電子帳簿保存法を活用したビジネス成功戦略

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存に関する法律です。国税関係帳簿書類の保存義務者は、帳簿の一部または全部を電子計算機を使用して作成し、特定の要件を満たす場合には、その電磁的記録の備付けと保存を通じて帳簿の保存を行うことができます。

同様に、国税関係書類も電子計算機を用いて作成される場合には、一定の条件を満たすことでその電磁的記録の保存が書類の保存とみなされます。この法律が制定される前は、帳簿や請求書は主に紙で保存されていました。

電子帳簿保存のメリット

電子帳簿保存は、その効率性とコスト削減による経済性が大きなメリットとなります。紙の帳簿を保管する必要がなくなり、物理的な保管場所を確保するためのコストが大幅に削減できます。

また、電子データであるため、情報の検索や確認が容易となるのも大きな利点です。特に大企業では、膨大な量のデータを短時間で分析し、経営判断を下すためには、電子帳簿の活用は必須といえるでしょう。

しかしながら、電子帳簿の全てがメリットばかりではありません。データの改ざん防止策が必要となるためセキュリティの強化が求められますし、システムの維持・運用コストも考慮する必要があります。また、電子化に伴うシステムトラブルや、データの破損、紛失のリスクも無視することはできません。

電子帳簿保存のデメリット

電子帳簿保存法に対応することのデメリットとしては、初期投資が大きいことが挙げられます。一気に全ての帳簿を電子化するためには、システム導入や教育に伴うコスト、時間が必要です。また、法律が求める内部統制の確立も企業にとって大きな負担となるでしょう。

そして何より、情報セキュリティへの対策が強く求められます。会計帳簿の情報は企業の重要な情報であり、これを適切に保護しなければならないからです。特にサイバー攻撃などのリスクに対しては、高度なセキュリティ対策が必要となります。

さらに、万が一のシステム障害時に備えて、データのバックアップもきちんと行わなければなりません。これらの対策は、適切な知識とコストを必要とし、中小企業にとっては大きな負担となることでしょう。

電子帳簿保存法の具体的な要件

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法の対象となる書類は、以下のとおりです。

・帳簿
・請求書、領収書、納品書、見積書など
・契約書、領収書など

電子帳簿保存法では、電子データの保存要件として、以下の3つが定められています。

・真実性、可視性、保存の容易性
・検索性
・電子取引の記録

「真実性、可視性、保存の容易性」とは、電子データが改ざんされていないこと、内容が明確であること、必要に応じて容易に読み取れることなどを指します。具体的には、電子データの作成者や作成日時、電子署名やタイムスタンプの付与などが求められます。

「検索性」とは、必要な書類を容易に検索できることを指します。具体的には、日付、金額、取引先などの項目で検索できることが求められます。

「電子取引の記録」とは、電子取引の相手先の名称、取引内容、取引金額、支払方法などの情報を記録することです。

保存期間の規定

電子帳簿保存法の保存期間は、以下のとおりです。

・帳簿：7年間
・請求書、領収書、納品書、見積書など：5年間
・契約書、領収書など：5年間

なお、これらの保存期間は、税務調査の対象となる期間です。
2022年1月の改正により、帳簿の保存期間が従来の10年から7年に短縮されました。また、請求書、領収書、納品書、見積書などの保存期間は従来の7年から5年に短縮されました。

保存期間は、税務調査の際に、書類の原本を提出する必要がある場合に、提出が求められる期間です。そのため、保存期間を過ぎると、税務調査の際に書類の原本を提出することができなくなり、税務上の不利益を被る可能性があります。

そのため、電子帳簿保存法の対象となる書類は、保存期間を過ぎるまで適切に保管しておく必要があります。保存期間の起算日は、書類の作成日または受領日です。例えば、2023年7月1日に請求書を受け取った場合は、保存期間は2028年7月1日までとなります。

また、電子帳簿保存法では、保存期間の延長が認められています。ただし、延長には一定の条件があり、事前に税務署に申請する必要があります。

保存形態の規定

電子帳簿保存法では、電子データの保存形態として、以下の3つが認められています。

・電子取引データの保存
・スキャナ保存
・電子データへの変換保存

電子取引データの保存：
電子取引データの保存とは、電子取引でやり取りした取引情報に係る電磁的記録を保存することです。例えば、電子メールで請求書を送受した場合、その請求書の電子データが電子取引データに該当します。

スキャナ保存：
スキャナ保存とは、紙の書類をスキャンして作成した電子データを保存することです。スキャナ保存を行う場合は、以下の要件を満たす必要があります。

・書類の原本を7年間保管すること
・スキャンした電子データに原本と同等の真実性、可視性、保存の容易性を確保すること
・検索要件を満たすこと

電子データへの変換保存：
電子データへの変換保存とは、紙の書類を電子データに変換して保存することです。電子データへの変換保存を行う場合は、以下の要件を満たす必要があります。

・書類の原本を5年間保管すること
・変換した電子データに原本と同等の真実性、可視性、保存の容易性を確保すること
・検索要件を満たすこと

2022年1月の改正により、電子取引データの保存とスキャナ保存において、タイムスタンプの付与が不要になりました。また、検索要件も緩和されました。
電子帳簿保存法の保存形態は、自社の事業内容や業務の特性に合わせて選択する必要があります。

適用事業者

電子帳簿保存法の対象となる企業は所得税または法人税の納税義務者です。
つまり、すべての法人と個人事業主が対象となります。企業の規模や売上、業種などの条件は関係ありません。

なお、紙の書類のみを取り扱い、電子データがない場合は電子帳簿保存法の対象外となります。
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、以下の条件を満たす場合に、電子帳簿保存の承認申請を省略することができます。

・電子データの真実性、可視性、保存の容易性を確保するための措置を講じていること
・検索要件を満たしていること
・電子取引の記録を保存していること

これらの条件を満たす場合は、電子帳簿保存法の要件を満たした電子帳簿保存システムを導入することで、承認申請を省略することができます。