業務デジタル化を進めるには何から手をつけるべき？

公開日2021/07/13 更新日2021/07/14

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「企業のデジタル化」は生き残りのために必要不可欠とされ、業務デジタル化に取り組む企業も増えていますが、「何から手を付けていいのかわからない」といった担当者からの声も聞こえてきます。デジタル化を進めていくためには何が必要となるのでしょうか。

目次【本記事の内容】

アナログをただデジタルに転換するだけではない
長時間労働や残業の削減、多様な働き方の実現も
重要なのはデジタル化の目的を明確にすること
まとめ

アナログをただデジタルに転換するだけではない

“業務のデジタル化”と聞いて、皆さんはどのようなことを思い浮かべるでしょうか。身近な例では、これまで紙を使っていた請求書や契約書などをデータ化して「ペーパーレス化」に取り組むことも、デジタル化の一つです。

また、これまで対面でおこなっていた会議や商談などを、オンライン上で行うこともデジタル化に含まれるでしょう。

「その程度であれば、取り組んでいる」という担当者もいるでしょうが、企業に求められているデジタル化は、単にアナログで行っていた業務をデジタルに転換するだけではありません。

デジタル技術やデータを活用することで、商品やサービスの新たな価値を創造し、従来は存在しなかったビジネスモデルを構築していくことこそ、企業が生き残るために必要不可欠なデジタル転換ポイントといえるのではないでしょうか。

長時間労働や残業の削減、多様な働き方の実現も

デジタル化の究極の目標は、新たなビジネスチャンスや顧客層を獲得することですが、働き方改革や業務効率化などにつながる、身近なメリットも多数あります。

アナログで行っていた業務をデジタル化することで、手間や時間、コスト削減となり、業務効率もグンと向上するはずです。

業務効率化が進めば、新たな事業に取り組む時間もできますし、長時間労働や残業の削減、多様な働き方の実現にもつながります。

また、Web会議ツールやビジネスチャットツールなどを導入することにより、テレワーク環境を整備することもできるでしょう。災害やコロナのような感染症の流行で出勤が困難になった場合でも、事業を継続することができるようになります。

重要なのはデジタル化の目的を明確にすること

では、業務のデジタル化では、「何から手をつけていくべきか」ですが、ワークフローシステム「SmartDB」を提供している株式会社ドリーム・アーツは、現在の業務を可視化・把握する「業務整理」をポイントにあげ、「デジタル化の目的を明確にする」ことが重要と指摘しています。

デジタル化の目的を明確にすることで、「何が必要で何が不要なのか、そしてどこに問題があり何を解決すべきなのかがわかるようになる」ということです。まずは身近な業務の整理から始めましょう。

そこで課題がみつかったら、その課題解決にデジタル化が必要どうかを吟味することが重要です。デジタル化は、あくまでも手段の一つにすぎません。にもかかわらず、コストをかけてデジタル化を進めたものの、業務が煩雑になってしまうようでは意味がありません。

すべての業務を無理にデジタル化しようとせず、必要性と利便性を十分に検討した上でデジタル化を進めていくことが、何よりも大切です。

まとめ

企業におけるデジタル化の推進は、生産性向上につながる業務効率化や、場所や時間を選ばない多様な働き方を可能にするなど、さまざまなメリットを確保するためにも必要です。ではなぜ、これほどまでに注目を集めるのかといえば、「デジタル化の遅れにより1年間に最大12兆円の経済損失が生じる可能性がある」といういわゆる「2025年の崖」問題（経済産業省が2018年に発表したDXレポート）です。

デジタルトランスフォーメーションの足がかりともいえるのがデジタル化であり、企業が早急に取り組むべき意味は、そこにあるのではないでしょうか。