内定承諾に繋がる採用内定通知書の書き方とは？採用内定通知書のポイントを徹底解説

公開日2019/11/14 更新日2019/11/15

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採用内定通知書は、選考を通過した採用決定者に向けてその旨を伝えるためだけのものではなく、その人材に内定を承諾してもらう目的も兼ねて送付する書面です。通知書の内容および送り方によっては、内定者に入社後の不安を抱かせてしまい、内定を辞退されてしまう可能性も生じるため、細部までこだわりながら雇用契約のクロージングを目指す必要があります。以下では、採用内定通知書の必要性や、そこに記載すべき内容、送付方法などをまとめていきますので、今後の参考としてください。

1.採用内定通知書の必要性

1-1.求職者に内定を実感してもらうため

採用決定の通知を電話だけで行い、以降の流れを伝えているだけの企業も多くありますが、内定者に入社承諾してもらう可能性をできるだけ高めようとするならば、採用内定通知書を活用したほうがいいでしょう。この書面があるだけで、内定者に“自分が評価された”という喜びを与えられるとともに、内定を実感してもらえます。電話だけで済ます通知よりも、書面での通知のほうがフォーマルで重々しいため、内定者に辞退しづらい想いを抱かせる効果も期待できます。

1-2.求職者との認識の齟齬をなくすため

また、“言った、言わない”の話となってしまわないよう、重要な情報を書面で送付するのはビジネスの基本であり、人事でも同様です。求人者と求職者は相互に自分を売り込んでいるのであり、求人者である会社側は採用決定者との雇用契約の締結を目指して最終的な詰めを行っていきます。このように考えれば、重要な契約を結ぶために欠かせない情報をやり取りする採用内定通知書はとても大切なものであると理解しやすいのではないでしょうか。

1-3.企業側の誠意を見せるため

確かに、採用内定通知を電話で済ませてしまうことができれば、負担が少ないので人事担当者にとって助かるかもしれませんが、あえて一手間加えることで、内定者に向けた誠意を見せられるとも考えられます。自社の戦力になると判断して採用を決定した人材なのですから、入社してもらえるように企業側も熱意を持って対応していく必要があり、そのために一役買ってくれるのが採用内定通知なのです。

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