オンライン株主総会の実施方法と最新動向を一挙公開

オンライン株主総会とは

株主総会とは、企業の株主が集まり、経営に対する意見交換や重要事項の決定を行う場所です。オンライン株主総会とは、従来のように物理的な場所に集まるのではなく、インターネットを通じて開催される株主総会のことを指します。

コロナ禍の影響で生じたリモートワークニーズの拡大に伴い、オンラインでの会議やイベントが急速に普及し、企業の株主総会もその一部となっています。

このオンライン方式は、場所や時間にとらわれない利便性や、ソーシャルディスタンシングが可能となるための新しい形式として受け入れられつつあります。

株主総会の目的

株主総会の主な目的は、企業の経営に対し株主が意見や希望を述べ、また企業側がその経営方針や目論見を株主に伝達することです。

重要な経営判断については、株主の意見を聞くことで企業のアカウンタビリティを高め、透明性や信頼性を確保するために不可欠であります。

また、この株主総会は経営者が直接株主と議論を交わし、広く意見を聴取する場ともなります。企業経営における重要事項、例えば経営方針の変更や新たな投資計画など、株式会社法により株主総会の議決を必要とする事項も扱います。

オンラインとリアルの違い

オンライン株主総会とリアル（対面）の株主総会との大きな違いは、「場所」と「時間」に制約がない点です。オンラインの場合、自宅や職場、海外など、場所を問わずに参加できるため、参加者の負担が軽減されます。

また、時間についても、出席者が直接会場に足を運ばずに済む点から、時間的な制約も感じにくくなります。

さらに、文字情報としての配布資料やスライドの共有も容易となるため、理解を深め易い点も特長です。反面、やはり実際の会場での直接的なコミュニケーションは難しく、議論の質に影響が出る可能性もあります。

オンライン株主総会のメリット

オンライン株主総会は、ペーパーレス化や省エネにつながるとともに、来場者の健康と安全を配慮でき、新型コロナウイルスの感染防止にも寄与します。

また、遠方の株主や多忙な株主でも参加しやすくなるため、より広範な株主層をカバーできるメリットがあります。それにより、経営に対する意思決定過程が民主的になり、企業側も多角的な意見を聞く機会が増えます。

結果として企業のガバナンスが強化される効果も見込まれます。しかしながら、全ての株主がインターネット環境にアクセスできるとは限らず、デジタルデバイド問題への対策が求められることも留意すべき点です。

オンライン株主総会の実施方法

近年、新型コロナウイルスの影響を受け、企業の多くがオンラインで株主総会を実施するようになりました。

情報の共有や意見交換の場として主要な役割を果たす株主総会ですが、その具体的な運用方法はどのようになるのでしょうか。
本章では、その参加方法や操作方法、そして質問への対応方法について紹介します。

参加方法まとめ

オンライン株主総会への参加は、主にパソコンやスマートフォンなどを活用して行います。ただし、全ての連絡が電子で来るわけではありません。各企業からは事前に参加方法やID・パスワード等の情報が郵送されてきます。

株主総会の開催日が近づいたら、準備を始めましょう。パソコンやスマートフォンのチェック、インターネットの接続状況の確認など、事前に確認しておくことが大切です。また、当日は早めにログインすることをおすすめします。

操作方法と活用テクニック

株主総会の開始時間前には、ログインしてシステム内を確認し、操作方法に慣れることが重要です。ビデオ会議ツール等の使用が初めての方も多いかと思います。

会議中は、企業側からの発表を聞くだけでなく、株主としての意見や質問も行うことができます。質問は、音声によるものとチャットによるものがあります。なお、ミュートの設定やカメラのオン/オフを意識することも大切です。

質問への対応方法

株主総会では、会社の事業戦略や財務情報など、重要な情報が共有されます。そのため、参加者からは多くの質問が寄せられることがあります。

まず、長くなり過ぎないよう、質問はポイントを絞り短くまとめることがおすすめです。また、他の出席者が同じ質問をしている可能性も考慮し、重複しないように確認しておきます。

