定時株主総会を成功させるためには？事前準備と運営のポイントをご紹介

定時株主総会は事業年度終了から3カ月以内に開催しなければなりません。日本では3月決算の企業が多いため、6月に定時株主総会を開催する企業が多数あります。そのため、春になるとバックオフィス部門を中心に株主総会に向けた準備が多忙を極めることになります。企業全体ではどのように株主総会に臨めばよいのか、この記事では事前準備から当日までの流れと注意点を紹介します。

株主総会の事前準備

まず株主総会全般のスケジュールは、大別すると以下の3ステップで行われます。

1）事前準備（日付・場所・目的事項の決定、資料・書類の準備など）
2）株主への招集通知
3）株主総会の実施

株主総会を成功に導くポイントは、事前準備に万全を期すことです。準備を始めるにあたっては、最初に株主総会の基本になる招集事項を決定します。第一に日時と開催場所を決めなければなりません。3月決算企業は、多くが6月に日付を設定します。

開催場所は自社内にするか、規模が大きくなる場合は貸し会議室やホテルのホール、イベントホールなどを利用します。総会終了後に懇親会を設けるような場合には、対応できる場所を選ぶ必要があるでしょう。

株主総会では株主に対して1年間の業績を報告するほか、重要な決議を行う場合もあります。そのため、報告事項と決議事項という2つの目的事項を決めておかなければなりません。報告事項は事業報告が中心ですが、決議事項は配当や役員の改選など詳細な内容を決めておく必要があります。

日付や招集事項が決定したら、その内容を記載した招集通知をすべての株主に発送します。一般的には文書（書面）で通知しますが、株主の承諾があれば電磁的な方法でも通知可能です。招集通知は株主総会開催日から起算して、2週間前までには発送を終えなければなりません。ただし、非公開会社の期日は1週間前になります。

事前に準備すべき書類や資料

株主総会では株主に対して、1年間の経営状況や今後の方針などの説明が必要です。そのために準備すべき書類や資料は、決算業務と同時進行で経理・総務部門などが中心になり作成を進めます。必要になるものは事業報告書と計算書類、決議事項に関する書類、さらに今後の事業方針についての説明書などです。以下に主な書類・資料を2つに分けて紹介します。

事業報告と事業方針に関わるもの

まず事業報告に関しては、1年間の実績概況をまとめた資料と補足資料が必要になるでしょう。それに加えて新事業年度以降の事業方針や、経営計画などを説明する資料も作成しなければなりません。

計算書類とは貸借対照表や損益計算書のほか、財務状況などの資料のことなので、決算書類を利用すればよいでしょう。これらの書類は取締役会の承認を得るほか、場合によっては監査役や会計監査人の承認も必要です。

決議事項に関わるもの

株主総会は会社にとって重要な決議をする場でもあります。その内容は株主の利益に関わる事項や、会社の経営でとくに変更が必要な事項などです。決議では株主による承認が求められるため、書面による投票か電子投票の準備も必要です。

株主は議決権をもっており、会社側が提案する議事内容は、一定数以上の株主により承認されないと決議できません。しかも株主総会では質疑応答の時間もあり、株主から質問があることも想定しなければなりません。スムーズな決議のためには、想定問答集を準備しておくと安心です。

こうした事前準備がすべて整ったところで、当日前にはリハーサルを実施します。想定問答集を使った質疑応答も含めて、全体的な流れを一通り確認しておき、準備を整えて株主総会当日を迎えましょう。

株主総会当日の流れ

株主総会当日には、会場の設営に細部まで気を配り、担当者ごとに決められた手順に従って出席する株主を迎えます。株主総会の進行は会社によって異なりますが、一般的には監査報告、事業報告など報告事項の説明から始まり、続いて株主も参加して決議事項の審議に進み、質疑応答を経てすべての議案が決議されれば終了です。会社によっては終了後に、懇親会や交流イベントを開く場合もあります。

その他の注意点

新型コロナウイルス問題以降、バーチャル株主総会を開催する企業や、会場とバーチャルとのハイブリッド型で開催する企業が増えました。運営方法の選択肢が広がった分、自社に合った方法を慎重に検討する必要があるでしょう。

また、議決権の行使に電子投票を採用するケースもあります。その場合投票の方法や議決権行使の期限について、事前に株主に知らせておかなければなりません。インターネットを介してのやりとりにはトラブルが付きものなので、準備にはいっそうの注意が必要です。

まとめ

企業にとって株主総会は一大イベントです。成功すれば株主からの信頼も高まり、コミュニケーションを強めることもできます。そのためには計画的に準備を進めることが重要といえます。社内の各部門がそれぞれの役割を果たすことはもちろん、スムーズな準備や運営のためには、連係プレーも必須といえます。今後は部門ごとの準備についてもまとめた記事も公開予定です。ご自身の担当部署の記事をぜひ参考にしてください。