IT導入補助金2022で効率化とコスト削減、中小企業が注目するのはペーパーレス化ツール

ペーパーロジック株式会社が行ったIT導入補助金の用途に関するインターネット調査によると、およそ半数の企業経営者がペーパーレス化ツールの導入に興味を持っているという結果が出ました。
これはIT導入補助金を活用する場合、どのようなITツールを導入したいかというアンケート調査です。

調査結果で注目されるペーパーレス化ツールについて、経営者はどのような意識を持っているのでしょうか。
また、IT導入補助金についてはどのように理解しているのでしょうか。

この記事ではペーパーレス化ツールとIT導入補助金についても解説しながら、今回の調査結果を考察します。

中小企業が導入を検討するペーパーレス化ツール

今回の調査では、もしもIT導入補助金の対象になった場合どのようなITツールを検討するか、という質問が中心になるテーマでした。そこで「顧客対応・販売支援ツール」や「ハードウェア」を抑えて、第1位の座を獲得したのが「ペーパーレス化ツール」でした。

理由については各種手続きの負担軽減と、管理コストや印刷コストの削減など、業務効率化とコストカットへの期待が大きいようです。ただし8割近い経営者が、コンサルティング付きのシステムを望んでいるように、導入に対して不安を抱いているという結果も出ています。

ペーパーレス化できる主な業務とは？

ペーパーレス化の対象になる業務は大きく分けて二つあります。

一つは、これまで紙で扱ってきた各種資料や稟議書、会議の議事録など社内で使用する文書の作成です。
他にも各部門の責任者や、上司からの承認が必要な文書などを含めて、社内で扱う文書類をすべてペーパーレス化すれば、仕事の流れそのものが変わって、大幅な効率化とコスト削減が可能になるでしょう。

もう一つペーパーレス化が可能なのは、対外的なやりとりにおける文書の扱いです。
たとえば、これまでは対面型が一般的だった契約業務も、現在は徐々に電子契約へと移行しています。取引先との間でやりとりする納品書や請求書なども、電子化することで大幅に手間を軽減できます。

ペーパーレス化の導入手順

ペーパーレス化を検討する場合、まずはその対象になる業務をピックアップして、効果を検証する必要があります。高額なシステムを導入しても、ペーパーレス化によるコスト削減があまり見込めないようでは、費用負担が大きくなるだけです。費用対効果を十分に検討するべきでしょう。

ペーパーレス化ではシステムの選定も重要なポイントです。この場合、業務内容と扱っている文書の種類をリスト化して、必要最低限の機能が備わったシステムを選ぶとよいでしょう。将来を見越して、今後必要になる機能もプラスしておくとよいかもしれません。

また、せっかく導入しても使いこなせないと意味がないので、少し費用がかかったとしても、導入時のコンサルティングと、導入後のサポートが充実したシステムを選ぶのがおすすめです。

システムを導入してからは、それまで紙で保存していた文書類をスキャニングして、すべて電子化してしまいます。導入後に作成する文書類は、最初から電子化されたデータになります。中にはすぐに電子化できない業務があるかもしれませんが、その場合は時間をかけて徐々にペーパーレス化を進めればよいでしょう。

IT導入補助金活用に対する不安や懸念

今回の調査では、IT導入補助金を活用するにあたって、不安や懸念を感じている点についても回答がありました。その中でとくに大きな課題と考えられるのが以下の3点です。

・補助金申請の方法がわからない

・導入後にツールを十分に使いこなせない

・どのツールを優先的に導入すればよいかわからない

このうち導入するツールに関してはすでに説明しましたが、それ以前に、IT導入補助金に対する不安が大きいことがわかりました。興味はあっても、申請の方法や条件を知らないと、利用を検討するまでに至らない可能性があります。

IT導入補助金の申請方法

IT導入補助金とは、中小企業や小規模事業者の業務効率改善のため、ITツールの導入を支援する補助金制度です。
複数の補助金タイプがあり、5～450万円までの補助が受けられます。

補助金は各種条件を満たした上で申請を行い、事前審査と事後審査の結果によって補助金の支給が決まります。
返済義務がない点は非常に魅力的ですが、原則としてシステム導入が完了してから補助金が支給される点には注意が必要です。

事前準備ののちに申請手続きをして、IT導入補助金の交付が決定すると、企業や事業者は次にITツールの導入に進みます。
それが完了した時点で調査が行われ、ここで補助金額が確定して実際に補助金が交付されます。
詳細については、事前に経済産業省などのサイトで確認しておきましょう。

まとめ

多くの中小企業がペーパーレス化を望んでいるということは、依然としてペーパーレス化が進んでいないという事実の裏返しかもしれません。
さらに、他のさまざまなITツールと比較して、ペーパーレス化ツールが最も導入しやすいと考えられているのかもしれません。

たしかにペーパーレス化には、業務効率改善やコスト削減などの効果が期待できます。ただし導入を検討するなら、自社の業務に適しているか、費用対効果は十分にあるのかなどを分析する必要があるでしょう。
補助金が出るから導入してみるという姿勢ではなく、必要があるから導入し補助金を申請するという考え方が重要です。