忘年会の幹事を担当する人が気を付けておくこと

年末になると、多くの企業で会社行事として行われるのが忘年会。

忘年会に対する気持ちの優先度は人それぞれでしょうが、幹事を任された人にとって忘年会は、通常業務と同様に責任やプレッシャーを感じ、頭を悩ませなければならない一大行事でしょう。

どのように企画すれば良いのか、店選び、座席の配置、余興などはどうすれば良いのか、迷う人も多いはずです。

そこで今回は、幹事を任された「あなた」に役立つ、忘年会企画成功のポイントをご紹介します。

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まずは、何を置いてもお店選び

忘年会幹事になった人が、真っ先にやらなくてはならないのは、お店選びです。

12月に入れば多くの会社で忘年会が開かれるため、連日連夜、忘年会ができそうなお店は予約でいっぱいになります。特に、人数が多い場合は使用できるお店が限られているため、早めに予約が埋まってしまうことが予想されます。

どんなに良い企画を考えても、開催する会場がなければ意味がありません。理想のお店で忘年会を開催するために、お店は早めに決定し、場所をおさえておきましょう。

では、世間の幹事さんたちは、いつごろからお店を探し始めているのでしょうか。

Googleトレンドによると、「忘年会」というキーワードで検索する人が増えるのは11月に入ってからで、12月の1週目頃にピークを迎えます。

また、ぐるなびの調査でも、忘年会のお店探しの開始時期は、11月下旬から12月上旬という人の割合が最も多くなっています。

このことから、「お店が見つからない！」と焦らなくて済むようにするためには、11月中旬には探し始め、11月中に決定して押さえておくのが理想と言えます。遅くとも、12月上旬には決めておきたいところでしょう。それを過ぎてしまうと、忘年会ができるお店の選択肢は、どんどん少なくなっていくものと考えておくべきでしょう。

お店選びをするときに押さえておくべきポイント

お店を探すときには、絶対に必要な条件と、「できれば」という理想の条件をリストアップして、それらの条件に合うところを探していきましょう。

絶対に必要な条件として挙げられるのは、人数です。出席する全員が入れるキャパシティがあるお店であることが必要不可欠なので、まずは人数で絞り込みましょう。

人数に加えて、会社からの距離も重要な項目です。どんなに良いお店でも、会社から遠ければ道に迷ったり、開始時間に間に合わなかったりする人が出てきて、トラブルの元になります。終業後にそのまま向かうのであれば、移動距離は少ないにこしたことはありません。

できれば、会社から徒歩圏内の場所で探すのが良いでしょう。

また、忘年会での1人あたりの予算がすでに決まっている場合は、その金額でサービスを提要してくれるお店であるかどうかも、重要な確認項目になります。予算内で、寄り良いサービスが受けられそうなお店を探しましょう。

「できれば」の項目として挙げられるのは、会場のレイアウト、料理のクオリティ、コースの品数、プランに含まれる飲み放題ドリンクの種類、スタッフの対応などです。

料理は、量も質も、金額に見合ったものになっているのか確認したいものです。また、最近は会社の宴会だからといって飲むのは「ビール」と限定されることはなく、日本酒や焼酎、カクテル、サワーなどを好みに合わせて好きなものを楽しむ人が多いため、ドリンクの種類が豊富であることは、参加者の満足度を考えると意外と重要な項目と言えるでしょう。

スタッフの対応も、悪いと参加者が気分を害したり、トラブルになったりする可能性があるので要注意です。何か特別な要望がある場合、柔軟に対応してもらえるかもお店選びのポイントとして考えましょう。

さらに、余興でこだわった出し物をする場合には、音響や映像設備を使用させてもらえるか、音を出したり大きく動いたりして良いかなど、企画している内容が実行可能な会場であるかを確認して、お店選びをしましょう。

座席の配置について

座席の配置については、会社の雰囲気によって決めることをおすすめします。

上下関係が厳しいようなら、社長や部長など、役職のある人を上座にし、序列に従った席を用意するのが無難でしょう。

その他、課や班ごとにテーブル分けするのも、一般的な配置と言えるでしょう。

もっとフランクな雰囲気の会社であれば、「あいうえお順」や「生まれ月順」など、年代や役職が関係のない決め方で配置するのも良いでしょう。当日、クジで席を決めるのも、盛り上がるかもしれません。

いずれにしても、幹事は下座の出入り口付近に位置取りし、お店のスタッフと連絡を取ったり、会場全体を見渡して臨機応変に対応したりできるようにしておきましょう。

余興ではハラスメントに注意

宴会を盛り上げるのに欠かせない余興。有志の人がそれぞれ趣向を凝らしたり、新人の必須課題になっていたりと、その様子は会社によって大きく異なるでしょう。

参加者全員で楽しむことができれば、どんな内容でも構わないのでしょうが、近年の風潮の中で気を付けたいのがハラスメント問題です。

「新人は余興係り」とすることがパワハラととられたり、過激な衣装を着させられたり見せられたりすることがセクハラととられたりするリスクはゼロとは言えません。

幹事の人は、後々のトラブルを避けるため、余興の内容をあらかじめチェックしておくのもひとつでしょう。

まとめ

会社の雰囲気は千差万別であり、忘年会幹事に求められることも会社によりさまざまです。

幹事として最も大切なことは、自社の雰囲気、社員たちの要望を正しくくみ取ることと言えるかもしれません。

忙しい師走ではありますが、入念に準備し、なるべく全員が楽しむことのできる場を作れるよう努めましょう。