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紙提出の行政書類、スキャンして終わりで大丈夫？管理ミスを防ぐ方法

公開日2025/10/07 更新日2025/10/06 ブックマーク数

目次本記事の内容

1. 行政提出書類は保管が命！企業が守るべき保存義務とは？
2. 紙運用のままだと危険！行政提出書類に多い管理ミスとは？
3. 提出済み書類を電子保管すべき3つの理由
4. AI-OCRで行政書類を自動台帳化！検索・引継ぎもスムーズに
5. 文書管理システム導入で行政書類の管理レベルを底上げ！
6. まとめ：行政提出書類は“見つかる・提示できる”が基本！

1. 行政提出書類は保管が命！企業が守るべき保存義務とは？

企業や団体が国や地方自治体とやり取りする中で、「行政提出書類」は避けて通れない存在です。補助金の申請や許認可の取得、各種報告業務など、提出対象や頻度は業種によってさまざまですが、共通して重要なのは、その提出後の書類の「管理」です。

「スキャンしてPDF保存したから大丈夫」「紙で控えをファイルしておけば安心」と考えてはいないでしょうか。しかし、実際の行政運用では、受付印付きの控えが必要だったり、数年単位で保存義務があったりと、思い込みで済ませてしまうと後に大きなトラブルを招く恐れもあります。

この章では、行政提出書類の基本的な特徴や、企業が果たすべき保管義務について詳しく解説します。特に「控えの扱い」や「長期保存が必要な書類の種類」など、誤解されやすいポイントを整理しながら、適切な文書管理の第一歩をお伝えします。

1-1. 受付印付き控えの保存が求められる理由

官公庁に書類を提出した証拠として、「提出控え」や「受付印付きのコピー」を保存しておくのが一般的です。これは、行政側から「提出済みかどうか」を問われた際に即座に提示できるようにするためです。特に以下のような場面では、受付印付きの書類が必要になります。

・補助金の実績報告における提出証明
・各種許可更新時の過去提出実績確認
・監査や行政指導時の証跡としての提示

提出控えの有無は、企業としての信頼性にも直結します。そのため、単に「提出した」という事実だけでなく、「いつ・どのような内容を・誰が提出したか」といった記録を、正確に残すことが求められるのです。

【図1：行政提出書類と控えの流れ】

このように、提出控えは証跡・証明として法的根拠を持つ記録資産である点に注意が必要です。

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記事提供元

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東証プライム市場に上場しており、企業や自治体など幅広い顧客への導入実績があります。