業務効率化のチャンス、年度末と年度はじめに経理がするべきこと

日本では多くの企業が3月を決算月にしています。3月が年度末で4月からが新しい年度のはじまりです。この時期は1年間のまとめを行うと同時に、新年度を迎えるための準備も進めなければなりません。

業務関連で改善すべき点がある場合は、このタイミングを逃すわけにはいきません。改善しないままでは、また次の1年間が同じように過ぎてしまいます。そのように非効率な業務を続けないためにも、ここで年度末から年度はじめの経理業務について、担当者がやるべきことをまとめておきましょう。

年度末から年度はじめの経理業務

企業によっては、3月以外が決算月の場合もありますが、ここでは3月決算をモデルに解説を進めます。まずは、年度末から年度はじめにかけて行うべき業務を再確認しましょう。

年度末のタイミングで、次の年度の準備を進めておくことは、1年間の経理業務を効率的に行うためには欠かせません。正確な数字は決算で出すにしても、大まかなデータをもとに、決算終了までの動きを予想することは可能です。

年度末には売上や経費などを概算で見積もり、1年間の業績を振り返ると同時に、次の年度の業務計画をあらかじめ立てておくことが重要です。業務全体に余裕がある場合とない場合とでは、結果にも大きな差が出てしまうでしょう。

3月に入ると、具体的な決算業務を始めなければなりません。まず実地棚卸を行い、帳簿上の残高と実際の残高とのずれを把握して、それを資産台帳に反映させます。 また、決算業務を効率的に進めるため、売上や仕入の計上の絞め日、精算伝票の提出期限などを、事前に各部門に伝えておくことも重要です。

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年度はじめに必要な業務

経理担当者にとっては、4月に行う決算関連業務が年間で最大の仕事です。決算処理には財務諸表の作成や、各種税金の計算などの複雑な業務が含まれます。無事に決算業務が確定したところで、5月には各種税金の納付を行います。

年度はじめには決算業務と並行して、株主総会の準備も進める必要があります。ほかの部門と協力して行いますが、経理が中心になって作成する資料も多いので、これも年度末にベースを作成しておくとよいでしょう。

ほかにも年度はじめには、人件費、減価償却費などの改定も行います。新しい勘定科目も、この時期に設定しなければなりません。さらに、新入社員が入社する時期でもあるため、ほかの部門と協力して、社会保険や福利厚生などの諸手続きも行います。

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1年間のまとめと振り返り

実務面以外でも、年度末から年度はじめは1年間を総括して、反省や振り返りをするタイミングにあたります。短期的、長期的な経理業務の中で、改善するべき部分を見直すチャンスでもあります。

また、1年の間に発生したミスやトラブルについて、あらためて原因を分析して改善に活かすことも必要です。対応する業務量が多すぎる場合は、システム化を検討するのもこのタイミングでしょう。

経理担当者個人としても、この時期に自身の振り返りを行う必要があります。この1年間で何ができるようになったのか、次の1年間では何に挑戦するのかなど、キャリアアップにつながることを検証し、新年度には具体的に実行することが重要です。

新年度に向けた業務改善

前年度の業務を総括したら、新たな年度に改善すべき点を洗い出す作業に入ります。主に以下で紹介するポイントについて、業務の見直しを行いましょう。

業務の効率化を進める

ミスやトラブルにつながる作業、複雑な処理を繰り返す作業、頻繁に処理が必要な作業などは、業務フローを作成したり、マニュアル化を図ったりして業務の効率化につなげる必要があります。

勘定科目を整理する

勘定科目が多すぎると効率の悪化を招くので、部門全体でルールを決めて勘定科目を整理するとよいでしょう。ただし1度決めたルールに見直しが必要であれば、年度末に限らず柔軟に対応すべきでしょう。

業務のシステム化を図る

業務の規模が大きくなった場合、会計ソフトなどの導入を検討する必要もあります。企業そのものの成長と業務効率改善のためにも、今後はさまざまな業務のシステム化が欠かせません。多くの部分で体制が変わる年度末と年度はじめこそ、システム化のチャンスだと言えるでしょう。

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まとめ

決算とは企業にとって1年間の成績表のようなものであり、経理担当者にとっても年度末から年度はじめは、前年度を振り返り新年度の計画を立てる重要な時期です。ここでやるべきことをやっておけば、次の年度では今までよりもレベルの高い業務が可能になるでしょう。

そのためには、年度末にひと足早く新年度の準備を始めることが重要です。年度が替わってから、あわてて次の仕事に取りかかるのでは遅すぎます。経理業務を扱うプロとして、常に先を読み行動に移すことが求められるのです。