総務担当者が使うべき業務効率化ツール8選！導入時のポイントも解説

はじめに

総務の業務では、さまざまな情報を効率的に管理し、作業の重複やミスを減らすことが重要です。「複数のタスクを一元的に管理したい」「反復作業や定型業務を自動化したい」などの理由で、ツールの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、総務担当者が使うべき業務効率化ツールを、カテゴリ別に紹介します。総務担当者が業務効率化ツールを活用する際のポイントにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。

コミュニケーションツール

総務担当者が使うべき業務効率化ツールとして欠かせないのがコミュニケーションツールです。メッセージングプラットフォームとしては「Slack」がよく知られています。ダイレクトメッセージ（DM）で個別にメッセージを送受信できるのはもちろん、特定のプロジェクトやトピックごとにチャネルを作成し、そこでの情報共有も可能です。総務チーム内での連絡事項や日々の業務進捗の共有などに役立つでしょう。

コミュニケーションツールとしては、「Microsoft Teams」も定番です。チャットやビデオ会議、ファイル共有などが一体となったコミュニケーションプラットフォームで、リモートワーク支援にも優れています。Plannerを使って総務チームのタスクを管理し、進捗を可視化するなど、タスク管理ツールとしても活用できるでしょう。

タスク管理ツール

総務担当者が使うべき業務効率化ツールとして、タスク管理ツールも重要です。「Asana」は、プロジェクト管理とタスク管理に優れたツールで、チーム全体の作業進行をスムーズにするための機能が豊富に備わっています。たとえば総務関連のプロジェクトを一元管理し、進捗をタイムラインで把握するなど、プロジェクトの全体管理に大きく役立つでしょう。

タスク管理を重視する場合は、「Trello」などのツールもおすすめです。カンバン方式を採用したタスク管理ツールで、視覚的にタスクを管理しやすいのが特徴です。プロジェクトごとにボードを作成し、その中でタスクを管理します。ボード内に複数のリストを作成し、さらにそれぞれリスト内にタスクをカードとして追加するなど、詳細情報の管理も可能です。プロジェクトや日常業務をボードで視覚化できるため、総務全体でタスク管理に力を入れたい場合に役立ちます。

スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールとしてよく知られているのは「Googleカレンダー」です。簡単に予定を追加し、日、週、月ごとにスケジュールを管理できます。予定の通知を受け取るリマインダーや、チームや個人のスケジュールを把握できる共有カレンダーなど、さまざまな機能が付いているのも魅力的です。GmailやGoogle Meetなど、他のGoogleサービスとの連携もできます。

タスク管理とスケジュール管理に特化したツールとして、「Microsoft To Do」もおすすめです。複数のリストを作成して、タスクをカテゴリごとに整理できます。プロジェクトごとにタスクリストを作成し、進捗を追跡するなど、さまざまな使い方があります。先ほど紹介した「Asana」も、汎用性が高いツールであり、スケジュール管理ツールとして活用することも可能です。

自動化ツール（RPA）

反復作業が比較的多い総務部門では、自動化ツール（RPA）の導入も重要です。たとえば「WinActor」は、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に業務の自動化シナリオを作成できます。ユーザーの画面操作（クリック、入力など）を記録し、それを再現することで業務を自動化する仕組みです。

「UiPath」は、グローバルに展開されているRPAツールで、昨今では日本でも導入されるケースがよく見られるようになっています。直感的なインターフェースで、コードを書かずにワークフローを作成できるのが大きな特徴です。社員データの更新や領収書のデータ入力など、総務で必要とされるさまざまな業務を自動化できます。

総務担当者が業務効率化ツールを活用する際のポイント

総務担当者が業務効率化ツールを活用する際のポイントは、目的を明確にすることです。効率化したい業務や課題を明確にし、それに適したツールを選びます。具体的には「業務効率化」や「ヒューマンエラー削減」「コミュニケーションの円滑化」などです。

スケーラビリティを考えるのも重要なポイントです。スケーラビリティは、システムやツールが増加する業務量やユーザー数に対して柔軟に対応できる能力を指します。企業が成長するにつれて、業務量や社員数が増加するため、そうなった際に対応できるかどうかも考えておきましょう。

ツールの効果を定期的に評価し、目標達成度や業務効率の向上具合を確認する作業も欠かせません。評価結果をもとに、ツールの使い方や設定を見直し、必要があれば別のツールの導入も検討します。

コメント

総務担当者が業務効率化ツールを使うことには、多くのメリットがあります。業務効率化や情報共有、コスト削減など、自社のニーズを明らかにしつつ適切なツールを導入しましょう。

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