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「Excelの便利機能活用術」 売上実績から顧客をランク分けし、営業活動を効率化

公開日2019/09/19 更新日2019/09/20
「Excelの便利機能活用術」 売上実績から顧客をランク分けし、営業活動を効率化

Excelで売上の範囲に応じて、4段階にランク分けをしたいとする。そのような場合はVLOOKUP関数の「近似一致」での検索を利用すると効率的だ。

ランク分けのケースで使うべき関数は、IF？ VLOOKUP？

売上の実績に応じてランク分けをしたいケースはしばしばある。例えば図1顧客管理の表では、B4セル以降に、顧客ごとに過去3年間の売上の累計データが入力してある。そして、以下の基準値を示した対応表を基に、売上に応じて顧客をA～Dの4段階にランク付けしたいとする。

図1

また、ランクの基準値を示した対応表は以下のように定義した。

売上（百万円）
----------------
500以上 A
300以上 B
100以上 C
100未満 D

このような売上の数値に応じたランク付けは、IF関数を使えばできないこともないが、IF関数がいくつも入れ子になるなど、数式が非常に長くて複雑になり、使いづらい表となってしまう。また、もし、ランクの段階を増やす必要が生じた場合、いっそう複雑さは増す。

この場合、IF関数ではなく、VLOOKUP関数を使うのが効率的だ。完全一致ではなく、近似一致で検索すれば、数値の範囲で検索し、ランクを抽出できる。

対応表はこう用意すべし

まずはランク付けの基準値を示した対応表を用意。今回は図2のように、E3セル以降に用意した。対応表の1列目には、基準となる数値を昇順で並べる。この1列目に入れた数値以上、同じ1列目で次の行の数値未満の範囲で検索が行われる。例えば図2のE6セルなら、値は300が入力されており、次の行のE7セルには500が入力されている。そのため、300以上500未満の数値が検索される。2列目には対応するランクの文字列を入れておく。

注意が必要なのは、もっとも低いDランクの数値だ。今回のランク分けでは、Dランクは上記表では100未満と記しているが、0以上100未満と同義なので、1列目の数値には0を指定する。

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ビジネスのサプリメントサイト「ビズサプリ」
ＮＥＣネクサソリューションズが運営。注目の経営者や スポーツ選手へのインタビュー、元ＮＨＫアナウンサー松平定知氏による書き下ろし歴史秘話、朝礼スピーチで使える小ネタなど、ビジネスに役立つ情報が満載です。

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