【ワークフローシステム】導入手順と導入時のポイントとは

ワークフローシステムを導入すると、企業で発生する業務や申請などの一連の流れが定型化されます。誰でも業務の流れを把握できるようになり、進捗管理も容易にできます。それだけでなく、書類を電子的に管理可能なので、ペーパーレス化によるコスト削減効果も期待できるのです。そのほか、書類等の差し戻しの修正をシステム上で行えるなど、管理部門以外の社員もメリットを享受できます。

さまざまなメリットのあるワークフローシステムの導入ですが、実際に導入するとなると、どんな手順を踏めば良いのか分からない方もいるのではないでしょうか。そこで本記事では、ワークフローシステムを導入するまでに必要なことを5つに分けて解説します。

導入手順1.導入目的を定める

ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、システムによって機能が違います。そのため、ワークフローシステムを導入する際には、自社の解決したい課題やシステム化したい業務を洗い出すなど、導入目的を明確にすることが大切です。

導入目的が曖昧なままだと、ワークフローシステムに求める最適な機能が何か判断できません。自社にとって使用しづらいシステムを導入してしまうと、失敗となるおそれも考えられます。

ワークフローシステムのよくある導入目的として、以下のようなものがあります。

・申請から承認まで時間がかかりすぎるため効率化したい
・ペーパーレス化を推進してコストを抑えたい
・部署間、支社間での書類のやり取りにかかる手間を削減したい
・書類の作成や差し戻しの修正をシステム上で完結させたい

各部署の担当者に現在の課題や、効率化したい業務についてヒアリングしてみましょう。

導入手順2.担当者を選定する

ワークフローシステムの導入目的を定めたら担当者を選定します。この場合の担当者は、情報システム部門のみで構成するのではなく、ワークフローシステムを利用する各部門から選抜することが大切です。

ワークフローシステムを実際に利用する現場の社員がチームに加わることで、より自社の課題に合ったワークフローシステムの導入が期待できるためです。

導入手順3.ワークフローの洗い出し

現在社内で利用されている申請・承認フローを洗い出します。各部門の担当者へヒアリングを行い、現在の申請・承認フローに課題がないか確認する必要があります。

必要な申請・承認フローを洗い出したら、廃止するべき業務はないか、用途が似ていてまとめられるものはないかなども考えます。

導入手順4.ワークフローシステムを選定する

ワークフローの洗い出しが完了したら、ワークフローシステムを選抜します。選定の際に確認したいポイントは以下の4つです。

・ワークフローシステムのタイプ
・操作性
・初期費用・ランニングコスト
・導入実績

各ポイントの詳細について、下記で紹介します。

ワークフローシステムのタイプ

ワークフローシステムには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つのタイプがあります。

・オンプレミス型：システム本体を社内で構築・運用する利用形態
・クラウド型：Web上でシステムにアクセスする利用形態

オンプレミス型は、ネットワークサーバーや通信回線、システム本体を社内で構築し、運用します。そのため、自社のニーズに合わせて機能を搭載でき、カスタマイズも可能です。しかし、膨大なコストや手間がかかるうえに、保守やバージョンアップなどのメンテナンスも自社で行う必要があります。

一方のクラウド型は、クラウド環境さえあればどこからでもアクセスでき、導入費用もオンプレミス型と比較して安価です。導入後の保守やメンテナンスも開発会社が行うため、運用にも多くの手間がかかりません。

近年はクラウド型のワークフローシステムを使う企業が増えています。しかし、セキュリティ対策は開発会社に依存する面があり、既存のシステムを利用するのでカスタマイズ性も高くありません。

なお、オプションにより機能をカスタマイズできるクラウド型ワークフローシステムもあります。

操作性

ワークフローシステムは頻繁に使用するシステムです。そのため、操作性を重視することも大切です。操作性が悪いワークフローシステムでは、かえって業務効率が低下したり、徐々に使われなくなったりするおそれがあるためです。

日々の業務においてストレスなく使用できるのかを念頭に置き、直感的に操作できるか、UIが複雑でないかを確認しましょう。

初期費用・ランニングコスト

ワークフローシステムを導入する際には、初期費用やランニングコストのチェックも欠かせません。費用が自社の予算に適しているかどうかや、費用対効果を考慮しなければ、導入後にシステムを維持できなくなるおそれが考えられるためです。

先述したように、オンプレミス型やクラウド型によっても、初期費用やランニングコストは変わります。システムメンテナンスやカスタマイズ性等においてもそれぞれにメリットデメリットがあるため、コスト面だけで判断しないことも大切です。

導入実績

自社に合うワークフローシステムを探すなら、自社と同じ業界・業種における導入実績があるかどうかの確認も大切です。同業他社で使われているワークフローシステムなら自社にも適している確率が高まります。

導入手順5.ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムの選定が終わったら、いよいよワークフローシステムを導入します。

試験的にシステムを導入する

さまざまな面からチェックしてワークフローシステムを選んでも、実際に使ってみると自社に合わなかったり、使いにくかったりすることも珍しくありません。

まずは一部の部門で試験的にワークフローシステムを導入して、使いやすさなどを確認してみましょう。課題を洗い出し、ブラッシュアップしていくことが大切です。

全社的に導入する

ワークフローシステムの課題が解決できたら、全社で導入します。社員がワークフローシステムを使いこなせるように、利用マニュアルを作成したり説明会や勉強会を実施したりすると、システムを利用する意識が浸透しやすくなります。

まとめ

ワークフローシステムを導入する際には、今回紹介した以下のポイントを押さえましょう。

・導入目的を明確にする
・システム利用に関連する部門から担当者を選定する
・現在のワークフローの課題を把握する
・システムのタイプや操作性、導入コスト、導入実績を確認する
・試験的に導入し課題を洗い出す
・課題を解消できたら全社的に導入する

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