公開日 /-create_datetime-/
リモートワークの普及とともに、オンラインストレージの重要性が高まっています。普段何気なく利用しているインターネット上のサービスですが、この機会に、改めてメリットやデメリットを整理しておきましょう。
オンラインストレージとは、インターネット上でデータが保管できるディスクスペースのことで、サービス提供業者がクラウドに設置したストレージ(外部記憶装置)に、ファイルを保存することができる、いわばデータの保管場所です。
クラウドサービスともいいますが、インターネット環境があれば、いつでもどこからでもハードディスクと同じようにファイルの閲覧、コピー、変更、修正、保存、削除などが自由に行えるもので、2000年代に入ってから普及が広がりました。
代表的なのは、「Dropbox」や企業向けの「Box」、マイクロソフト社の「OneDrive」、グーグル社の「Googleドライブ」、アップル社の「iCloud」(アイクラウド)、アマゾンドットコム社の「Amazon Drive」などがあります。
リモートワークの普及によって、自宅やコワーキングスペースなどからも、データを共有する必要性が生じています。
しかし、大容量のデータとなれば、アップロードやダウンロード、送受信に時間がかかり、作業に支障をきたしてしまいますが、データをオンラインストレージで共有することで、大幅な時間短縮となります。
社内ファイルを共有し、複数のデバイスからも同時作業が行えるうえ、ハードディスクの破損や災害、パソコンの盗難などからデータを守るバックアップ機能にも優れています。フォルダやファイルごとに、アクセス制限できるため、セキュリティ面でも安心です。
オンラインストレージには、ファイル共有や場所・時間にかかわらずアクセスできるなど、さまざまなメリットがありますが、もちろん、デメリットもあります。
法人向けオンラインストレージを提供しているセキュアSAMBAは、オンラインストレージのデメリットとして、「カスタマイズがしにくい」「障害時の対応がサービス提供業者任せ」「情報漏洩のリスク」の3つが挙げ、その対処法も示しています。
オンラインストレージは、幅広い企業に対応するために設計されていますから、それぞれの企業に合わせて大幅にカスタマイズすることは難しくなっています。しかし、多くはシステムや機能がパッケージ化され、オプションで機能を追加できるようになっていますから、必要な機能を備えたサービスを選択すれば、それほど不便はないようです。
また、障害が発生したときは、サービス提供業者が対処することになりますが、夜間や休日の障害に対応してもらえるかなど、サポート体制を見極める必要があります。障害はいつ発生するかわかりませんから、データの復旧が困難になる前に、データのコピーを残しておくことも大切です。
そして、「情報漏洩のリスク」ですが、いくら万全のセキュリティ対策を講じていても、常にリスクにさらされているのが、オンラインの宿命でもあります。
ファイル情報を暗号化するSSLに対応しているか、定期的にサーバー内のウイルスチェックを実施しているか、サーバー上の行動を記録するログ機能が付いているかなどが、オンラインストレージを選ぶポイントとなるでしょう。
ハッキングや情報漏えいのリスクを回避するためには、セキュリティ対策に優れたサービスを利用することが求められますが、セキュリティ事故の大半は過失や故意によるものとされています。
ですから、社員一人ひとりのセキュリティ意識を高める教育も、情報化社会には、より重要になってくるのではないでしょうか。
オンラインストレージのサービスには有料と無料のものがあります。セキュリティ面では、有料の方が安心できそうですが、これから導入を考えているのなら、使い方や操作性を把握するために、まずは無料版を試してみるのも一つの方法です。
サービスには個人・法人などの各種プランがあり、プランによって利用できるストレージ容量や人数・機能が決まってきますから、自社の業務内容に合わせたサービスを賢く選択しましょう。
債権管理・入金消込効率化『Victory-ONE/G4』導入事例 ~自動消込照合率が91%まで上昇! 株式会社有隣堂~
元国税庁の電子帳簿保存法スペシャリストが教える|導入のために知っておくべき10のこと
「借り入れ」や「ファクタリング」に頼らなくても大丈夫!新たな資金繰り改善方法
空間共有システム選び方ガイド
社員寮・借り上げ社宅の管理業務を削減するには
若手経理担当者が直面するミスと失敗、それでも働きがいを感じる理由とは?
【経理がUSCPA(米国公認会計士)取得】メリットや平均年収など
中小企業診断士は年収1,000万円を狙える?資格取得~就職先まで紹介!
「衛生管理者」の仕事を分かりやすく説明!難易度や試験内容なども
【税理士の転職情報】まとめページ
工事請負契約書とは?作成時の注意点などを解説!
eNPSの大幅向上を実現。メンタルヘルス対策の道のり-Smart相談室導入事例-
社印・社判を必要とする文書の電子化
会計士が電子化のしくじり事例を解説|失敗しない電子帳簿保存法への対応方法とは?
ビジネスパーソンが知っておくべき、経費精算でも気をつけたいインボイス制度対応3つのシーン
最低賃金引上げに向けた中小企業・小規模事業者への支援事業 など|4月22日~4月28日官公庁お知らせまとめ
最大800万円補助!東京都中小企業向け経営展開サポート事業でポストコロナをチャンスに変える!
管理部門・士業に聞いた「転職活動で使用するサービス」実態調査2024
【会計】ステップ4の貸付金関連の手数料の取扱い、検討─ASBJ、金融商品専門委 旬刊『経理情報』2024年5月1日号(通巻No.1709)情報ダイジェスト/会計
IT導入補助金2024申請ガイド ~申請するメリットと申請の流れを紹介~
公開日 /-create_datetime-/