総務は7月が繁忙期！タスク例と乗り切るポイントをご紹介

総務部門は、業務の範囲が広いため、年間を通じて忙しい時期が多い部門です。特に7月は多くの企業で繁忙期となります。
この記事では、7月に特有の総務の主要タスクと、その忙しい時期を効果的に乗り切るためのポイントを紹介します。これらの情報はタスクの整理に役立てることができますので、ぜひ参考にしてください。

総務はなぜ7月が忙しいのか？

なぜ総務は7月が忙しくなるのでしょうか？
理由は、法定業務と季節の変わり目の対応、特別週間などが重なるからです。詳しくはのちほど説明しますが、7月はちょうど1年の折り返し期間にも当たるため、さまざまな申請や届出、支払いなどの期日に設定されていることが多いのです。

7月の総務タスク例9つ

総務が7月に行うタスクには、賞与支払いなどの社内対応、お中元発送などのクライアント対応、算定基礎届の提出などの社外対応などがあります。
9つのタスク例をみていきましょう。

1.賞与支払い

7月を夏のボーナス（賞与）の支給月に設定している企業も多いのではないでしょうか。賞与を支給した場合には、支給日から5日以内に「被保険者賞与支払届」を日本年金機構に提出しなければなりません。
被保険者賞与支払届の内容によって賞与の保険料額が決定されるとともに、被保険者が受給する年金額の計算の基礎にもなります。

2.お中元の発送

近年、企業によるお中元の贈り物が減少しているとの報告がありますが、依然として「お世話になったお礼」としてお中元を続けている企業も存在します。多くの場合、お中元の選定や発送の責任は総務部門が担当しています。

お中元は、一般的に7月初旬から15日頃にかけて贈るものとされています。このため、総務部門では7月に入るとお中元の発送業務が主な仕事の一つとなります。

3.暑中見舞いの送付

暑中見舞いもお中元と同様に廃止している企業もあれば、続けている企業もあるようです。また、マーケティング施策の一環として、暑中見舞いとともに夏のキャンペーンの案内やクーポン券などを送っている企業も珍しくありません。
暑中見舞いを送る場合は、作成から発送手続きまでを総務が行うことが多いです。

4.オフィス環境の整備

7月は季節の変わり目のため、冷房設備の導入や運転開始が行われやすい時期でもあります。その際は、総務が中心になって対応するケースがほとんどです。

5.源泉所得税の納付（納期特例の場合）

源泉所得税は原則毎月納付ですが、特例として、給与支払い従業員が常時10人未満の企業では年2回にまとめて納付することが許されています。この制度では1月から6月分の源泉所得税を7月10日までに納付しなければなりません。そのため、特例対象かつ制度を利用している企業の総務では、源泉所得税の納付業務が発生します。

6.軽度労働者死傷病報告の提出

労働災害が発生した場合、企業は労働基準監督署に報告書を提出しなければなりません。報告書の提出も総務のタスクの1つです。
休業が4日以上の事例では即日の報告が必要ですが、4日未満の際には3カ月ごとにまとめて報告できます。4月から6月分の報告期限が7月末日です。

7.算定基礎届の提出

社会保険料の算出の際に、4月から6月までの3カ月分の給与額を平均した「標準報酬月額」を定める必要があります。この際に、日本年金機構に届け出るための書類が「算定基礎届」です。こちらは7月10日までに提出しなければなりません、

8.労働保険料の支払い・労働保険の年度更新

7月は労働保険料の1回目の納付時期であるとともに、年度更新のタイミングでもあります。これらについて総務が対応するケースも多いです。

9.全国安全週間

厚生労働省と中央労働災害防止協会が中心となって提唱する、「産業界における自主的な労働災害防止活動を推進するとともに、広く一般の安全意識の高揚と安全活動の定着を図る」ための期間が全国安全週間です。
毎年7月1日から7月7日までが本週間であり、各企業では総務を中心に安全管理が行われます。

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7月を乗り切るポイント

上記以外にも7月の総務のタスクはいくつかあります。新卒採用の面接などが活発化する時期でもあるので、その対応も必要です。また、特別業務以外に、毎月発生する通常業務も行わなければなりません。

複数のタスクが同時進行する7月を乗り切るために重要なのは「締め切りの把握」と「社内連携」です。

締め切りの把握ができていれば、タスクの優先順位もつけやすくなるうえに、締め切りから逆算した事前準備が可能になります。余裕をもったスケジュールを心がけましょう。

7月の総務のタスクの中には、総務部だけで完結しないものも多数あります。円滑な業務のためには経理や人事など他部署との連携が欠かせません。

締め切りを意識したスケジュールを立て、他部署と連携することで、多忙な7月を乗り切ることができるでしょう。

まとめ

総務部において、特別業務と通常業務が重なる7月は1年の中でもとくに忙しい月です。お中元や暑中見舞いの送付などの通例的業務や賞与支払い、各届出や申請など、やるべきことが多岐にわたります。

書類の提出や申請には期限もありますので、締め切りを意識したスケジュール管理を徹底しましょう。スムーズにタスクを消化するためには他部署との連携も必要不可欠です。

■参考サイト
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