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管理部門も知っておきたいプレゼンのコツ

公開日2019/12/15 更新日2019/12/16

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新企画の提案、新規事業開発会議、会社説明会など管理部門の業務の中にはプレゼンしなければならないシーンが度々あります。ところが徹夜でプレゼン資料を作り、一所懸命プレゼンをしても、相手にプレゼンをよく理解してもらえないケースが少なくありません。どうすれば良いプレゼンができるようになるのでしょうか。

目次【本記事の内容】

良いプレゼンとはどの様なプレゼン
資料での注意点
気を付けたい話し方
まとめ

良いプレゼンとはどの様なプレゼン

プレゼンの目的は「相手に理解してもらう、相手に行動してもらう」ことです。ところが、「プレゼントは相手を説得すること」と誤解している管理部門スタッフが少なくありません。

説得とは「相手を説き伏せる」ことです。したがって、その場では相手を説得できても、その後、「企画採用の検討をしてもらえない、提案がひっくり返された」などが起こります。

したがって、プレゼントとは「相手を説得」することではなく、相手に「十分理解してもらい、こちらの味方となって行動してもらう」ことに他なりません。そのためには「良いプレゼン」が欠かせません。

プレゼンの世界では、良いプレゼンには次の共通点があるとされています。

1．簡潔	1枚のスライドに「あれもこれも」とプレゼン資料を詰め込むプレゼンターがいます。これでは相手が理解できません。「1枚のスライドに1資料」。これが良いプレゼンの原則です。1つ1つのプレゼン資料を相手の目に焼き付けることで、相手はプレゼン内容を理解しやすくなります。
2．オリジナルな表現	通り一遍でありきたりな表現は、相手に印象を残せません。このような表現は誰でも思いつくことで、驚きがないからからです。ブレーンストーミングなどで、驚きや新発見があるオリジナルな表現を模索する必要があります。
3．ポイントを絞ったプレゼン資料	理解するのに10秒以上かかるプレゼン資料は難解で、相手の頭の中ではすぐパスされてしまいます。ポイントを絞り、「これだけは覚えておいて欲しい情報」をプレゼン資料にする必要があります。
4．共感	プレゼンのゴールは「相手が共感し、行動する」ことです。そのためにはストーリーが欠かせません。ストーリーに裏打ちされたプレゼンが「相手に理解させ」、共感と行動を生み出します。

資料での注意点

プレゼンはシナリオ、プレゼン資料、プレゼン実施の3要素で構成されています。この中核的要素がプレゼン資料とされています。プレゼン資料作りはシナリオ作りから始まります。シナリオ作りは次の手順で進めます。

1.「5W2H」でプレゼン計画を立てる

Why	なぜそのプレゼンが必要なのか
What	どんなプレゼンをするのか
Where	どこでプレゼンをするのか
When	いつプレゼンを実施するのか
Who	誰がプレゼンを実施するのか
How	どんな方法でプレゼンを実施するのか
How Much	経費はいくらかかるのか

2.計画に基づきシナリオを構成する

論理性のあるシナリオは次の要素と順番で構成するのが基本です。

タイトル	「何のプレゼンか」が一目瞭然でわかるタイトル
アジェンダ	プレゼンの概要
課題	課題を認識してもらい、それを共有してもらう
解決策	「こうすれば課題を解決できる」を提示する
商材やサービスの説明	課題解決のために導入すべき商材やサービスの特徴、仕組み、ベネフィット
メリット	導入すればどんな効果やコストパフォーマンを得られるのか
根拠	導入事例や実績など、メリットを裏付けるエビデンス
行動喚起	相手の共感と行動を促す明快で力強いメッセージ
エンディング	プレゼンのポイントを相手の頭に浸み込ませるプレゼン資料とメッセージ

3.プレゼン資料をシナリオ構成に落とし込む

シナリオ構成ができたら、それに沿ってプレゼン資料を作成し、それを構成の中へ落とし込みます。

「プレゼンの成否は資料の9割で決まる」と言われるほど、プレゼン資料は重要です。

プレゼン資料作成に注意すべきポイントは次の3点です。

ワンスライド・ワン資料	すでに述べたことですが、資料は簡潔なほど理解しやすくなります。1枚のスライドに複数の資料を詰め込んでしまうと、「相手に伝わらないプレゼン」になると心得ましょう。
資料デザインは3色が基本	プレゼン資料のデザインはグルメ雑誌などのデザインと異なります。多彩な色彩ではなくシンプルな色彩が基本です。具体的には文字に使うベースカラー70%、メインカラー25%、アクセントカラー5%の3色が目安です。そして、ベースカラーの背景は白、メインカラーは自社のイメージカラー、アクセントカラーはメインカラーと同系色または反対色を用いると効果的とされています。
プレゼン資料を安っぽく見せない	プレゼン資料を安っぽく見せないためには、次のデザインはNGとされています。 ●立体感とグラデーションプレゼン資料の場合、立体感やグラデーションを施したデザインは逆に見にくく、貧相になります。 ●文字飾りプレゼン資料の場合、ベースカラーの文字飾りは読みにくくなります。文字を強調したい時は、太字系のフォントを使うか文字色を変えると効果的とされています。 ●囲み線・ベタ塗プレゼン資料の場合、文字に囲み線とベタ塗を同時に施してしまうと安っぽくなります。文字を強調したい時は、どちらかにしておきましょう。

気を付けたい話し方

プレゼン経験が浅い場合、無意識に使ってしまう「NG言葉」があります。それは次の3つです。

「今すごく緊張しています」	照れ隠しのためなのか、笑いを誘って相手の緊張を解くつもりなのか、プレゼンの冒頭でよく聞かれる言葉ですが、これはNG言葉です。何故なら「私はプレゼンが初めてです(あるいは初心者です)」と言っているようなものだからです。「新米のプレゼンター」からプレゼンを受けたいとは、誰も思いません。
「一応……」	「一応、調べましたところ……」、「一応、……です」。本人の口癖かも知れませんが、プレゼンの場ではNG言葉です。何故なら「実はエビデンスがいい加減でして」と言っているようなものだからです。エビデンスのいい加減なプレゼンは誰も信用しません。
「駆け足になりましたが、」	これもプレゼンのエンディングでよく聞かれる言葉ですが、プレゼンの場では相手を白けさせてしまうNG言葉です。何故なら「途中を端折って説明しました」と言っているようなものだからです。説明が不十分なプレゼンを受けて、共感する相手はいません。

この他、良いプレゼンをするための話し方として、

　・大きな声でゆっくりと、明瞭に(特に語尾は)話す

　・ジェスチャーを交えて話す

　・時間を効果的に取る

　・誠意と情熱を込めて話す

などを心掛けると良いでしょう。

まとめ

商品には、開発からそれを購入した消費者の喜びに至るまでのストーリーがあります。それを伝える場がプレゼンです。これは商品のみならず新企画の提案、会社説明会などのプレゼンでも共通しています。そして「良いプレゼン」をするにはシナリオ(ストーリー)、プレゼン資料(論理的プレゼン)、プレゼン実施(話し方)が三位一体になっている必要があります。自分がプレゼンする場合だけでなく、自分がプレゼンを聞く場合も三位一体のプレゼンになっているかをチェックするだけでも、「良いプレゼン」のスキルを磨けるでしょう。

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