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名刺の管理はアナログ派、それともデジタル派？

公開日2020/02/20 更新日2020/02/21 ブックマーク数
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名刺の管理はアナログ派、それともデジタル派？

ビジネスパーソンにとって、名刺交換は欠かせないものですが、外部との接触が多い部署では、名刺交換の回数も多くなります。皆さんは、その名刺の管理をどのようにしているのでしょうか。

名刺を使いこなすためには管理方法が重要

ビジネスシーンの初対面では、まず、名刺の交換から始まります。自分が勤務する会社名、所属部署、役職や担当業務をビジネス相手に伝えるツールですが、これが、知らず知らずのうちにたまってしまうものです。

そのたまった名刺を、皆さんはどのように管理しているのでしょうか。ビジネス相手からもらった名刺は、いつでも取り出して確認できるようにしておき、次の仕事につなげてこそ、価値があるものです。

そのために大切なのが、日ごろの名刺管理の方法ですが、名刺管理サービスを提供するSansanが、ビジネスパーソン500人へのアンケートと名刺アプリ「Eight」の2019年における活用動向調査を実施しています。

そこから見えてきたのは、地域性や職種による違い、そしてビジネスパーソンの意識です。

名刺の管理方法は6割がアナログ管理

ビジネスパーソンの名刺管理方法（複数回答）で最も多かったのは、名刺ファイルが44.1％、名刺ボックスが32.9％で、いわゆるアナログでの管理が全体の59.4％です。

一方、名刺アプリなどによるデジタル管理派は22.8％で、デジタル管理の方法としては名刺管理サービスが19.8％、Microsoft Excelが8.2％となっています。一方、名刺管理そのものをしていないビジネスパーソンも17.8％いることがわかりました。

アナログ派が約6割、デジタル派が2割強、そもそも名刺管理をしていない層が2割近くもいることが、デジタル全盛時代としては、意外な結果といえそうです。

年間名刺交換枚数のトップの地域は東京都

では、ビジネスパーソンは、1年間でどのくらいの名刺交換枚数をしているのかを見ていきましょう。

都道府県別の1人当たりの年間平均名刺交換枚数のトップは東京都（317枚）、2位以下は4大都市圏の中核となる府県をおさえて、奈良県（306枚）、沖縄県（303枚）、秋田県（299枚）などが上位となっています。

業種別による1人当たり年間平均名刺交換枚数のトップは国家公務員（397枚）で、証券業（392枚）がわずかの差で2位につけています。

名刺交換枚数が平均値より低かったのは医療（250枚）、社会福祉（246枚）、自動車小売業（238枚）などの、いわゆるB2Cがメインとなる業種です。ただし、B2Cがメインの業種であっても「旅館」「娯楽業」など、顧客と接する機会の多い業種は、それぞれ10位以内に入っています。

名刺管理の基本は目当ての相手の名刺をすぐに見つけられること

名刺は、ただ漠然と保管しているだけでなく、ときには、大きなビジネスチャンスのきっかけにつながることもあります。たとえば、数年前に名刺交換した相手が、いま交渉が進行中のプロジェクトのキーマンだったりすることだってあります。

つまり、名刺を管理するということは、必要なときに、必要な相手をすぐに見つけることができるようにしておくことです。

名刺ファイルを引っ張り出して「あの人に会ったのはいつ頃だったかな～」などと、悪戦苦闘しているようでは、現代のビジネスに必要なスピードという点では、既に負けているといえるでしょう。

名刺を的確に管理しておくことで、目当ての名刺をスピーディーに取り出すことができるようになります。名刺ファイルなどのアナログ的管理方法でも、きちんと整理されていれば問題はないでしょうが、デジタルならではの機能を活用した名刺管理サービスもありますので、新しい年がスタートしたのを機に、名刺の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

まとめ

商談のときはもちろん、会合やパーティーなどでも、名刺交換をする機会があります。そのときは、関係がなさそうに見えても、数年後には大事な取引相手になっていることもあります。ビジネスチャンスは、どこに転がっているかわかりません。

それを生かすも殺すも、ビジネスパーソンの意識次第。新たなビジネス機会を創出するツールとなるような、名刺の管理方法を身につけておきたいものです。

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