【無料資料も紹介】採用管理システムとは？導入メリットや製品の選び方を解説！

企業にとって重要な採用活動は、人材の募集から選考、応募者との連絡や社内での情報共有など、プロセスが多岐にわたり、業務が大変煩雑です。そのため近年は、採用活動に関わるほとんどの業務を一元管理できる「採用管理システム」が注目されています。 本記事では、採用管理システムの基本と導入するメリット、製品サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

採用管理システムとは

「採用管理システム」は、新卒や中途採用の求人募集の際に、応募・面接・採用・情報分析など一連のプロセスを、一つのアプリケーション上で効率的に管理できるシステムです。「ATS（Applicant Tracking System）」と略され、直訳すると“応募者追跡システム”となります。

採用管理システムは複数のシステム開発会社などからリリースされており、大きく2つのタイプに分けることができます。 ひとつは「オンプレミス型」で、サービスを導入する企業のサーバー等にインストールして利用します。もうひとつは「クラウド型」で、インターネットを介して利用します。

オンプレミス型は、独自のセキュリティ対策ができる点やシステムをカスタマイズしやすく自由度が高いというメリットがある反面、利用開始までに時間を要し、初期費用や維持管理費用もかかります。また、専門の管理スタッフも必要です。 一方、クラウド型は初期費用が基本的にかからず、すぐに導入・運用しやすいという特徴があります。そのため、クラウド型を選択する企業は多いようです。

採用管理システムに備わっている主な機能は以下のとおりです。

・募集要項や応募フォームの作成（もしくは採用サイトとの連携）
・複数の媒体の応募者情報を一元管理
・応募者との連絡（やり取りの記録）
・面接スケジュールの設定と管理
・選考状況の管理（選考者のコメント、合否、応募者への採用結果自動通知など）
・内定者へのフォロー（内定後の諸連絡）
・媒体ごとの効果測定と分析
・採用状況のレポートと分析
・データベース連携

採用管理システムを導入するメリット

企業が採用管理システムを導入するメリットは複数あります。 まずは、採用活動における手間が削減できること。求人情報の作成・管理、応募者から提出される膨大な量のデータや書類の処理と管理、面接のスケジューリング、求人媒体との打ち合わせ、面接担当者との情報共有・調整など、多岐にわたる業務を採用管理システムで一元管理できます。

そして、応募者へのレスポンスが迅速に行なえること。採用担当者自らがすべての業務を行なっていると、応募者への連絡が遅れてしまう可能性があります。しかし、採用管理システムなら応募者とのコミュニケーションも管理機能に含まれているため、すぐに連絡することができます。迅速なレスポンスは自社の印象を良くし、応募者から「信頼できる企業」と思われるでしょう。

採用管理システムを選ぶ際の5つのポイント

採用管理システムを導入する際、製品サービスを選ぶ上で押さえておくべきいくつかのポイントがあります。特に注目しておくべきポイントは、以下の5つです。

（1）効率よく使える機能

情報の一元管理と選考プロセスの明確化・自動化・情報共有が、採用管理の効率化の決め手となります。この機能が充実しているシステムを選択しましょう。

（2）導入・持続利用しやすいコスト

採用管理システムは、さまざまな価格帯の製品サービスがリリースされています。求める機能とシステムを利用する上での予算を踏まえて、製品サービスを選ぶ必要があります。具体的な費用対効果を算出しておくことで、社内稟議も通りやすくなるでしょう。また、コストは導入時のものだけでなく、“使い続ける”ことも含めて考慮することが大切です。

（3）使いやすいシステム

搭載機能が充実している製品サービスも魅力的ですが、一方で、シンプルな設計の方が適している場合もあります。自社が運用しやすいのはどちらかを見極めましょう。また、初めて使う人でも直感的に操作できるシステムが使いやすいと言えます。

（4）強固なセキュリティ

応募者が提出するデータや書類には重要な個人情報が多く記載されており、厳重に管理しなければなりません。万が一、応募者の個人情報が流出した場合は、企業としての社会的責任が問われ、採用活動はもとより、企業活動全般にも悪影響を及ぼします。採用管理システムは、データや通信の暗号化、パスワードによる管理が徹底している、セキュリティ面で万全なものを選択しましょう。

（5）柔軟なカスタマイズ性

どのような採用管理システムも、すべてが自社の環境にピッタリで、すぐに運用が開始できるとは限りません。導入しようとしている製品サービスがどの程度カスタマイズしやすいかを調べておく必要があります。また、カスタマイズすることを前提として、導入までのスケジュールを検討しましょう。

以上、採用管理システムの概要や導入メリット、選ぶ際のポイントをご紹介しました。 なお、マネジーでは採用管理システムの導入・運用に役立つ資料を複数ご提供しています。総務・人事ご担当の皆さんはぜひ、以下の資料をご参照ください。

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