注意書（遅刻・欠勤）

遅刻や欠勤を繰り返す社員に対し、いきなり懲戒処分ではなく、まずは注意書で通知しましょう。あわせて注意承諾書など注意を受け入れたことに同意する書類があると、裁判になった場合に安心です。【マネジー事務局公認テンプレート】このテンプレートはマネジーと提携している有資格者が監修したものです監修：社会保険労務士　西方　克巳

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