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もしも人事部をIT化するように言われたら　第3回「人事データの具体的な活用方法」

公開日2020/10/19 更新日2020/10/20

全社的なIT化が進む現在、人事部も例外ではありません。

多くの企業では、経営層から人事部をIT化するように言われていますが、具体的に何をどうしたらよいのかがわからず、取り組みの第一歩が踏み出せずにいます。

この記事では、IT化の本質的な目的である業務効率化とデータ活用の2つに焦点をあて、LMS(※1)、タレントマネジメントシステム(※2)といった最新のITを活用して、目に見える成果をあげるIT化の方法を全3回にわたって解説します。

(※1) Learning Management Systemの略。研修に関する各種のデータをデータベース化し、研修の進捗管理、受講履歴の管理などを行うソフトウェア。

(※2) 人材管理システムとも呼ばれる。人材育成を目的として、社員のスキル、職務経歴、所有資格、研修受講歴といったさまざまな情報をデータベース化する機能を持つソフトウェア。

第1回「人事部IT化の基本的な進め方」では、IT化の目的の一つとして「データ活用」をあげ、いくつかの活用例について簡単に触れましたが、連載第3回の今回は、人事データの具体的な活用方法として、４つの分析例を説明します。 

もしも人事部をIT化するように言われたら（全3回）

第1回「人事部IT化の基本的な進め方」
第2回「脱Excelの具体例」
第3回「人事データの具体的な活用方法」

勤怠管理データを使った負荷バランス分析

勤怠管理のクラウドサービスを導入すると、毎月、社員ごとの残業時間を集計し、36協定違反の発生に目を光らせるといったことが、簡単にできるようになるだけではなく、部門内で特定の社員に作業負荷が集中していないかどうかを判定する負荷バランス分析のような、より高度な分析も可能になります。

負荷バランス分析では、部門ごとに社員別合計残業時間の度数分布を計算し、ヒストグラムで表示します。

度数分布とは、データの値を等間隔の区間に分け、それぞれの区間に含まれるデータの数を計算したもので、ヒストグラムは、求められた度数分布の値を棒グラフであらわしたものです。

ヒストグラムで表示することで、部門ごとに残業時間のばらつきを可視化し、一部の社員に負荷が偏っている部門を見つけることができます。

次の例では、開発1部と開発2部の2つの部門を対象に、区間の幅を20時間にして度数分布を計算し、その結果をヒストグラムで表示しています。 

開発1部は、60時間未満の区間にデータが集中しており、特に負荷が集中している要員はいないようです。

一方、開発2部は、広い区間にデータが散らばっており、一部の要員に負荷が集中していることが見て取れます。

この結果から開発2部の平均残業時間を下げるためには、要員間の負荷の偏りを改善することが先決であることわかります。

人事評価データを使ったローパフォーマー分析

ローパフォーマーに対するパフォーマンス改善策の重要性が最近注目されていますが、そもそも人事評価が公正に行われていることが前提で、まずは人事評価のデータから各部門におけるローパフォーマー発生状況を定量的に分析することが重要です。

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