領収書をスマホで撮影した際の注意点とは？経理担当が知っておくべき法令対応をわかりやすく解説

近年、電子帳簿保存法 の改正により、領収書の電子化が企業の経理業務で急速に進んでいます。
特に、スマートフォンで撮影した領収書を経費精算に利用するケースが一般化しており、外出先からの申請やクラウド保存を通じた効率化が可能になりました。

ただし、法令上の要件を満たさずに保存・処理を行うと、会計処理の正当性を損なうリスクが生じるため注意が必要です。

スマホなどで撮影した領収書の写真でも経費精算は可能

スマホで撮影した領収書の画像データは、電子帳簿保存法上のスキャナ保存要件を満たすことで、紙の原本と同等の法的効力を持ちます。

2016年以降の法改正によって、スマホやデジタルカメラで撮影した画像もスキャナ保存の一種として認められています。
領収書をスマートフォンで撮影してデータ化した場合、経費精算システムやクラウド会計ソフトと連携させることで、従業員は外出先からでも経費申請を完了でき、経理担当者はシステム上での承認・仕訳処理を自動化が可能となりました。

ただし、税務調査時などに備えて、入力時点の真実性と改ざん防止を確保できる運用体制を整えることが求められます。

領収書をスマホで撮影する際の基本的な注意点6つ

1. 必ず原本が写るように撮影する

領収書撮影時は、紙面全体がフレームに収まるように撮影し、端が切れていないか確認する必要があります。
内容の一部が欠けている場合、証拠書類としての真正性を欠くため、経費計上が否認される可能性があります。

影や一部欠損を避けるため、平坦な場所に置き、真上から撮影するのが基本です。

2. 必要な項目が読み取れることを確認する

撮影後は、発行日付、金額、取引先名、支払内容が判読可能であるかを確認してください。
電子帳簿保存法では、検索機能を確保するため、これらの項目をデータ管理項目として登録することが義務付けられています。
OCR機能付きアプリを活用すれば、画像から自動で文字情報を抽出し、入力作業の手間を削減できます。

3. 撮影時の影や反射に注意する

照明や太陽光が反射すると金額や文字が読み取れなくなる場合があります。
室内では蛍光灯の直下を避け、自然光の下で撮影するなど、撮影環境の工夫が重要です。

ガラス面や光沢紙のレシートでは、反射を防ぐために傾斜をつけて撮るのも有効です。

4. 解像度・画質を適切に設定する

電子帳簿保存法では、重要書類（契約書・領収書・請求書など）の場合、白黒（グレースケール）撮影では認められないため、必ずカラー（RGB各256階調以上）で撮影する必要があります。

ただし、一般書類（見積書・注文書など）については、グレースケールでの保存も認められています。

5. 保存・管理方法に気を付ける

撮影後のデータはクラウドストレージや経費精算システムにアップロードし、日付・金額・取引先で検索可能な状態で管理する必要があります。
改ざん防止のため、訂正や削除の履歴を確認できるシステムを利用することが推奨されています。

6. 他人の個人情報が含まれていないか確認する

領収書に従業員名や顧客名が記載されている場合、社内共有時には個人情報保護の観点から適切な取扱いが必要です。
必要に応じてマスキングや限定公開機能を用いると安全です。

領収書のスマホ撮影が必要とされるシーンとそのメリット

経費精算の効率化

外回り営業や出張の多い従業員が、領収書をスマホで撮影して申請できるようにすれば、提出の手間を大幅に省けます。
経理部門では、電子データをもとに自動仕訳・タイムスタンプ付与が行われ、経費処理のサイクルを短縮できます。
また、ペーパーレス運用によりファイリングや検索の手間も削減され、担当者の業務効率向上につながります。

紛失防止やペーパーレス化による利便性

スマホ撮影によって、紙の領収書を紛失するリスクを低減できます。

クラウドサービスに保存すれば、端末が破損してもデータ復旧が容易であり、税務調査対応もスムーズです。

スマホで撮影した領収書の法的効力や電子帳簿保存法の注意点

電子帳簿保存法における要件

電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存要件では、領収書などの「重要書類」は、以下のいずれかの方式で電子化する必要があります。

ただし、訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムなどを使用する場合は、タイムスタンプの付与は不要です。

また、企業が定めた業務処理サイクル（最長2カ月）内での入力が許容されますが、この制度を採用するには社内規定の整備が前提です。

さらに、検索機能によって取引年月日・金額・取引先などを特定できるようデータ管理をする必要があります。これらを満たさない場合、法的に電子データが有効書類とみなされないおそれがあります。

改ざん防止のための対策

タイムスタンプの付与は改ざん防止の基本です。

経費精算システムやクラウド会計ソフトを利用することで、画像の変更・削除履歴が自動的に記録され、監査対応にも有効です。
また、社内で撮影・承認・保存までのフローを明確化し、担当者が操作マニュアルを共有しておくことが重要です。

適切な保存期間と管理方法

電子データの保存期間は、法人の場合は原則7年間（欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間）、個人事業主の場合は5年間または7年間です。
税務調査時には、画面上で即座にデータ検索・出力できる体制を求められます。

スキャナ保存を行う場合は、14インチ以上のカラーディスプレイを備えるなど、国税庁の定めた「見読可能装置」の条件を満たす必要があります。
なお、電子取引データ保存の場合は、ディスプレイサイズの指定はありません。

FAQ｜スマホなどで撮影した領収書に関するよくある質問

Q: 領収書はスマホでスクショして保存してもいいですか？

電子的に交付された領収書（PDFやメール添付など）の場合、スクリーンショット保存が認められます。
ただし、紙の領収書を撮影せずにスクショしただけでは法的要件を満たしません。
撮影またはPDF保存によるスキャナ保存方式を選択しましょう。

Q: 領収書は写真でもOK？

はい。
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たしていれば、写真データを原本扱いにできます。
タイムスタンプや改ざん防止機能を備えたクラウド経費システムの導入が推奨されます。

Q: iPhoneで領収書を撮影するにはどうすればいいですか？

通常のカメラアプリでも要件は満たせますが、経費精算アプリを使うと効率的です。
アプリにはOCRによる自動入力とタイムスタンプ付与機能が搭載されており、社内承認フローにも対応します。
撮影後は経費申請フォームに自動添付されるため、申請から承認までの時間を短縮できます。

Q: 請求書は写メで撮影して保存しても大丈夫？

請求書も領収書と同様、撮影データでの電子保存が認められます。
ただし、契約書や注文書などの関連書類と合わせて、業務処理サイクル内に保存手続きを行う必要があります。
請求書の改ざん防止にもタイムスタンプ付与と検索機能の確保が必須です。

まとめ

領収書をスマホで撮影して経費精算に利用することは、電子帳簿保存法の要件を満たせば合法的かつ効率的な方法です。
2022年の改正および2024年の完全義務化により、手続きは一部柔軟になったものの、撮影時の画質・保存期間・タイムスタンプなど厳格な基準が残されています。

経理担当者はクラウド会計ソフトや経費精算システムを活用し、改ざん防止・検索機能を確保した運用体制を整えることが重要です。

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