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テレワークの実施を踏まえた就業規則や評価制度などを見直し・検討することが、テレワークの導入を成功させる大きなポイントとなります。今回は、NTTテクノクロスの導入事例も紹介しながら、社内のルールづくりについて学んでいきましょう!
将来的にはすべての従業員が希望すればテレワークができる状態にすることが理想ですが、最初のトライアル期間では効果検証がしやすいように対象者を絞った形で進めるのが有効です。
対象業務を絞る際のポイントは、『どんな業務をテレワークの対象とするか』です。まずは業務全体の「洗い出し」を行い、テレワークを導入しやすい業務と導入しにくい業務を分けてみましょう。
洗い出しが終わったら、対象業務を(1)現状で実施できる業務(2)いまは実施できない業務(3)実施できない業務に整理します。
現状で実施できる業務からトライアルをスタートさせ、社内やテレワーク実施者から徐々に出てくる課題やニーズに対し、対応・解決できるツールを導入する流れにするとスムーズです。
テレワーク導入の初期段階では、実施日数の頻度を少なめに設定した方が社内の制度やルールを大幅に変更する必要がなく、また、上司や同僚とのコミュニケーション上の課題を比較的感じずに実施ができます。導入後の評価や課題の解決した後に、テレワークの実施日数を少しずつ増やしていきましょう。
どんなテレワークの形態を選択する場合でもあらかじめ就業規則などにテレワーク勤務に関する規定を設けることが必要です。
テレワーク実施の申請と承認は、下記のようなプロセスで行うことが考えられます。自社の現状に即した手順を考えてみましょう。
テレワーク時は会社へ出勤する勤務とは異なる環境で業務を行うため、労働時間や業務の管理方法についてルールを決めておくことが大切です。
テレワーク時の健康管理対策や作業環境の整備も見落としてはいけません。労働安全衛生法に則って、安全衛生教育や定期健康診断などの実施のほか、健康上の相談をする窓口を決めるなど、テレワーク従事者が健康で安全に業務にあたれるように留意しましょう。また通常の就業者と同様に、テレワークの形態に限らず、テレワーク実施者も労災保険の適用が認められます。
ルールづくり①と②ができあがったら、テレワーク実施前のガイダンスとして、テレワーク実施者だけでなく、上司や同僚も含めた教育や研修の機会を設けましょう。テレワークの目的や必要性を説明し、規定したテレワーク時の体制やルールを確認していきます。
項目 | 観点 |
---|---|
対象者 | 在宅勤務を行うことを希望して申し出た者のうち、在宅での業務遂行が可能と認められた社員 ※妊娠・育児・介護中、生理により業務困難な社員及び短時間フレックス勤務者を含む ※役員等、日々雇い入れられる者及び試用期間中の者を除く |
申出単位 | 個人 |
エントリー | 開始しようとする前週末までに「在宅勤務認定(変更・停止)申請書」を作成し、申請する(提出) |
実施業務 | 本人が計画し、上長の承認を受けたもの |
勤務場所 | 所定の作業環境を満たす場合において、社員の自宅、社員又は配偶者の実家や被介護者の居住地、単身赴任者についてはその帰郷地等、在宅勤務のエントリー時に会社に届け出た住所 |
実施日数 | 育児・介護等事由による場合は上限なし その他の事由による場合は月に8日を上限 |
実施単位 | 1日単位を基本とする ※フレックス適用者は最低4時間勤務 ※事業所勤務や出張等がある場合は、事業所等での勤務時間と在宅勤務時間を合わせて最低4時間勤務 ※分断勤務による時間単位での実施も可(時間単位でも1日としてカウント) |
始終業時刻 | 午前5時から午後10時の範囲内で選択 原則として時間外労働 は不可 ※フレックスタイムの場合は一日の標準労働時間を超える勤務 ※時間外労働、深夜労働、休日労働を行う場合は、事前に上長の承認要 |
服務管理 | 作業開始時および終了時に電話やメール等の方法で上長に報告 |
作業環境 | 会社の貸与したPCもしくはマジックコネクトを利用する場合に限りBYOD-PCを使用(外部記憶媒体は不可) 業務遂行に必要な通信回線は社員が用意 作業場所は原則として独立した個室または作業スペース |
経費等 | 通信費用の基本使用料、水道光熱費は本人負担 |
実施管理 | 【前日まで】上長と実施に付いて相談、勤務管理システムで予定を申請 【当日終了時】勤務管理システムで実績を申請 |
「誰が(who)」「いつ(when)」「どんな業務を(which)」「どこで(where)」「どんなツールを使い(what)」「どうやって管理する(how)」か、しっかりとルールを定めて、円滑なテレワーク導入を目指しましょう。
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