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好印象を与える年末年始の「挨拶メール」

公開日2018/12/25 更新日2018/12/25

年末年始には、取引先への挨拶回りをする人も多いのではないでしょうか。年末年始の挨拶は、訪問して行うのが基本ですが、中にはやむを得ずメールで済ませるケースもあるでしょう。

年末年始の挨拶をメールで行う場合、どのようなことに気を付けなければならないのでしょうか。今回は、失敗しない挨拶メールの出し方についてご紹介します。

年末年始の挨拶メールで伝えなければならないこと

年末年始の挨拶は、今年1年間お世話になった感謝の気持ちを伝えて、来年も良好な関係が築けるようにするためのものですが、特にメールで伝える場合には、もうひとつ大きな目的があります。それは、年末年始の営業について、相手にお知らせすることです。

年末年始は多くの企業が休業しますが、その間は業務がストップするため、仮に問い合わせを受けたとしても、すぐに対応することができません。そのため、年末の仕事納め・年始の仕事始めの日程を取引先に伝えておくことが大切になります。

年末年始休暇中の緊急連絡先がある場合は、併せてお知らせしておきましょう。

休業期間をお知らせする意味では、年末年始の挨拶メールは、休みに入るギリギリのタイミングではなく、休業に入る1週間前（12月20日～25日ぐらい）には出くのが良いといえます。1週間の余裕があれば、たとえ急ぎの要件が発生したとしても、対応することができるからです。

普段密に連絡をとっているわけではない人ほど、思わぬ要件が発生する可能性が高いので、早めに挨拶メールを送るようにしましょう。

一番気をつけたいのは表記間違い

年末年始の挨拶メールを送るのは、相手との関係を良好に保つためですが、マナーを押さえていなければ、相手の気分を害して逆効果になるかもしれません。

メールを送るときは、以下のようなポイントに気を付け、失礼ならないよう注意しましょう。

●会社名、役職、名前は細かくチェック

相手の名前や役職などを間違えて送ってしまうのは、最も犯してはならないミスで、大変なマイナスポイントとなります。

挨拶メールを送る際は、会社名、部署名(役職)、名前に間違いがないかを、何度も確認しましょう。名前は、省略せずにフルネームを記すのが基本的なマナーです。

●敬称の使い方

取引先との付き合いの度合いや親密度によっては、「〇〇様」とフルネームではなく、略式的な書き方をすることもあるでしょう。そうした書き方はNGではありませんが、敬称の使い方マナーも押さえておきましょう。

敬称の中で、もっとも使用頻度が高いのは「様」です。

××株式会社　総務部　部長　△△様

「殿」という敬称もありますが、あまり一般的ではありません。

××株式会社　人事部　人事部長殿

個人ではなく、部署宛に送る場合は「御中」を使います。

××株式会社　営業部御中

「各位」は、複数の相手に同じ内容のメールを送る場合に用いますが、「各位」も敬称ですから、各位の後に様や御中をつけるのは間違いとなりますので注意しましょう。

××支店　営業部各位

弁護士や公認会計士、税理士など士業の方や、医師、教師などにメールを送る場合は「先生」を使うケースが多いようです。

××法律事務所　△△ 〇〇先生

定型文に自分流の一工夫を加えることで印象度アップ

年末年始の挨拶メールは、基本的なマナーを守って、失礼のないようにすることが大切です。

しかし、マナーやルールを守るだけでは、型通りの内容になってしまい、相手に良い印象を与えるまでのものにはならないでしょう。メールを送ったことを少しでも印象付け、好感を持ってもらうためには、礼儀正しさの中にも、オリジナリティを加えることが必要といえます。

例えば、相手との仕事で印象に残ったこと、エピソードなどを数行加えるだけで、受け取る側の印象は大きく違ってくるでしょう。

オリジナリティを出すと言っても、あまりわざとらしいと逆効果になることもあります。あくまでさりげなく、相手が喜ぶようなエピソードを盛り込めるかが、大きなポイントになるでしょう。

まとめ

会社として、年末年始の挨拶メールの質を向上させたいのであれば、総務担当者やメールの文章が上手な営業担当者などが中心となって、オリジナルのエピソードが書き加えられるようなテンプレートを作ってみても良いかもしれません。

せっかく送るのであれば、挨拶メールを効果的に使うことを考えてみてはいかがでしょうか。

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