採用面接のドタキャン・辞退を防ぐために人事ができること

公開日2019/10/22 更新日2022/11/06

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最近の採用の現場では、やっとの思いで求人への応募者を見つけて「採用担当者との面接スケジュールを調整したにも関わらずドタキャンされた」といった話や、複数回の選考を経て「採用通知を出したのに、その後、辞退されてしまった」という話しが後を絶ちません。中には理不尽な対応をする求職者もいるのかもしれませんが、売り手市場となっている今日だからこそ求職者のせいにしているわけにもいきません。ドタキャンや辞退を防ぐために求人企業や採用担当者は、求職者対応により一層の神経を使うべきなのは言うまでもありません。以下では採用担当者として、応募者のドタキャンや採用内定者の辞退を避けるためにできることをご紹介していきますので、参考にしてみてください。

1.面接前にドタキャンされる理由

面接前のドタキャンですが、応募者の状況によって防げる理由と防げない理由があります。採用担当者側からするとドタキャンでも、応募者からすると予定通りというケースもあるのです。そこで、実際にどのような経緯で、ドタキャンが発生するのかを知っておくことが大切です。

1-1.仕方ない理由

面接がドタキャンされる理由を考えてみれば、大きく3つに分かれます。まず1つ目は、弔事や体調不良をはじめとする仕方ない理由です。就業しながら転職活動している場合には、緊急でどうしても抜けられない仕事が生じることもあるでしょう。これらは突発的に面接へと足を運べない事情が発生しているので、応募者の意思によるドタキャンではありません。状況が許されるのであれば、事情を考慮して後日に日程調整するなどしたほうが、後々に相互のメリットへとつながっていくと考えられます。

1-2.防げる可能性のある理由

一方、他社で内定をもらった、面接前に志望意欲が下がったといったことを理由にドタキャンされる場合もあります。比較された結果、競り負けているのですから、仕方ない理由の一種であるように思えるかもしれませんが、これらは人事の工夫次第でいくらか防ぐことのできる要因も含まれています。単純に考えてみても、競り負けているのであれば、その逆のケースも十分に考えられます。下記で詳しくご紹介しますが、志望意欲を損なわせないよう綿密なフォローを入れたり、採用通知を出すまでに求職者が不安に思っている要因をカバーしたりするなどの工夫がドタキャン防止に有効です。

1-3.理由が分からない

最後に、理由がわからずドタキャンされる場合もありますが、これは人事にはどうしようもありません。理由がわからない場合とは、一方的にキャンセルのみを伝えられるか、または連絡さえしてこないケースが多いためです。日頃から応募者に向けて真摯に振る舞う以外ありません。

2.面接前のドタキャンを防ぐために人事ができること

2-1.スピーディーな日程調整

面接前にドタキャンを防ぐには、まずスピーディーな日程調整を心がけましょう。応募を受けてから選考プロセスに素早く入ってもらうようにするだけで、応募者が他の企業に目移りしてしまうリスクを低減させられます。加えて、早々に転職先を決めたいと考えている応募者にとって、選考プロセスが早期に進んでいくのはとても歓迎すべきことであり、より一層の好感度を得られるでしょう。

2-2.応募者のことを考えた丁寧な対応

採用面接は企業を代表して、その企業の顔として応募者とコミュニケーションを交わす場であるため、そこで受けた印象によって応募者の就業への熱意は大きく左右されます。スピーディーな対応はもちろんですが、いざ面接の場においても丁寧な対応を心がけるようにしましょう。その際、持参する持ち物を少なくするのもポイントです。必須のようになっている履歴書や職務経歴書を用意するだけでも、応募者にとっては手間をかけなければなりませんので、それら以外に用意すべきものを設定していると、とても面倒に思えてしまうものです。気軽に面接へと来てもらえるようにすれば、自然とドタキャンされる確率も減っていくでしょう。

2-3.リマインド連絡を入れる

そして、リマインド連絡を入れるのも効果的です。面接の前日、もしくは前々日あたりに面接の日時の確認連絡を入れるようにすれば、応募者は自分を待っていることを再認識できるため、より足を運びやすくなります。その連絡によってドタキャンではなく、通常の日程変更として済ませられる場合もあります。

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