日本企業の紙文化脱却のカギとなるか「電子帳簿保存法」

公開日2021/10/08 更新日2021/10/09

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2021年（令和3年）の税制改正で「電子帳簿保存法」が改正され、2022年1月から施行となります。書類のデータ保存やペーパーレス化の普及が進む昨今の実態に即した内容になっていると思われます。

目次【本記事の内容】

税制改正の主なポイント
税制改正で注意すべき点
“紙文化”からの脱却を阻む日本人気質
まとめ
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税制改正の主なポイント

これまでは国税関係帳簿を電子データとして保存するためには、事前に税務署に申請して承認を受ける必要がありましたが、今回の税制改正により、事前承認を受ける必要がなくなりました。エビデンスだけでなく、帳簿についても承認を受ける必要がありません。

また、これまでは領収書や契約書などの書類を受け取ったら「おおむね3営業日以内」にスキャンしてデータ化し、タイムスタンプを付与する必要がありましたが、今回の改正で、最長でおよそ2か月以内となりました。日程的な余裕が生まれただけでなく、エビデンスを入手した本人が国税関係書類をスキャンする場合、それらの書類へ自署する必要がありましたが、それが不要になり、担当者の負担が大幅に削減されることになることが期待されます。

そのほか、電子データの訂正・削除が確認できるクラウド等のシステムにおいて（訂正・削除ができないクラウド等のシステムも含む）に電子データの保存を行ったことを確認できるときは、タイムスタンプの付与が不要になります。

税制改正で注意すべき点

まさに、抜本的改革というべき税制改正となりましたが、注意すべき点もあります。まず、罰則規定が新設され、国税関係書類をスキャンし電子保存したPDFファイルなどのデータ改ざんや不正計算することで、正確なデータの隠蔽、または仮装などが行われた場合には、その事実に関して生じた申告漏れに対し、これまでの35％の重加算税に10％加重される措置が整いました。

また、取引先から電子メールなどで送付された請求書PDFファイルやEDIシステムで授受したデータは、これまでは紙出力で保存が認められていましたが、電子データで管理しなくてはならなくなりました。

“紙文化”からの脱却を阻む日本人気質

企業には、「電子帳簿保存法」への対応が求められることになりますが、果たして、これで “紙文化”から脱却してデジタル化が進むことになるのでしょうか。

紙文化からの脱却がなかなか進まない言い訳として、「電子帳簿保存法の厳しい要件」が用いられてきましたが、それらが緩和されることで、その言い訳も通用しなくなりそうです。

しかし、紙文化から脱却するためには、ドキュメントスキャナーなどの機器購入コストやスキャンする手間、さらに新たなソフトウェア購入費用など、それなりのコストがかかります。

また、経理部門だけでなく、営業部門や製造部門など、社内のあらゆる部署で紙から電子データへと移行しなければなりません。

「変化を嫌う」のが日本人の気質とされていますから、とくに問題がなく業務が進んでいるのであれば、これまで同じような体制を望むビジネスパーソンが多いのではないでしょうか。それを考えると、紙文化からの脱却には、まだまだ時間が必要なのかもしれません。

まとめ

しかし、日本人の気質だからと言っていては、いつまでたっても紙文化からの脱却はできないでしょう。「電子帳簿保存法」の施行を契機に、頭を切り替え、デジタル化へ踏み出す勇気も必要ではないでしょうか。

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