滞りなく会議を進行させるためには、質問のタイミングを見計らい、会議の進行を妨げないよう配慮することも重要です。

オンライン株主総会の技術要素

オンライン株主総会は、コロナウイルスのような感染症の流行により具体化された新しい会議形式です。株主すべてがリアルタイムに参加できることから、従来のリアル会議と比べて独特なメリットを有しています。

一方で、オンラインで開催するためには特定の技術要素を必要とします。最も重要な要素は、安定したITインフラと設備、適切なオンライン会議ツールの使用、障害対策としてのセキュリティ対策です。このすべてが整って初めて、全員が適切にオンライン株主総会に参加することが可能になります。

必要なITインフラと設備

オンライン株主総会を円滑に行うためには、まずはたくさんのデータを一定の速度で送受信する能力を持つ、確かなITインフラと設備を整えることが求められます。それは参加者全員が問題なくアクセスできるように、より深く広い帯域を持つネットワーク環境、そしてそれを支えるような高機能なサーバーなどが必要です。

また、必要な機器としては、パソコンやスマートフォンだけでなく、カメラやマイクといった音声、映像を送信するための機器も必要です。そのうえで、これら機器を使いこなすための技術的知識を持つ人材もまた重要となります。

オンライン会議ツールの活用

オンライン株主総会を成功に運ぶためには、高機能なオンライン会議ツールの活用が必須です。参加者全員が画面上から発言や質問をできるようなシステムはもちろん、参加者管理、議論の進行管理、情報の共有などを一元管理する機能も必要となります。

そのうえで、オンライン会議ツール選びには信頼性、操作性、コストパフォーマンスなど複数の視点から選択することが求められます。また、常に最新のバージョンを利用し、不具合が発生した場合に迅速に対処できる体制を整えることも大切です。

障害対策とセキュリティ

オンライン株主総会の際には、予想外の技術的トラブルやセキュリティ問題が発生する可能性もあります。例えば、通信障害が起こった場合、必要な情報が送信されず、議論が途切れる可能性があり、ハッキングによる情報漏洩も重大な問題となります。適切なセキュリティ対策をとることで、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。

具体的には、情報の暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティチェックなどが挙げられます。これらの対策を講じることで、安全かつ円滑なオンライン株主総会を実現することが可能になります。

オンライン株主総会の事例

株主総会とは人楔企業の最高意思決定機関であり、株主の権利を行使する機会です。主に経営方針の説明や意思決定などが行われます。

しかし、コロナ禍において物理的な集まりが困難な状況が続く中、オンラインでの株主総会が増えています。情報の透明性とスピーディな連絡手段が可能な一方で、オンラインでの利用方法やセキュリティ問題など、新たな課題も生み出しています。

国内企業の成功例

大手通信企業のNTTは、2020年の株主総会をオンラインで開催し、国内企業としては初めて成功させた事例となります。企業のウェブサイトを通じてビデオ会議ツールを用い、場所を選ばずに株主投票や質問を可能にしました。

これにより参加者の満足度が非常に高く、「株主総会の未来形」とも評価されています。また、遠方から移動する手間や時間を節約できるといったメリットも挙げられています。

海外企業の成功例

米国の大手IT企業Twitterは、2017年よりオンライン株主総会の開催を行っており、早い段階からこれに取り組んでいました。

Twitterらしく、気軽に情報をシェアする独自のシステムが功を奏したと言えます。また参加者は全世界から参加可能であり、アクセス性を極力確保することで株主にとっての利便性を追求しました。これにより、株主の参加意欲の向上を実現しました。

失敗例とその改善策

一方で、オンライン株主総会は全く問題なく成功している訳ではありません。テクニカルな問題やセキュリティ対策不足などからネット上での課題が生じることもあります。

具体的な失敗例として、通信トラブルによる遅延や、未承認の参加者のとりあえず参加などが挙げられます。

これらの改善策としては、予めテスト会議を行う、セキュリティ対策の強化、運営体制の整備などが挙げられます。オンライン株主総会は、その効率性からこれからも広がるでしょう。