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フレッシュな新人を迎える、この時期。多くの企業は新鮮な雰囲気に包まれているでしょう。
しかし、入社手続きには多くの労力を要します。中でも手続きに必要な書類を準備することは、内容の確認も併せてとても比重の高い業務といえます。これらをできるだけスムーズに行えるよう、新入社員が入社する際必要になる書類の内容やフォーマットなどをご紹介していきます。
■テンプレートを活用しましょう
新入社員や中途採用の社員が入社する際、たくさんの種類の書類が必要になります。それぞれを独自で作成できれば良いのですが、細部に渡って漏れのない正確なフォーマットの作成は非常に難しいものです。様々な法律も網羅しながら項目を設定する必要があるため、至難の業といえます。
そこで、活用したいのが、プロが作成したテンプレートを無料でダウンロードできる仕組みです。
■多くの企業で必須な書類
企業や所属先の部署によって、必要な書類の種類が異なってきます。その中でも多くの企業が必須としている書類の種類をご紹介しましょう。
【入社誓約書】
入社に際して必要な、基本的なルールに同意する内容の書類です。就業規則に関する誓約から、他の書類とも重なる場合がありますが、機密保持、守秘義務、損害賠償に関する誓約をします。
【労働条件通知書】
入社後の労働条件として、就業時間、休日、賃金、退職などの内容を通知する書類です。
労働基準法第15条によって作成が義務付けられているものです。企業側からの一方的な通知であって、企業側が作成・保管するものですが、最近では次にご紹介する雇用契約書とまとめ、労働条件通知書内に企業側・労働者側の署名・押印欄を設けて２部作成する企業が増えているようです。
ご紹介のテンプレートにも署名・押印欄が設けられています。
【雇用契約書】
労働条件通知書が内定者に対し労働条件の内容を通知するものであるに対し、雇用契約書は企業側、内定者がその内容に同意したことを明記する書類になります。必ずしも書面にする義務はありませんが、双方が契約内容に合意したという証明を残すことでトラブルを回避することができ、多くの企業が作成・保管しているようです。
【機密保持誓約書】
入社後、多くの社員が企業機密や個人情報などに接します。その際の機密保持誓約として、誓約書を交わします。
企業機密は企業の将来を左右する重要な情報であり、また個人情報は近年個人情報保護法の施行などで保持の重要性が叫ばれています。そのため、大きなリスク回避として機密保持誓約を交わす企業が多いようです。
こちらのテンプレートには、退職後の機密保持まで言及されています。
■企業によっては必要になる書類
【入社連絡票】
内定通知を受けた側が企業に対して入社を約束する書類になります。中には必要添付書類の確認欄もあり、提出漏れを防ぎます。
【身元保証書】
万が一内定者が会社に損害を与えてしまった場合、連帯してその賠償責任を負うことを約束する書類です。最近では不要な企業も増えていますが、リスク回避のため提出を必須とする企業もまだ多くあるようです。
■その他に必要なもの
その他に必要な提出物がいくつかあります。
・健康診断書
・年金手帳
・扶養控除等申告書
・住民票記載事項証明書
・給与振込先届
・通勤交通費申請書
これらの提出物は実物の提出や決められた情報のみが必要なタイプになるので、難しいフォーマットは不要になります。社内で作成した書類で問題はないでしょう。
入社時に必要となる書類で重要なのは、労働基準法で定められた必須作成書類を必ず準備することと、明確に労働条件内容を記載することです。賃金、休日、各種保険の適用など、詳細な項目を明確に記載する必要があります。
また、機密保持誓約もとても重要で、特に製造業では製造原価や価格設定など、それぞれの分野で重要機密事項を取り扱うことから、機密保持の誓約書を入社時に交わしておく必要があります。それ以外の業界でも、取引先企業情報や個人情報など機密事項に触れる機会は多いことから、なるべく機密保持誓約を交わした方が安心だといえます。
それぞれが法で守られる書類となるよう、詳細な項目を網羅した、専門家作成のテンプレートを是非活用してください。
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