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リモートワークにおける効率的な業務報告の方法

公開日2021/06/17 更新日2021/06/18


リモートワークの普及によって、これまでのオフィス勤務と違って部下や全体の仕事を把握することが難しくなっているため、業務報告の重要性が高まっているといわれます。では、リモートワークにおける効率的な業務報告の方法として、どのようなものがあるでしょうか。

業務報告が必要な理由と役割

まず、業務報告は、仕事全体の進捗状況を把握することに加え、部下の状況を確認する上でも必要なことです。とくにリモートワークの環境下では、部下の状況が見えにくいことから、業務報告の重要性が増しています。

チームを率いるリーダーや上司は、仕事がスケジュール通りに進んでいるかを確認し、もし、遅れているようなら、遅れている原因を早急に突き止め、スケジュール調整や、予算の組み換えなどにも着手しなければなりません。

上司や同僚の目が届くオフィス勤務のように、仕事の進捗状況がリアルタイムで確認できる状態であれば、すぐに対応することができますし、部下がどのような課題に直面しているのかも、顔色や仕事ぶりなどからいち早く把握することができます。

それができないだけに、仕事の進捗状況を把握することは、管理者である上司にとっても、また、実働部隊の部下にとっても大切です。早めに発見することで、ミスや遅延などによる損失を最小限に食い止めることもできるのではないでしょうか。

リモートワーク下での業務報告書の書き方

リモートワーク下だからこそ重要な業務報告ですが、必要な情報の記載漏れや、正確な状況が伝わらない内容の業務報告書では、業務報告をする意味がありません。

業務報告書の書き方は、「簡潔で具体的」が基本です。例えば「何をしたか」だけではなく、「いつ・どこで・誰と・何を・どうようにした」かの５W１H、そして、作業の成果、今後の予定、課題や気づきなど、記載する内容を必須項目として定めておくと、記載漏れが少なくなるはずです。

また、上司への相談などを記載するようにしておくと、部下の状態も把握しやすくなるのではないでしょうか。

テンプレート化とツールの活用

業務報告書は、書き方によって、内容が正確に伝わる場合と、伝わらない場合があります。いくら「簡潔で具体的に」と指示をしていても、文章作成が得意な人と、苦手な人がいます。

それを防ぐために、業務報告に必須の項目をテンプレート化しておくことも効果的です。また、メールや紙を使って業務報告書作成している場合には、より作成や管理がしやすい、ビジネスチャットなどのツールを導入するという方法もあります。

リモートワーク下での業務報告では、より正確に状況を把握するため、そして部下とのコミュニケーションを深めるためにも、報告の頻度をあげることが求められます。

しかし、メールや紙でその都度、報告書を作成しなければならないとなると、作成する側の部下にとっては大きな負担となり、業務のための時間を圧迫することにもなりかねませんので注意しましょう。

自社に合った効率的な業務報告体制を構築

作業の内容が煩雑になればなるほど、業務報告書の内容も細かくなりがちです。しかし正確な状況を伝えるために詳しく書きすぎると、作成にも、報告書の内容を把握するのにも時間がかかってしまうことがあります。

管理者の手間を削減するためにも、報告書作成に必要な項目を定め、テンプレートやビジネスチャットなどのツールを活用して、自社に合った効果的、効率的な業務報告の方法を構築しましょう。

まとめ

業務報告は、仕事の進捗状況を把握するために重要であるとともに、上司なら状況の把握により部下の成長につなげることもできます。また、部下なら業務報告書作成によって、自分が今抱えている課題を認識し、それを解決するためにはどのように業務に向き合うのかも見えてくるのではないでしょうか。

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