オフィス移転を行う際の流れと注意点に関して解説します！

企業はなぜ、わざわざ引っ越しの手間をかけて、自社のオフィスを移転させるのでしょうか。今回は、企業がオフィス移転を行う理由や、移転を行う際の注意点を紹介します。

オフィス移転を検討されている会社の方は必見です。

オフィス移転を行うポジティブな理由と目的

企業がコストや手間をかけてオフィス移転を行う理由には、ポジティブな目的を持ってする場合と、ネガティブな要因により移転せざるを得ない場合とがあります。

まずは、ポジティブな目的により移転するケースをみてみましょう。

事業規模拡大のため

企業は、業績好調により人員を増員したい場合に、現行のオフィスでは手狭になることを理由として、オフィス移転を行うことがあります。

業績好調による移転のため、好立地で駅からのアクセスがよい場所へ移転するケースが多いといえるでしょう。

お客様が多い場所への移転

企業は自社がターゲットとするお客様のオフィスと、近い場所に移転する場合があります。例えば、行政機関にお客様が多い場合は、霞が関。証券会社や製薬会社がお客様に多い場合は日本橋など、業界ごとで会社やオフィスが集約している場所があります。

このように、自社のお客様がある場所に集約されている場合は、その地域の付近にオフィスを移転することで、効率的にお客様にアクセスすることができます。

従業員に人気の場所へ移転

企業は社員のモチベーションを上げるためや、優秀な人材確保を目的としてオフィス移転を行う場合があります。例えば、首都圏であれば丸の内、関西であれば梅田などにオフィスがあると聞くと、ステータスの高いイメージがあり、そこで働いてみたいという人も多いのではないでしょうか。優秀な人材は、採用通知をもらった会社の中で、仕事内容や労働条件が似ている場合、会社の立地がいい方を選ぶ傾向にあります。また、既に働いている社員も、好立地できれいなオフィスで働けるとなると、仕事へのモチベーション向上が期待されます。

それでは次にネガティブな理由でオフィス移転を行う場合をみてみましょう。

オフィス移転を行うネガティブな理由と目的

業績の悪化

企業は、自社の業績が悪化した場合、人員削減などを行い、より安い賃金のオフィスに移動し固定費を削減しようとします。この場合、オフィスの規模は縮小し、駅から遠いなど立地の悪い場所へ移転します。

賃料の上昇

現行オフィスの地価が上がった場合、賃料の値上げが起きる場合があります。その賃料金額に不満がある場合、よりよい条件のオフィスへ移転することがあります。

この場合は、現状よりも好立地な場所か、もしくは現状と遜色のない場所を選定します。

オフィス移転を行う際の流れ

それでは、オフィス移転を行う際の手順を見てみましょう。ハード面からソフト面までやらなければならないことが多くあるので、移転を検討している会社の方は、移転までの流れを確認し、チェックリストを作成しましょう。

移転方針の決定

まず、移転する目的を明文化し、移転プロジェクトを進める体制を整えましょう。現入居ビルの解約予告時期の取り決め、原状回復の条件など賃貸契約内容を確認します。

次に、移転目的を基に、移転先オフィスに求める最低必要条件を決定します。そこから、計画にかかる予算の決定および今後のスケジュールを立てます。

予算は、実際に移転先の検討や業者選定を行う中で詳細を決定していきます。

移転先の検討

複数の不動産会社から物件情報を収集し、比較・検討し、諸条件や、移転コスト、移転スケジュールなどから必要条件に合う物件を選定します。

新オフィスの物件を決定したら、賃借契約内容を精査して社内の決裁を済ませ、契約書を締結します。

業者の手配と社内説明

引っ越し業者、内装業者、原状回復工事の業者などから相見積を取り、業者を選定します。大よその計画が決まった段で、社員へ移転計画の説明を行い、移転準備のための協力を得ます。社外へ発表する時期が決定するまでは、口外しないよう伝えておきましょう。

レイアウトの作成

ポジティブな理由で移転する会社のほとんどが、働き方改革を意識し、オフィスのレイアウトを工夫するようです。オープンミーティングスペースやリフレッシュスペースの設置、ペーパーレス化の実施などの企業が行いたい施策と組み合わせたレイアウトを検討しましょう。その他、会議室や応接室の数、更衣室など必要な部屋の間取り、機能性や快適性を意識したレイアウトを計画します。

社内設備や備品の手配

電話・FAX移設の依頼、OA機器の移設やリース会社への手配を行います。社印や名刺、封筒、レターヘッド、パンフレットなど社内印刷物を新住所で作成しましょう。その他、社員証の再発行や通勤定期の買い替えなど準備します。

関係者への連絡

関係者への送付先リストを決定し、移転挨拶状を作成します。

取引先の他に、金融機関や新聞、加入団体、社宅などの厚生施設関係に移転を連絡することが必要です。また、登記変更に伴い法務局や税務局、社会保険事務所、労働基準監督署、消防署、警察署など関係官庁へ届出を提出します。

引っ越しに関わる指示

廃棄物の処理方法や、引っ越しに関する手順書などマニュアルを作成し、説明会を開くなどして社員へ周知徹底してください。社内で特に、作業割り当てや指示が必要な人には理解しているかどうか入念に確認しましょう。

オフィス移転を行う際の注意点

移転準備をしていく中で、注意した方がよい点をみてみましょう。

計画は出来るだけ余裕を持つ

綿密に計画を立てても、作業中に必ず予想外のことが出てきます。例えば、計画にない保管義務書類が出てきたことにより、移転先のファイル保管スペースを増加しなければならない、部署ごとの新しい電話番号振り分けを間違えたなど、想定外の出来事によりスケジュールがおしたり、社員の協力を仰がねばならなかったりという事が起こります。

移転計画推進者はあらかじめそのリスクを前提に、余裕を持った移転スケジュールを立て、また社員に想定外のことが起きる可能性があるが、協力してほしい旨伝えておきましょう。

システムなどITインフラ関係は特に気を付ける

引っ越し後、一番気になるのが「お客様からの連絡や注文に滞りなく対応できるか」という面です。インターネットや電話の接続、販売・会計システムに不具合がないかは、移転後すぐに確認するようにしましょう。

新しいことを詰め込みすぎない

せっかくのオフィス移転を機に、フリーデスクの導入・パソコン機器やシステムの一新、フレックスタイム制の導入など、新たな取組を導入したいと考えるのもわかります。しかし、あまりにたくさんのことを一度に着手すると、移転計画推進側も社員も対応できなくなります。移転というだけでも、やらなければならない事がたくさんある上に、新たな仕組みも同時に導入しようとすると、どうしても優先順位が低い方の取組がうやむやになってしまいます。はじまりから中途半端だと、せっかくのよい取組も定着しにくくなってしまうので、きちんと順序だてて、新たな取組は徐々に導入していきましょう。

まとめ

さまざまな理由によりオフィス移転は行われますが、せっかく手間と費用をかけてオフィス移転を行うわけですから、より意義のあるものにしたいですね。移転は計画通りにいかないこともあると思いますので、社員一丸となって助け合いながら新天地への移転を進めていきましょう。