是非とも使いたい！パワーポイントの便利な新機能

プレゼンテーション資料を作るときに、一番時間がかかるのはどの工程でしょうか？ほとんどの方が、パワーポイントを使った資料自体の作成だ、とおっしゃるのではないでしょうか？ただ文字を並べただけの資料ではどこがポイントかわかりにくく、数字を羅列しただけでは強調したい場所がわかりません。字の色や大きさを変えたり、グラフで数字を見やすく表現するからこそ、聞いている人の記憶に残るプレゼンテーションとなるのです。そんな訴求力のある資料を作るための、パワーポイントの便利機能をご紹介します。

訴求力のあるプレゼンテーション資料とは

ビジネスの現場では、さまざまな場面でプレゼンテーションを目にすることがあると思いますが、その資料のほとんどはマイクロソフト社のパワーポイントで作られたものではないでしょうか。多くの人が同じツールを使ってプレゼンテーション資料を作るということは、必然的にその内容の差がそのままプレゼンテーションの差につながります。もちろん同時に講演者が発表を行うということであれば、プレゼンテーション力の差も加わりますが、プレゼンテーションが上手な方ほど資料も訴求力にあふれているものです。

では訴求力や説得力のあるプレゼンテーション資料とは、どのような資料なのでしょうか？よく言われているのが内容はもちろんですが、「読みやすさ」「見やすさ」「見栄え（デザイン）」が大切だと言われています。この3つに共通していることは「伝わりやすさ」です。つまり、いかに内容が素晴らしくても、伝わらなければ意味がないということなのです。

・読みやすさ

知って欲しいこと、伝えたいことがシンプルに書かれているでしょうか。たとえばダラダラと長い文章を書くのではなく、伝えたいことはできるだけ簡潔に、複数ある場合は箇条書きで整理します。

・見やすさ

一枚に情報を詰め込みすぎて、どこがポイントかわからなくなってはいないでしょうか。

伝えたいことは箇条書き3行程度にとどめておくべきで、それ以上になると覚えてもらえません。

・見栄え（デザイン）

以前はアニメーションを多用したプレゼンテーションも多かったのですが、現在ではアニメーションの使用は最低限にとどめ、シンプルな色使いと、わかりやすいグラフや写真を適度に使うのがセンスの良いプレゼンテーションだと言われています。

「読みやすさ」と「見やすさ」については文章構成の問題ですが、3つ目の「見栄え（デザイン）」については、美しい資料作成を助けてくれる使い勝手の良い機能が装備されています。

見栄えの良いプレゼンテーション資料を作るための機能

●テンプレート

真っさらなページから資料を作り始めるのはとても大変ですが、パワーポイントには資料の内容に応じたテンプレートがあらかじめ用意されています。このテンプレートは表紙から始まり、目次、本題と順番にプレゼンテーションを作成できるように構成されていて、初心者でも迷うことなく資料作りを進めることができます。テンプレートは「プレゼンテーション」「プロジェクト」「ビジネスプラン」など用途別に選ぶことができますので、デザインを見ながら好みのものを選んではいかがでしょう。

●SmartArt

SmartArtは、さまざまな図形のフォーマットが用意されているツールです。矢印や三角形など定番の図形から、組織図に使うツリー図などもこのツールで見栄え良く作ることができます。大きさや色も自由に変えることができ、字を埋め込むのも簡単なのでオリジナルの図形を資料に配置しましょう。

●デザインアイデア

この機能は、Office 365をサブスクリプションで利用している人（サブスクライバー）だけが利用できます。また資料作成時には、インターネットに接続されていることが必須条件となっている、パワーポイントの一番新しいデザインアシスト機能です。

テンプレートを使用せず、真っさらな状態から資料を作る場合にデザインアシストをしてくれる機能なのですが、一番の特徴はAI（人工知能）が使われていること。

たとえば数枚の写真をスライドに貼り付けると、スライド画面の右側によく使われる写真配置が候補として表示され、箇条書きの文章を入力すると内容に応じたイラストがオススメされます。つまりAIが、過去のデータから推測される見栄えのいいデザインを推奨してくれるのです。

選ぶ主体は作成者のままですが、テンプレートやSmartArtとの一番の違いは選択肢がプレゼンテーションの内容によってオススメされる点です。それもただ単に機械的にオススメされるわけではなく、過去のデータ（ビッグデータ）から最適なものが選ばれ、それは今後のトレンドによってどんどん変化していくのです。この機能を提供しているマイクロソフト社は「現在進行形で新たなデザインパターンを取り入れている」と発表しており、今後の進化が楽しみな機能です。

まとめ

構成やデザインを気にすればするほど、進みが遅くなってしまうプレゼンテーション資料の作成。今まではすべて自分が主体となって考えていましたが、新しい機能を使えばAIが資料作成を助けてくれます。言うまでもなくプレゼンテーションで一番大切なのはその内容です。デザインに時間を取られることなく、内容を充実させることにこそ時間を使いたいものです。