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4月の電子申請義務化に備えた新システム導入で注意すべきこと

公開日2020/03/30 更新日2020/03/31

人事・総務部門の労務管理業務は、従業員の雇用管理や時間管理、賃金管理、安全・衛生管理さらには労使関係管理など、複雑で専門的な知識が必要とされるが、営業部門などと違って成果が見えにくい部門でもある。

そのため、業務量が多岐にわたるものの、効率化やコスト削減が企業の大きな課題とされているのも現実だ。

国もこうした点を重く見て、今年の4月からは特定の法人（資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する初出金の額が1億円を超える法人など）の事業所の社会保険・労働保険に関する一部の手続きの電子申請が、4月から義務化される。

いずれ中小企業も含め、すべての企業に対して義務化となる流れだが、労務管理を別々のシステムで行っているという企業も多く、人事・総務担当者にも困惑が広がっている。

そこで、人事労務管理システムを手がける株式会社日本シャルフが、従業員数100名以下の会社に勤める人事・総務担当者を対象に、「人事労務管理システム」に関する調査を実施した。

その結果、人事労務管理システムの導入をしている企業の割合は55.5％で、そのうち72.8％がクラウド型のシステムだが、旧態依然としたシステムで対応している企業が多いことも明らかになった。

では、旧システムから新システムに移行するには、どのような問題があるのだろうか。まず導入コスト（45.5％）、サポート体制が不十分（37.7％）、既存データが取り込めない（18.5％）、使い方が複雑（18.5％）などである。

新システム導入の具体的なトラブルとしては、「過去データが引き継げず、しばらくは新旧の両方を管理しなければならなかった」「予算確保が難航した」「導入時の来訪サポートの時間が限られ、理解が不十分」「必要のない機能があり複雑で使いにくい」などだ。

電子申請義務化をきっかけに、労務管理の新システム導入に検討する企業も多いと思われるが、そのシステムが業務内容にふさわしく使いやすいシステムでなければ、逆に業務の足を引っ張ることにもなりかねない。

労務管理に携わる総務・人事担当者は、トラブルが起こる可能性やリスクを十分に理解した上で、余裕を持ってシステムの導入を検討する必要がありそうだ。

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